Создание автоматизированной системы управления организацией, страница 8

Внедряемая СККИ должна будет обеспечить достижение следующих целей:

·  создания единого терминологического и кодового аппарата в АС;

·  создания условий для обеспечения информационной совместимости отдельных задач, функциональных подсистем;

·  создания условий для унификации документации;

·  создания основы для обеспечения качественного информационного взаимодействия.

Вводимая в организацию АСУ документооборотом должна обеспечить упрощенный процесс создания типовых форм документов на основе существующих шаблонов, а также систему их учета, хранения и передачи. Это позволит избежать всевозможных ошибок при оформлении документов, сократить затраты времени на рутинное составление отчетов, заявок и пр. Первым шагом при этом должен стать этап унификации документов.

Под унификацией документов понимается установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Ниже приведены примеры типовых документов (договор, отчет и уведомление):

Договор о прохождении годового баланса в налоговых органах содержит следующую информацию:

·  Тип документа

·  Содержание (краткое описание)

·  Сроки

·  Дата выполнения

·  Ф.И.О. начальника департамента-источника

·  Ф.И.О. утверждающего департамента(контролирующие органы)

 

Предложения по созданию системы классификации и кодирования информации

Единая система классификации и кодирования информации (ЕСККИ) является компонентом информационного обеспечения АСУ.

Основными целями создания системы классификации и кодирования информации АСУ являются:

·  обеспечение упорядочения (систематизации) объектов предметной области;

·  повышение качества информационного взаимодействия между функциональными подсистемами, инфраструктурными системами АСУ

Введение ЕСККИ в строительной компании “Акватория” обусловлено достаточно внушительным объемом документации, подлежащей учету, хранению и передаче в автоматизированном режиме. Для упорядочивания циркулирующих в организации документов при помощи АС необходимо ввести однозначно идентифицирующие их элементы (например, коды).

Система классификации и кодирования информации является одной из основных компонент информационного обеспечения АС. В состав СККИ входят классификаторы, средства их ведения и сопровождающие нормативно–методические документы.

Очень часто в процессе работы возникает необходимость поднятия старых договоров, отчетов, технических актов. При отсутствии СККИ этот процесс может затягиваться на довольно длительное время, что приводит к снижению общей работоспособности.

Проектируемый классификатор является системным классификатором. Системный классификатор АС – классификатор, принятый предприятием (организацией) для применения в рамках автоматизированной системы. Системные классификаторы АС содержат информацию, необходимую при решении задач в АС, и отсутствующую в общероссийских и отраслевых классификаторах.

Предлагается в проектируемом классификаторе использовать фасетный метод классификации метод. Под фасетным методом классификации понимается метод, при котором заданное множество объектов делится на подмножества независимо, по различным признакам классификации. Поскольку при фасетном методе классификации исходное множество объектов делится на классификационные группировки каждый раз с использованием одного из выбранных признаков, то не предполагается жесткой классификационной структуры и заранее построенных конечных группировок. Обычно множество объектов, характеризующихся некоторым набором признаков (фасетов), делится многократно и независимо. Фасеты чаще всего располагаются в виде простого перечисления. Классификационные группировки образуются путем комбинации значений, взятых из соответствующих фасетов. Последовательность расположения фасетов при образовании классификационной группировки задается фасетной формулой. Количество фасетных формул определяется возможными сочетаниями признаков.