Практическое пособие по теме “Получение данных в EXCEL из ннешних данных”

Министерство образования Республики Беларусь

Учреждение образования

"Гомельский государственный технический университет

имени П.О.Сухого"

Кафедра "Информационные технологии"

Водополова Н.В., Косинов Г.П., Шибеко В.Н.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

по теме “ПОЛУЧЕНИЕ ДАННЫХ В EXCEL ИЗ ВНЕШНИХ ДАННЫХ ”

для студентов всех экономических специальностей

Гомель 2002

УДК 681

          Практическое пособие по теме “Получение данных в EXCEL из ннешних данных” для студентов всех экономических специальностей. – Гомель: ГГТУ, 2002. – 31 с.

Пособие охватывает круг вопросов, связанных с доступом к внешним  источникам данных из Excel. Приведенные примеры и графический материал иллюстрируют основные методы работы с внешними источниками данных, достаточно полно изложена теоретическая часть. Подробно описаны основные характеристики, пользовательский интерфейс и приемы практической работы в Excel.

Рецензент: доцент кафедры “Промышленная электроника ” Карпов В.А.

Ó  Гомельский государственный технический университет им.П.О.Сухого

2002 г.

Содержание

1.  1. Понятие внешнего источника данных.

При обработке и анализе данных в  Excel могут быть использованы

-  содержимое той же книги Excel, где эта обработка производится;

-  данные из других книг Excel;

-  данные текстовых файлов специальным образом организованные;

-  данные файлов, подготовленные системами управления базами данных (СУБД);

-  данные в формате HTML(интернет , интарнет) .

Очевидно, что с точки зрения рабочей книги Excel только в первом случае говорят о внутренних данных. Т.е. подавляющее большинство данных являются внешними.

Введем следующие понятия. 

Данные, расположенные в той же книге, где производится обработка, называются внутренними данными.  Они сформированы в виде внутренних источников данных (списков, массивов, баз данных Excel). 

Данные, которые расположены в файлах, отличных от книги, в которой производится обработка и анализ, будем называть внешними.  А сами файлы, в которых расположены эти данные – внешними источниками данных.

Доступ к данным внешних источников осуществляется с помощью операции чтения и называется импортом данных.

Импорт данных осуществляется с помощью

-  операции открытия документа ( раздел 2);

-  специального инструмента – Microsoft Query (раздел 3).

2.  Импорт данных с помощью операции открытия документа

При открытии документа можно импортировать данные из

-  другой книги Excel;

-  текстового файла специальным образом организованного;

-  файла формата DBF;

-  файла формата HTML.

Во всех случаях импортирование данных начинается с операции открытия документа с помощью меню Открыть команды Файл (Файл –Открыть), в диалоговом окне "Открытие документа" которой в опции "Тип файла" необходимо указать соответствующий тип файла (рис.1,10,12).

Импортирование данных из книг Excel не вызывает затруднений. Необходимо только учитывать, что Excel "видит" данные только своей и предшествующих версий.

Особо следует подчеркнуть, что после импортирования данных их можно сохранить уже в формате Excel.