Средства автоматизации подготовки текста, страница 8

a)  с помощью раскрывающегося списка Шаблон указать имя шаблона,  в котором будет сохранён создаваемый элемент Автотекста,

b)  в поле редактирования Имя элемента ввести имя создаваемого элемента Автотекста,

c)  нажать кнопку Добавить, чтобы добавить элемент Автотекста в указанный шаблон.

При этом если до начала создания нового элемента Автотекста ничего не было выделено, он получит одинаковые имя и содержание – то, что было введено в поле редактирования Имя элемента. Поскольку список элементов Автотекста отсортированы по их именам, то при вводе имени в поле редактирования Имя элемента он будет «прокручиваться» так, чтобы отображались «близкие» имена. При попытке добавить элемент Автотекста с именем, уже имеющемся в списке, будет выдано окно сообщений с предупреждением о переопределении существующего элемента следующего вида:

Для того чтобы создать элемент Автотекста при помощи окна диалога Создание элемента автотекста необходимо выполнить такие шаги:

1.  Выделить фрагмент документа, который следует сохранить в виде элемента Автотекста. Если в документе ничего не будет выделено, то средства активизации окна диалога Создание элемента автотекста будут недоступны.

2.  Открыть окна диалога Создание элемента автотекста одним из способов:

a)  выполнив команду Вставка a Автотекст a Создать, или

b)  нажав сочетание клавиш Alt + F3, или

c)  щёлкнув по кнопке Создать на панели инструментов Автотекст.

3.  В раскрывшемся при этом окне диалога Создание элемента автотекста, которое представлено далее:

a)  в поле редактирования Имя элемента автотекста ввести имя создаваемого элемента Автотекста, и

b)  щёлкнуть по кнопке OK.

Созданный таким образом элемент Автотекста будет добавлен в шаблон, который открывался последним, т.е. в тот, который будет отображаться в списке Шаблоны, если открыть окно диалога Автозамена на вкладке Автотекст.

Удаление элементов Автотекста, надобность в которых уже отпала, выполняется по такому алгоритму:

1.  Открыть окно диалога Автозамена на вкладке Автотекст любым известным способом.

2.  В списке Имя элемента выделить имя элемента Автотекста, подлежащего удалению.

3.  Щёлкнуть по кнопке Удалить, чтобы удалить выделенный элемент.

4.  Щёлкнуть по кнопке OK, чтобы закрыть окно диалога Автозамена.

Редактировать список элементов Автотекста так, как обычный текст, в Microsoft Word нельзя. Для смены имени элемента Автотекста необходимо, просто, добавить его под новым именем, а старое имя либо удалить, чтобы оно больше не использовалось, либо оставить – и тогда один и тот же элемент можно будет вставлять в текст с помощью разных имён. Для смены же содержимого элемента Автотекста необходимо добавит его под уже существующем в списке именем, а в открывающемся при этом окне сообщения подтвердить замену, щёлкнув по кнопку Да.

Автозавершение (Автозаполнение, Автодополнение) является одним из весьма полезных свойств Автотекста. Оно заключается в том, что если установлен флажок Использовать автозавершение на вкладке Автотекст окна диалога Автозамене, то после ввода первых четырёх символов имени элемента Автотекста появляется всплывающая подсказка со значением этого элемента, как например:

При этом можно:

1.  нажать клавишу Enter, или F3, – чтобы вставить элемент Автотекста, или

2.  просто продолжить ввод текста – если предлагаемый элемент Автотекста вставлять не нужно.

Автозавершение даёт существенный выигрыш во времени при вводе длинных, трудных в написании, и часто повторяющихся, фрагментов текста. Например, весьма эффективно его можно использовать при вводе таких широко распространённых элементов документа, как названия месяцев, дней недели, и т.д. Word не предлагает автозавершение ввода для элементов Автотекста, которые содержат на ряду с текстом и поля, а также имена которых начинаются с одинаковых символов.

Сравнение и выбор между Автотекстом и списком Автозамены

Автотекст и список Автозамены являются двумя различными способа быстрой вставки в документ Microsoft Word рисунков, таблиц, фрагментов текста и других, многократно используемых, компонент. Их основные сходства и различия заключаются в следующем:

1.  И Автотекст, и список Автозамены, состоят из пар «имя»/«значение», на основании которых в документ вместо «имени» вставляется его «значение».

2.  Элементы Автотекста хранятся в шаблонах документов и доступны лишь документам, которые были созданы на основе этих шаблонов. Это, в частности, позволяет иметь одни и те же «имена» с различными «значениями». Список же Автозамены является глобальным, и доступен при работе с любым документом.

3.  На основании списка Автозамены подстановка выполняется автоматически, а в Автотексте – только по явному указанию пользователя. Поэтому элементам Автотекста можно давать совершенно произвольные имена, в том числе и обычные слова, без риска их нежелательной подмены. Однако, поскольку «имена» при вставке всё равно заменяются их «значениями», то в качестве имён элементов Автотекста можно использовать короткие, одно- и двухбуквенные, аббревиатуры. При этом не обязательно стремиться к тому, чтобы они были общепринятыми, или широко распространёнными, – лишь бы для пользователя они были легко запоминающимися, и ассоциировались с теми объектами, о которых идёт речь в текущем проекте – после смены проекта элементы Автозамены, скорее всего, придётся обновить. Также при работе с текстом, содержащим иностранные слова, имеет смысл внести их в Автотекст, дав им подходящие «русские» имена. Это не только избавит от постоянного переключения раскладки клавиатуры, но и позволит сэкономить массу времени на исправление широко распространённых ошибок, связанных со вводом текста «не на том языке».