Реинжиниринг бизнес-процессов – новое направление в теории менеджмента: сущность, место и роль, страница 15

2) Выбрать из них те, над которыми следует проводить реинжиниринг.

Работу по выявлению и выбору процессов должна проводить проектная команда. Она принимает решения, над какими процессами следует проводить реинжиниринг основываясь на последовательной процедуре отбора. Как правило это осуществляется в ходе двухдневного семинара. В первый день – решаются следующие вопросы:

- согласование базовых правил;

- формулирование миссии;

- выработка и согласование критических факторов успеха (КФУ);

- выявление ключевых бизнес процессов.

Во второй день:

-согласование ключевых бизнес – процессов;

- привязка КФУ и ключевых бизнес – процессов;

- ранжирование процессов;

- выбор процессов для реинжиниринга.

Типичные базовые правила работы на предприятии выглядят следующим образом:

1 – избегайте отстаивать ваши личные суждения, подходите к задаче на основе логики;

2 – не меняйте ваши взгляды только для того, чтобы достичь согласия и избежать конфликта. Поддерживайте только те решения, с которыми вы можете согласиться, хотя бы частично;

3 – избегайте методов погашающих конфликт, таких как: голосование, усреднение или уступки для достижения решений. Смотрите на разницу во мнениях как на благо, а не на как досадное препятствие для принятия решений.

4 – будьте готовы согласиться с решениями, если вы чувствуете, что все ваши главные опасения уже обсудили.

Принятие решений путём консенсуса требует определенных навыков и обычно привлекается коммуникатор, чтобы взгляды большинства не подавляли меньшинство.

Далее определение и согласование миссии всей организации. Если семинар проводится на уровне отдельного подразделения предприятия, то следует выработать локальную, собственную миссию подразделения. Формулирование миссии важно, так как это гарантирует, что всё будет идти в определенном русле и направляться целями организации.

Миссия должна удовлетворять следующие критерии:

- быть понятной;

- передаваемой людям;

- вызывать доверие;

- быть пригодной к использованию.

Третьей задачей семинара для команды является согласование небольшого числа целей, вытекающих из заявленной миссии. Они являются КФУ и отвечают на вопросы типа: что? чем? как? Практика РБП рекомендует сократить КФУ до 8. Так как с большим количеством КФУ работать очень сложно. Поэтому команде менеджеров нужно прийти к согласию, какие же факторы являются наиболее критичными.

Далее команда начинает проведение мозгового штурма для определения перечня КФУ для достижения миссии. После сокращения числа КФУ до 8, результат должен отражать ключевые составляющие компании, и её связи с другими организациями. Практика РБП говорит, что получается КФУ, связанные, например, с поставщиками, покупателями, персоналом, факторами окружающей среды, оборудованием. Каждый КФУ необходим для миссии, а все вместе они для её достижения.

Следующим этапом является выявление основных бизнес – процессов. Иногда проектной команде трудно увидеть, что совершаемые разные действия, происходящие в различных подразделениях предприятия, являются частью единого процесса. Например, техническим специалистам трудно увидеть связь между работой вычислительного оборудования и работой по хранению товаров на складе, хотя оба эти вида работ являются частями одного процесса снабжения. Иногда проектные команды попадают в затруднительное положение, из-за того, что процесс описывают слишком узко. Настоящий прорыв наступает, когда расширяются границы описания процессов. Каждый процесс должен иметь начало, середину и конец и эти части должны быть выявлены у каждого процесса предложенного командой. Все процессы должны быть измеряемыми и управляемыми. Практика РБП показывает, что список из 15 процессов обеспечиваем нужный уровень детализации и широту охвата. Каждый из выбранных процессов следует описать, а весь список должен охватывать все главные виды деятельности предприятия. Процессы должны быть действительно сквозными и высокого уровня, а не детализированы. Например, список бизнес – процессов и КФУ для предприятий автомобильной промышленности включает следующее: