Создание автоматизированной системы управления организацией, страница 4

Описание диаграмм.

1. На схеме 1 показано дерево функциональной модели процесса совершения торговых операций в компании. На схеме видно, что процесс начинается с подготовки к заключению договоров, самой процесса заключения и обработки результатов договора. Таким образом, с помощью данной схемы мы получаем общее представление о рассматриваемой системе.

2. На схеме 2 изображена контекстная диаграмма. В качестве входных дуг, рассматриваются договора и участники, в качестве выходных – начальные условия сделки, сертификаты, отчеты; управляющими дугами являются цели, уставы, сроки, законы, требования, а дугами исполнителей Сотрудники компании, клиентская база, БД, интернет и т.п.

3. На схеме 3 показана операционная диаграмма 1-ого уровня, отображающая весь процесс заключения договоров  поэтапно. Этапами являются: подготовка к проведению A₁, процесс заключения A₂ и обработка  результатов A₃.

4. Схемы 4, 5 и 6 подробно отображают этапы заключения договоров, показывая участвующих в этих процессах должностных лиц, документов, материалов, инструментов и т.д. с учетом обратных связей.

Таким образом, при помощи указанных схем, мы рассмотрели все основные процессы заключения договоров в данной строительной компании.

Выводы.

Анализируя полученные диаграммы, придходим к выводу, что для ускорения и упрощения заключения договоров, имеет смысл создать единую для всех департаментов систему электронного документооборота.

Также стоит уделить внимания вопросам правильности ведения документации на конечных и промежуточных стадиях – автоматизация этих процессов позволила бы ускорить производство и существенно сэкономить ресурсы.

Предложения по составу информационного обеспечения автоматизированной системы

В состав информационного обеспечения входит вся информация, находящаяся в строительной компании “Акватория” и необходимая для функционирования данной организации, которая подразделяется на:

·  условно-постоянную информацию;

·  оперативную информацию;

·  архивную информацию.

Единство способов и методов структуризации, формализации и представления информации достигается посредством создания и ведения основных компонентов информационного обеспечения:

1)  единой системы классификации и кодирования информации (ЕСККИ);