Информационное обеспечение управления сбытом продукции ООО «Сарептская мельница». История создания и развития предприятия

3.2. Информационное обеспечение управления сбытом продукции

Основная  задача  информационного обеспечения - создание оптимальных условий максимального полного удовлетворения информационных потребностей руководящих работников и специалистов на основе эффективной организации и использования информационных ресурсов с применением прогрессивных технологий. Основу деятельности управления любого экономического объекта должны составить информационные системы, имеющие сложное построение. Отличительной их чертой является четкая ориентация на внутренний документооборот предприятия, а также наличие мощных инструментов аналитической обработки данных.Аналитическая группа исследует фактическое состояние по результатам реализации, проводит оперативный анализ прибыли и убытков от продаж. Все сведения обобщаются и представляются руководству предприятия для принятия экономически обоснованных управленческих решений. Информация о контрагентах в программе «1С: Управление предприятием 8.0» хранится в справочнике «Контрагенты». Открыть справочник можно из пункта «Операции» основного меню 1С:

Операции\Справочники\Контрагенты

Информация о контрагентах хранится в виде структур, описывающих контрагента, как самостоятельный хозяйствующий субъект (юридическое или физическое лицо); торговые точки, принадлежащие контрагенту, в которые производится доставка и непосредственная продажа продукции; договоры, заключенные между контрагентом и нашими организациями.

Связь между указанными элементами проиллюстрирована следующей схемой, рис. 10. Под контрагентом  подразумевается совокупность торговых точек  (магазинов) одного владельца. Таким образом, сетевые магазины, торговые сети, а также любые юридические и физические лица, имеющие одну или несколько торговых точек,  будут назначены как один контрагент. 

Рис.10. Информация о контрагентах

Предусмотрены следующие группировки контрагентов:

- по группам справочника «Контрагенты» (основная группировка, используемая отделом маркетинга);

- по основному менеджеру;

-по стадии взаимоотношений(потенциальный/разовый/постоянный/потерянный  покупатель);

- по признаку использования постоянного заказа (устанавливается автоматически при изменении документов постоянного заказа)

Рис.11. Общий вид справочника

Регистрация продаж ведется с детализацией до торговой точки. Информация о торговых точках в 1С хранится в справочнике «Торговые точки». Открыть справочник можно из пункта «Операции» основного меню 1С:

Операции\Справочники\Торговые точки

Принадлежность точки к району определяется отделом маркетинга и в целом является пользовательской характеристикой (территории не обязательно они совпадают с административными районами и т.п.). Справочник «Район» иерархический (иерархия элементов), т.е. могут быть описаны районы и подрайоны, при этом часть точек может принадлежать к району в целом. Наименование торговой точки задается пользователем и должно включать адресную характеристику торговой точки, её собственное наименование (маг. «Магнит», «ларек на Пролетарской») или дублировать код торговой точки. Наименование торговой точки должно быть заполнено обязательно.

Для торговых точек хранится информация о графике доставки продукции (указывается время доставки, возможный (недоговорной) разброс времени доставки) и наборе ассортимента продукции, на которую обычно принимается заявка. График может содержать несколько записей (несколько рейсов).  Данные о графиках доставки торговой точки могут быть обновлены по данным шаблонов маршрутов  с помощью обработки «Обновление графиков доставки».

Набор ассортимента может описывать ограничения или предпочтения клиента в ассортименте и необходим исключительно для увеличения эффективности ввода заявок. При начале работы системы предполагается использование двух наборов ассортимента (основной ассортимент / основной ассортимент упаковка), совпадающих с набором продукции в имеющемся ПО ввода заявок. Изменение ассортимента и назначение наборов ассортимента торговым точкам находится в компетенции операторов по вводу заявок.

Ввод графика доставки и прием заявок на доставку может осуществляться только для тех торговых точек, которым соответствуют договоры с установленным признаком «Центрозавоз». Договоры (одной торговой точке соответствуют один или несколько договоров от разных организаций, от имени которых ведется учет в информационной базе). Договор является разрезом взаиморасчетов – если нужно, чтобы взаиморасчеты велись по всем торговым точкам одного контрагента вместе, то у всех торговых точек будет одинаковый договор. Для хранения информации о соответствии договоров торговой точке используется табличная часть Торговой точки. В один момент времени одной торговой точке может быть назначен один договор на каждую из наших организаций.

Менеджер устанавливается как для торговой точки (торговый представитель), так и для договора (менеджер по управлению задолженностью). Менеджеры задаются в справочнике «Пользователи».

Запрет отгрузки устанавливается для договора в целом. Хранится история установки/снятия запрета с указанием причин (в строковом виде).