Характеристика microsoft access 2000: тип, платформа, функциональные возможности, справочная система

Бородина

ВВЕДЕНИЕ   В   MICROSOFT  ACCESS 2000

Минск  2008

ВВЕДЕНИЕ В MICROSOFT ACCESS 2000

ПЛАН

АННОТАЦИЯ

Излагается общая характеристика Microsoft Access и объекты базы данных, создаваемые в ней. Рассматривается пользовательский интерфейс и возможности его настройки. Анализируются типы данных, выражения, функции, а также инструментальные средства для создания объектов и выражений. Рассматриваются вопросы запуска и завершения работы в Access.

1. ХАРАКТЕРИСТИКА MICROSOFT ACCESS 2000

1.1.  Тип, платформа

Access – продукт фирмы Microsoft, представляющий собой систему управления базой данных (СУБД) реляционного типа. Эта система, является частью пакета Microsoft Office и работает под управлением операционной системы Windows 95,-98, NT и более высоких версий. Microsoft Access развивается и совершенствуется от версии к версии и в настоящее время является одной из популярных настольных офисных систем общего назначения для работы с базой данных.

1.2. Функциональные возможности

СУБД Access состоит из универсального комплекса программ, позволяющего создавать, редактировать и работать с реляционными базами данных, в которых текстовая, числовая, графическая и иная  информация сгруппирована и хранится в связанных таблицах.

Основные функциональные возможности Microsoft  Access:

1.  Access обладает  всеми достоинствами Windows-технологии, т.е. имеет удобный графический интерфейс и обеспечивает комфортную работу пользователя. Он совместим с другими компонентами пакета Microsoft Office, такими как: электронные таблицы Excel, текстовый редактор Word и др. Access располагает разнообразными графическими средствами для оформления таблиц, форм, отчетов и других объектов.

2.  Access поддерживает технологии: OLE, DDE, drag-and-drop. OLE (Object Linking and Embedding) – объект связанный и внедренный. OLE-объект представляет собой ссылку на определенную информацию, которая остается сохраненной в своей первоначальной форме. Активизация такого объекта открывает родительскую прикладную программу, в которой пользователь имеет возможность изменить объект. Объект при этом продолжает храниться в приложенииисточнике, независимо от приложения-потребителя, вызвавшего его. Внедряемыми и связанными объектами могут быть рисунки, графики, таблицы, звуковой файл и др. То есть эта технология обеспечивает связь и внедрение объектов различных приложений. Достоинством этой технологии является то, что при активизации объекта открывается программа, которая его создала –  и можно менять созданный ранее объект по своему усмотрению.

DDE (Dynamic Data Exchange) технология – это динамический обмен данными с любым приложением Windows.

Drag-and-drop – перетащить и отпустить – используется при работе с формами и отчетами, например, при создании подчиненного отчета или формы можно перетаскивать вставляемый отчет из окна базы данных.

3.  В Access таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули хранятся в общем файле базы данных. Это значительно упрощает создание связанных объектов и проверку ссылочной целостности данных.

4.  В состав Access  включен ряд специальных программ: Конcтрукторы, Мастера. Конструктор представляет пользователю инструментальные средства, с помощью которых можно  создавать таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы. Мастер также помогает пользователю, но другим способом: во время работы он задает ему наводящие вопросы и предлагает ответы на них. Пользователю лишь остается сделать выбор подходящего ответа.

5.  В Access  имеется аппарат Построителя выражений, позволяющий пользователю получать помощь при записи выражений. Кроме того, Построитель выражений содержит список готовых выражений, предназначенных для выбора.

6.  Для квалифицированных пользователей, владеющих основами программирования, в Access имеется язык программирования VBA – встроенный диалект языка Visual Basic.

7.  Имеется одновременный доступ нескольких пользователей к общей базе данных при установке Access в локальной сети персональных компьютеров и создании многопользовательской базы данных. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Система Access  следит за разграничением доступа разных пользователей к базе данных и обеспечивает защиту данных при одновременной работе пользователей с общими данными.