Практическое пособие по теме “Получение данных в EXCEL из ннешних данных”, страница 2

2.1.  Импорт текстовых файлов

Excel импортирует два типа текстовых файлов:

-  текст с разделителями;

-  текст фиксированной ширины.

В первом типе текста используется какой-либо символ-разделитель для отделения одного столбца от другого.

Во втором типе текста весь текст визуально разбивается на столбцы и текст определенного столбца в любой строке начинается с одной и той же позиции.

Для импорта данных используется Мастер текстов. Мастер текстов встроен в пункт меню чтения файла и вызывается,  если тип файла указан текстовый (расширение имени файла – .txt,.prn). Мастер текстов может читать файлы, сохраненные как в кодировке Windows, так и в кодировке DOS, что часто полезно, если необходимо обработать данные, сформированные в DOS – приложениях.

Пример 1.

Пусть необходимо импортировать в EXCEL список сотрудников и их оклады. Список хранится в текстовом файле test_11.txt.  Файл создан редактором Windows Notepad в кодировке Windows. Текст подготовлен в соответствии с типом 2 текстового файла (столбцы фиксированной ширины).

Пример текста:

Таб     ФИО                 Оклад

101   Петров     П.П.   35000

121   Сидоров  С.С.    45000

122   Егоров     Е.Е.    41000

          Решение:

- активизировать Файл, Открыть;

- выбрать тип файла – текстовый;

-  нажать кнопку Открыть. Автоматически запустится Мастер текстов, который помогает упростить процесс чтения текстового файла. Процесс импорта файла с помощью Мастера состоит из трех шагов.

Шаг-1. Указание типа текстового файла (формата данных) и вида кодировки (формата файла).

          В нашем случае формат данных фиксированной ширины и кодировка Windows (рис.2).

 

Шаг 2. Уточнение позиции начала и конца каждого столбца.

Вся необходимая справочная информация по выполнению шага находится в окне. Например, установка конца позиции столбца выполняется щелчком левой кнопки мыши на соответствующей позиции (см.рис.3). Т.к. инициалы имени и отчества должны располагаться в одном столбце с фамилией, то необходимо убрать лишнюю графу, предложенную Excel при автоматическом разделении текста. Для этого дважды щелкнем по ненужной графе. Результат – рис.4.

 

Шаг 3. Определение типа данных для каждого столбца импортируемых данных.

          Например, для столбца с фамилией было указано, что он содержит только текст. Это последний шаг работы Мастера. Нажатие кнопки Готово завершает процесс импортирования файла и таблица с данными о служащих и их окладах уже представлена в Excel (рис.6).

 

Пример 2.

Необходимо импортировать в Excel список сотрудников и их оклады. Список хранится в текстовом файле test_12.txt.  Файл создан редактором Windows Notepad в кодировке Windows. Текст подготовлен в соответствии с типом 1 текстового файла (столбцы c символом-разделителем “:” (двоеточие).

 Пример текста:

Таб  :   ФИО :  Оклад

101: Петров     П.П.       : 35000

121      :Сидоров  С.С.  :  45000

122: Егоров     Е.Е.: 41000

Шаг-1. Выполняется аналогично примеру 1 (рис.2). Отличие – формат данных "с разделителями".

Шаг 2. Так как столбцы разделены символом-разделителем, то необходимо его указать  (рис.7).  Для этого:

-  пометить элемент "другой;

-  в окне справа от элемента "другой" ввести символ "двоеточие".

Шаг 3. Действия этого шага описаны в предыдущем примере.

Примеры 3 и 4.

Эти примеры (файлы test_13.txt и test_14.txt ) совпадают с примерами 1 и 2, но данные введены любым DOS-редактором текстов, т.е. в кодировке DOS.

          Импорт этих файлов отличается только первым окном Мастера текстов, где указывается формат файла (вид кодировки) не Windows, а DOS (рис.8). При неправильном задании формата (кодировки файла) текст выглядит как на рис.9. Это часто является визуальным признаком того, что вид кодировки текста не подходит и следует его изменить.