Практическое пособие по теме “Получение данных в EXCEL из ннешних данных”, страница 4

Организация таблицы напоминает организацию базы данных на рабочем листе Excel. Каждый столбец – поле таблицы, а каждая строка – запись. Несколько таблиц могут хранить связанную друг с другом информацию, например, в одной хранится список подразделений, во второй - сотрудники, работающие в этих подразделениях. Эти таблицы имеют общие элементы, посредством которых и осуществляется объединение записей из разных таблиц. Для примера выше этим элементом может быть код подразделения, который должен присутствовать в обеих таблицах.

Таблицы могут иметь один или несколько первичных ключей, которые должны содержать только уникальные значения. Первичный ключ определяется как список полей из таблицы. Для списка подразделений первичный ключ состоит из поля кода подразделения, который однозначно определяет  каждое подразделение и не допускает дублирования.

Для получения информации из внешних баз данных (не баз данных Excel, а баз данных СУБД) необходимо задать источник данных. Описание источника включает информацию о местоположении базы данных и названий отдельных таблиц, информацию из которых мы хотим выбрать. Это описание сохраняется на диске и используется Excel для доступа к внешним данным.

Информация, получаемая Microsoft QUERY, называется таблицей результатов.

Таблица результатов создается на основе описания запроса к источнику данных. Описание запроса состоит из следующих частей:

Ø Информация о местоположении источника данных такая, как имя сервера, диск, папка. Информация о местоположении источника задается в виде описания источника данных, на которое есть ссылка в описании запроса.

Ø Информация о том, какие данные необходимо получить. Это задает­ся набором таблиц источника, полей таблиц и критериев, доступ к данным которого выполняется через описание информации об источнике и с помощью специальной программы – драйевера ODBC. Это основная часть описания запроса.

Ø На основе описания запроса Мicrosoft  Оueгу генерирует последователь­ность команд на языке SQL, которая затем передается драйверу ОDBC. Драйвер возвращает данные, и Мicrosoft Query выводит их в таблицу результата.

3.3. Импорт данных с использованием Microsoft QUERY

Чтобы получить данные из внешнего источника данных с помощью Microsoft QUERY, необходимо выполнить запрос к источнику и вернуть таблицу результата в Excel.

В Excel возможны два доступа к внешним источникам данных с использованием Microsoft QUERY:

-  при выполнении команды Данные, Внешние данные;

-  в Сводной таблице (при  вызове Мастера сводных таблиц).

1.Для первого способа необходимо выполнить следующие действия:

-  выполнить команду Данные, Внешние данные, Выполнить запрос к базе данных (рис.13);

-  в окне исполнения запроса выбрать существующий запрос и исполнить его нажав кнопку Получить данные (рис.14).

Примечание

  Если запрос отсутствует в списке, то его описание необходимо создать.

2.Для второго способа необходимо вызвать инструмент Сводных таблиц, а в нем, на первом шаге Мастера сводных таблиц, указать на внешний источник данных, как показано на рис.15.

3.4. Cоздание описания простого запроса Мастером запроса

Создание описания простого запроса готовится Мастером запросов, входящего в Microsoft Query. Мастер запросов позволяет выбирать таблицы и поля. Когда Мастер запросов обнаруживает поле первичного ключа в одной таблице и поле с таким же именем в другой таблице, он автоматически создает внутреннее объединение.

Кроме того, при описании запроса можно указать условия простой фильтрации и сортировки внешних данных, осуществляемых перед передачей их в Microsoft Excel. С помощью Мастера запросов можно также изменять ранее созданные в нем запросы.

Для создания описания запроса необходимо:

-  поместить указатель на ячейку, в которую будет помещен левый верхний угол диапазона внешних данных;