Анализ структуры деятельности салона автомобильной техники для повышения продуктивности, оптимизации структуры и снижения риска сбоев в работе

№

Время, в %

Название класса задач

Содержание класса

Стратегические и управленческие функции, работа с персоналом

1. 

1,1

Кадровая политика (подбор, увольнение сотрудников, работа с персоналом)

v  Уволить мастера с СТО, чтобы укрепить дисциплину

v   Беседует с претендентом

2.   

3,9

Развитие и расширение фирмы, открытие новых направлений

v  Открытие нового салона по продаже немецких автомобилей ,

v   обсуждение перспектив развития бизнеса,

v   Обсудить вопросы развития фирмы, новые направления

3.   

2,7

Выдача распоряжений и контроль их выполнения

v  Отдать распоряжение позвать водителя

v  Передать документы для проверки отдать распоряжение по перегону машины на СТО

v  просит соединить с одним клиентом

v  Дает задание консультантам о подготовке прайс-листов

Бухгалтерия

4.   

8,4

Бухгалтерский учет

v  оформление налоговых накладных,

v  визирование бухгалтерских документов,

v  передача финансовых документов с таможни в бухгалтерию,

v  заполнение книги продаж, кассовой книги, журнала-ордера, фиксирование проплат

5. 

1,8

Оплата счетов, оформление и фиксирование платежных документов

v  оформление счетов, которые он потерял

v  Делает проплаты по системе клиент – банк

v   Оформление платежных документов

6. 

0,9

Расчет сотрудников в случае увольнения

сотрудник увольняется, надо подготовить расчетный лист

7. 

0,6

Расчеты с клиентами, прием денежных средств

v Пробивает чек на запчасти со склада для клиента

v сообщить номер налоговой накладной принять деньги в кассу, выдать акты выполненных работ

8. 

0,5

Выдача наличных средств на командировку, оформление командировочных документов

Оформление документации, выдача команд. удостоверения, денег

9.   

0,1

Выдача наличных средств на зарплату

Выдать з/плату

Работа с финансами

10.   

3,7

Финансовый учет поступления  и расходования денежных средств организации

v  Вводит в ПК  данные в базу о поступление средств

v   Регистрация оплаты машины, купленной в кредит внесение информации базу данных о проплатах счетах, платежах

v  Контроль расходов на бензин

v   Подсчитать стоимость автомобилей, которые «Автотехника»  берет для предоплаты

11. 

0,8

Анализ финансового состояния фирмы

v  Просит кассира предоставить информацию о поступлении средств

v  Просматривает информацию в ПК- Получение информации по финансовому состоянию дел

12.   

0,2

Взаимодействие с банком, получение кредитов

v  получение более выгодных финансовых условий по кредитованию

13. 

0,2

Перечисление и покупка валюты

v  Переговоры с банком о покупке валюты, подготовка заявки на покупку валюты

Административно-хозяйственная деятельность

·  Доставка автомобилей

14. 

1,2

Доставка автомобилей от поставщика. Взаимодействие с перевозчиками (заключение контрактов, документальное оформление перевозок)

v  Согласование снижения расходов  по поставке

v  Планирование, оперативность перегона автомобилей

v   Изучить проект договора с перевозчиком

v  Продлить действ. контракта по перевозке

v  Входящий звонок от поставщика, переговоры – полностью загрузить автовоз договора с перевозчиком

15. 

0,6

Обмен автомобилей внутри дилерской сети

v подготовка командировки для доставки автомобиля дилерам

16. 

0,38

Растамаживание автомобилей

v   Разбирает документы по растамаживанию автомобилей

v  Рассчитывает расходы по растамаживанию

·  Хозяйственная деятельность и функция обеспечения

17.   

1,5

Хозяйственное и материально-техническое обеспечение деятельности организации

v  Принять заказ на канцелярские принадлежности

v  Приобрести инструменты для работы на СТО

18.   

0,2

Материальный учет имущества организации

v Инвентаризация средств компьютерной техники

·  Хранение и учет товара

19.   

1,3

Товарный учет

v  Принятие док-та по движению автомобиля

v  Учет отпуска автомобилей

·  Взаимодействие с ГАИ

20. 

3,6

Регистрация автомобилей в ГАИ, оформление тех. паспортов, получение номеров

v Оформление документов на продажу клиентского автомобиля  в ГАИ

v Тех осмотр автомобиля сотрудником ГАИ на станции диагностики автомобиля

·  Взаимодействие с внешними организациями

21. 

