Ознакомление со средой MS Access, создание таблиц и запросов, формы, отчеты и макросы, страница 18

  Рисунок 2.7  - Вид отчета Пропуск

2.3.11 Создание отчета с группировкой данных

Во время создания отчетов, кроме возможностей, которые предоставляются мастером отчетов, есть возможность самостоятельно редактировать отчеты в режиме конструктора. Можно создать отчет с группами в мастере, и затем добавить итоговые надписи для некоторых групп записей. Например, необходимо создать отчет Квитанции. Для этого необходимо с помощью мастера создать отчет, выбрав из таблиц поля ФИО, № комнаты, Тип льготы, Стоимость, Скидка. При этом необходимо: выбрать тип представления по студентам, сгруппировать по фамилии, выбрать макет По левому краю1.

Далее необходимо открыть отчет в режиме конструктора, преобразовать его, приведя к виду, показанному рис.2.8. При этом в поле Всего  необходимо построить формулу =[Стоимость]-[Скидка]*[Стоимость], а месяц, за который генерируются квитанции можно вычислить, создав поле с формулой =MonthName(Month(Date())).

  Рисунок 2.8  —  Вид отчета Квитанции

Если необходимо в отчете для каждой группы выводить общую информацию, например, подсчитывать какую-либо сумму, то такую информацию надо поместить Примечание группы соответствующей группы. Именно тогда такая итоговая информация будет выводиться в отчете по одному разу для каждой группы. Чтобы получить доступ к примечаниям группы,  необходимо выполнить команду Вид / Сортировка и группировка. Появится диалоговое окно Сортировка и группировка, где надо для соответствующей группы в свойство Примечание группы  ввести  значение Да. После этого в отчете появится для группы примечание, куда необходимо поместить необходимые поля с вычислительным полем и соответствующие надписи.

В данном отчете необходимо создать примечание группы ФИО, и поместить туда поле с формулой, формирующей значение суммы к оплате.

Чтобы добавить в конце отчета итоговое поле Общая сумма, необходимо добавить  поле в область Примечание отчета, изменить подпись на Общая сумма, построить в данном поле формулу =Sum([Стоимость]-[Стоимость]*[Скидка]).