Этапы развития управления. Цели управления и задачи управления, страница 11

а)регулярная отчетность, когда информация систематизируется нижестоящим подразделением и передается в вышестоящий управляющий орган. Пример: квартальные и годовые бухгалтерские отчеты, на крупных предприятиях отчеты, передаваемые в органы статистики по экономическим показателям.

б)ревизия, в этом случае отчет о состоянии объекта формирует вышестоящий орган на основе той информации, которая была создана нижестоящим органом или хранится у нижестоящего органа. Существуют следующие подвиды ревизий:

—регулярные ревизии, когда вышестоящий орган проводит анализ собранной информации через определенные установленные промежутки времени.

—нерегулярная ревизия, бывают связаны с контролем по отклонению, когда отчетность вышестоящим органам формируется в результате возникновения существенных отклонений в состоянии объекта.

По объему обследования выделяют следующие варианты ревизии:

—выборочная, когда отчет о состоянии объекта формируется на основе данных о состоянии нескольких выбранных тем или иным способом объектов

—сплошная ревизия или перепись, когда отчет о состоянии управляемого объекта формируется на основе данных, собранных обо всех объектах управления

в)справочная отчетность или отчетность по запросу: отчет формируется нижестоящим подразделением самостоятельно в ответ на запрос вышестоящего управляющего органа по какому-либо конкретному вопросу и не носит регулярного характера.

На нижних уровнях управления типичными формами отчетности являются сплошные ревизии, т.е. когда отчет формируется самим органом управления для себя и в отчет входит информация о всех объектах которыми управляют. На средних уровнях управления преобладает регулярная отчетность и выборочные ревизии. На высших уровнях управления наиболее типичной формой отчетности является справочная отчетность и выборочная ревизия.

Этот отчет подвергается двум способам анализа:

1.Под функцией качественного анализа понимают проведение сопоставления данных, содержащихся в отчете с предшествующими данными о состоянии объекта. В качественный анализ включаются виды деятельности по определению тенденции к изменению управляемого объекта. Чаще всего качественный анализ предполагает выработку определенных рекомендаций не содержащую каких либо количественных параметров.

2.Под оценкой понимают количественный анализ и в этом случае проводится сопоставление количественных данных о состоянии объекта за соответствующие периоды времени или сопоставление количественной плановой информации с фактической. Наиболее важные моменты:

а)методика анализа

б)определение тех показателей, по которым будет производится аналитическая работа (для качественного анализа).

Анализ функциональной структуры предприятия.

Функциональная структура предприятия постоянно изменяется.

На первом этапе выделяются два вида функций:

а)формальные функции обычно должны быть зарегистрированы в каких-то должностных инструкциях, которые имеются на предприятии

б)неформальные функции, т.е. эти функции нигде не зарегистрированы, но фактически выполняются. Для неформальных функций типичным является ситуация, когда они передаются нескольким подразделениям одновременно и передаются подразделениям, для которых они оказываются чуждыми

Типичным является когда одна и та же функция попадает в два отдела и они начинают между собой конкурировать.

Вторым этапом является выделение реально-выполняемых функций. Реально-выполняемые функции представляют собой объединение неформальных функций и тех формальных функций, которые выполняются на данном предприятии.

Для того, чтобы создать список реально-выполняемых функций в первую очередь проверяется исполнение формальных функций.

Способы проверки:

а)Регистрационный метод: если функция реально выполняется, то в документации предприятия должны остаться следы выполнения этой       функции.

б)Визуальное наблюдение и хронометраж: специальный человек следит за деятельностью управленческих работников, хронометрирует время выполнения, фиксирует функции и создает фотографию рабочего дня работника. Обычно наблюдение ведется в течении одной - двух недель.