1,8

Строительство, ввод в эксплуатацию, документальное оформление новых объектов (салонов, СТО)

v Согласовать встречу, чтобы проконсультироваться по строительству нового СТО,

v Узнать ,как решается вопрос с территорией на новый салон,

v Узнать, оформил ли документ на разработку проекта

v  подготовить ЛЭП для строительства автостанции

22. 

0,2

Сертификация салона

Разговор с Кубышкиным по вопросу сертификации салона ЗАЗ ДЭУ

Функция взаимодействия с клиентами

23.   

8,9

Представление информации клиенту по телефону и  в салоне

v  Звонит клиенту договориться, когда он приедет за автомобилем

v  Консультирование клиента по покупке автомобиля

v  Звонит и разговаривает с клиентом о формуле покупки автомобиля с предоплатой предоставить информацию об автомобиле

·  Решение нестандартных и конфликтных ситуаций с клиентом

24. 

1,7

Гарантийные обязательства перед клиентами (замена, ремонт, обслуживание)

v  Разработка механизма гарантийных замен,

v  Оформление документов гарантийные обязательства перед клиентами

v  Обсуждение организации возмещения гарантийных затрат

25. 

0,4

Процедура возврата автомобиля от клиента

v  Координация действий по возврату товара покупателем

v  Обсудить, как оформлять возврат, чтобы не было потерь для клиента и Автотехники

26. 

0,3

Работа с рекламациями, браком

v  Составить рекламацию на сигнализацию

·  Документальное сопровождение сделки

27.   

4,8

Документальное оформление продажи автомобиля

v  Обсуждение оформления доп. соглашения к изменению суммы договора с клиентом

v  Подписывает справку-счет для продажи автомобилей

v  Просматривает договор.

v  Делает подсчеты на калькуляторе, получение журнала предпродажной подготовки подготовить документы к продаже авто

28. 

0,1

Оформление договоров о страховании

v Звонит партнеру из страховой компании, согласовывает действия по продлению договора

Взаимодействие с поставщиками, функция закупки

29. 

4,3

Взаимодействие с поставщиками (заказ автомобилей со специальной комплектацией для  клиента, документальное оформление передачи автомобилей)

v  Узнать о наличии определенной модели автомобиля

v  Заказать у поставщика автомобили под клиента

v  Контролировать получение перевода за автомобиль

v  Звонит в ДЭУ, узнать, получили ли они акты выполненных работ -получить прибыль за продажу

v  Подготовить акт выполненных работ на все продажи ДЭУ

30.   

1,5

Заказ дополнительного оборудования у поставщиков, покупка запасных частей.

Звонит поставщику дополнительного оборудования, заказывает электронику в автомобиль Решение конфликтной ситуации по неверной поставке запчастей для подрядчика

Звонит подрядчику, согласовывает вопрос по оформлению документов на установку воздуховода

Маркетинг

31.   

1,8

Взаимодействие с дилерами (переговоры о сотрудничестве, оформление договоренностей, сопровождение работы)

v  переговоры с партнерами по оформлению дилерства,

v  пояснение повышения цен на автомобили, подготовка прайсов для дилеров,

v  редакция договора о дилерстве

32. 

1,7

Формирования экспозиции в салоне относительно продаж.

v Готовит счет к электронной отправке на  завод – сохранить ценный автомобиль

v Выписывает из базы автомобили, которые надо заказать

33. 

0,3

Ценообразование, изучение цен конкурентов

v  звонит конкурентам, чтобы ориентироваться в среде конкурентов,

v   сравнивает прайсы,

v   обсуждение ценообразование на автомобильном рынке)

34. 

0,9

Маркетинг. Изучение ассортимента и наличия автомобилей на складах завода "Skoda"

v  выяснение ассортимента автомобилей на складах,  местонахождения

Работа с информацией

35.   

3,6

Запрос, получение и выдача информации, необходимой для работы

v  Уточнение стоимости автомобиля

v  Уточняет возможность работы с базой

v  Выясняет, где находится сотрудник, лежит документ, ситуацию по работе с клиентом

36.   

1,4

Совершенствование информационной системы организации

v  Создание внутренней системы обеспечения управления

v  настройка информационной системы фирмы

v  Входит программист, переговоры, как предоставлять данные в системе