Практическое пособие по теме “Получение данных в EXCEL из ннешних данных”, страница 5

-  в меню Данные выбрать команду Внешние данные и затем команду Создать запрос (см. рис. 13);

-  на вкладке Базы данных выбрать базу данных, из которой будут импортированы данные;

-  выполнить указания Мастера запросов. Создание описания простого   запроса состоит из 5 шагов:

Шаг 1. Задание источника данных

Шаг 2. Выбор таблиц и полей, участвующих в запросе

Шаг 3. Задание правила отбора данных

Шаг 4. Определение порядка сортировки данных

Шаг 5. Заключительный шаг

-  передать данные в Microsoft Excel. Для этого необходимо  выбрать Вернуть данные в Microsoft Excel, затем Готово и указать, куда нужно поместить эти данные.

 Работа Мастера запросов

Шаг 1. Задание источника данных.

Создание любого запроса к внешнему источнику для получения информации требует указания этого источника. Можно выбрать существующий источник или создать новый. Действие выполняется в окне выбора источника данных. В окно выбора выводится список существующих источников данных. Выбор одного из них является заданием его для запроса.

Если выбрана строка <Новый источник данных>, то запускается Мастер создания нового источника данных (см.п.3.5). По окончании первого шага автоматически происходит переход ко второму. В

окне выбора  источника данных, приведенном на рис.15, есть только один существующий источник данных с именем Test. Этот источник был создан  ранее для другого запроса. Если он подходит для вновь создаваемого запроса, то необходимо нажать кнопку выбора (OK). Если не подходит, то,  при  выборе строки с текстом “Новый источник данных ” осуществляется создание нового источника данных.

Шаг 2. Выбор таблиц и полей, участвующих в запросе.

Окно выбора таблиц и столбцов представлено на рис.16: Для выбора из списка необходимой таблицы:

-  щелкнуть по имени таблицы правой кнопки мыши;

-  щелкнуть по кнопке с символом ">".

Все имена полей выбранной таблицы будут показаны в окне справа.

Далее в выбранной таблице необходимо оставить только используемые в запросе поля, для чего:

-  щелкнуть по имени поля, которое не участвует в запросе;

-  затем щелкнуть по кнопке с символом “<”.

Повторить данные действия для всех полей, которые не участвуют в запросе.

Если в запросе необходима информация из нескольких таблиц, то шаги выбора надо повторить для каждой таблицы, участвующих запросе.

Нажатие кнопки “Далее” – переход к шагу 3.

 

Шаг 3. Задание правила отбора данных.

Правило отбора определяет критерий

отбора данных, т.е. условие, при

котором данные попадут в

результирующую таблицу.

Критерий отбора задается

с помощью окна отбора

данных (рис.17).

По умолчанию Мicrosoft Оuery

 извлекает из источника все записи.

Часто необходимо получить только

какие-то конкретные данные.

Чтобы это сде­лать, следует задать критерий отбора. Критерии отбора строятся на основе условий следующих типов:

-  Диапазон значений, например, все записи о продажах с 1 января по 31 марта.

-  Значения, включающие определенные величины, например, все кли­енты, телефон которых начинается с цифр 315, или предприятия, название которых содержит слово акционерное. Значения, не совпадающие с определенной величиной, например, филиалы, расположенные во всех районах, кроме Центрального.

-  Записи с пустыми полями.

-  Записи, поля которых содержат одно из значений списка.

Критерий может содержать любую комбинацию условий. Для составления комбинаций используются логические операции И, ИЛИ.

При составлении критерия используются два раскрывающихся списка:

-  Определение оператора (левый список)

-  Значение (правый).

Чтобы установить критерий, необходимо:

1. В списке “Столбцы для отбора”  выбрать поле, которое должно участвовать в определении критерия.

2.  В списке определения оператора выбрать оператор сравнения (равняется, больше, меньше и т. д.).