Отчёт об учётно-аналитической производственной практике в Лиозненском районном потребительском обществе Витебского ОПС, страница 38

Расчёты с подотчётными лицами ведутся в райпо на активно-пассивном счёте 71 “Расчёты с подотчётными лицами”. Выдача наличных денежных средств под отчёт работникам осуществляется в кассе райпо по расходному кассовому ордеру на следующие цели: на командировочные расходы, на проведение заготовок, на оплату проезда к месту работы и обратно. Во всех перечисленных случаях работники должны не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения к месту работы представить авансовый отчёт с приложенными к нему документами (приёмными квитанциями, проездными билетами (талонами), счетами гостиниц и т.д.), подтверждающими факт расходования денежных средств. Неиспользованные денежные средства возвращаются в кассу организации. Порядок ведения синтетического учёта расчётов с подотчётными лицами в Лиозненском райпо представлен в таблице 9.5.:

Таблица 9.5

Аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами по выданным под отчёт суммам на командировочные расходы ведётся путём составления Сводной оборотной ведомости по счёту 71 (см. приложение 79), в которой указывается ФИО работника, получившего денежные средства, срок командировки, сумма всего, в том числе на оплату проезда, квартирные и суточные. Кроме того, в конце месяца бухгалтер получает машинограмму “Оборотная ведомость по аналитическому учёту (счёт 71)” (см. приложение 80). Однако данная оборотная ведомость (хотя и называется аналитической) не даёт представления пользователю определить какому именно работнику выдавалась из кассы та или иная сумма денежных средств, так как в ней указан лишь номер командировочного удостоверения. Недостатком учёта является и тот факт, что учёт на счёте 71 ведётся нарастающим итогом с начала года, что, по мнению автора, затрудняет возможность оценки состояния расчётов по подотчётным суммам в связи с их взаимным перекрытием и попросту приводит к искажению данных в учёте. Рассмотрим этот факт на примере: за период с января по июнь  на счёте 71 по дебету числилась сумма 51 402 237,10 рублей, а по кредиту 52 572 399,62 рубля (то есть долг за райпо составлял 1 170 162,52). За июнь 2004 года было выдано под отчёт 16 859 090 рублей (дебетовый оборот счёта 71), а израсходовано только 16 838 285 рублей (долг за работниками райпо составляет 20 805 рублей). То есть к имеющейся сумме 51 402 237,10 + 20 805 рублей = 51 423 042,1 рубля. Значит, за период с января по июнь задолженность организации будет следующая: 51 423 042,1 – 52 572 399,62 = 1 149 357,52 рубля. Мы вышли на один и тот же показатель с райпо, потому что взяли одни и те же начальные данные. Но суть в том, что в райпо эта разница определяется следующим образом: Дебетовое сальдо за период с января по июнь + Дебетовый Оборот за июнь – (Кредитовое сальдо за период с января по июнь + Кредитовый Оборот за июнь). Свёрнутое сальдо по счёту будет одинаковым, однако сумма кредиторской задолженности перед работниками будет искажена, так как за июнь 2004 года предприятие не имеет задолженности перед работникам, а в райпо она показывается в виде кредитового оборота по счёту. Данный недостаток будет очень сильно проявляться в момент составления отчётности, при разделении сумм по 71 счёту на дебиторскую и кредиторскую задолженности.