Пользователь может изменить в отчете сортировку и группировку данных, изменяя последовательность, в которой расположены поля или выражение в окне Сортировка и группировка. Перенос строки в списке Сортировка и группировка выполняется с помощью мыши. В этом случае надо:
· маркировать переносимую строку;
· зафиксировать указатель мыши в селекторном столбце напротив данной строки;
· перетащить строку на новое место.
После этого порядок Сортировка и группировка изменится.
Введение номеров страниц. Страницы отчета можно пронумеровать, добавляя в отчет (точнее в шапку или подстрочник страницы) текстовое поле, в котором будет появляться номер страницы. Содержимое поля, то есть способ представления номера страницы определяется значением характеристики. Возможны, например, такие виды индикации номера страницы:
Выражения Результат
=Page 1,2,3
= «Страница»&Page Страница1, Страница 2
Встраивание и связывание объектов. Пользователь может встроить ОLE-объект в Access-отчеты или связать содержащие их файлы с отчетом. Встраивание и связывание в отчете происходит аналогично тому, как это делается в таблицах. Что касается встраивания диаграмм в отчеты, то здесь полная аналогия со встраиванием диаграмм в формы.
Сохранение отчета. Для первого сохранения готового проекта отчета необходимо выполнить команду: Файл àСохранить как – и дать отчету оригинальное имя или принять предложенное системой. Затем выполнить команду Закрыть, чтобы закрыть окно отчета и включить отчет в базу данных. Если позднее в проекте отчета будут произведены изменения, то его надо сохранить с помощью команды ФайлàСохранить. В этом случае сохраняемая версия отчета заменит сохраненную под тем же именем.
Для открытия имеющегося отчета надо выполнить щелчок в окне базы данных на объекте Отчеты. Затем выбрать интересующий отчет в списке отчетов данной базы и открыть его, нажав кнопку [Открыть]. Для внесения исправлений в отчет надо перейти в режим проектирования.
Предварительный просмотр отчета. Предварительный просмотр используется для оценки внешнего вида отчета на бумаге. При этом можно выбрать одно из двух представлений отчета: общий вид, страничный вид.
Общий вид доступен только в режиме проектирования. Он позволяет оценить общий вид отчета, не вникая в подробности. Для индикации отчета в данном режиме Access не генерирует отчет полностью в окончательном виде.
Страничный вид позволяет увидеть весь отчет точно таким, каким он будет после печати. Во время проектирования отчета его страничное представление можно увидеть на экране после выполнения команды Вид à Предварительный просмотр. Альтернативный способ заключается в нажатии кнопки [Предварительный просмотр] в окне базы данных после выбора имени отчета.
При обращении к командам индикации отчета в общем или страничном виде Access отобразит на экране отчет в увеличенной форме. Для отображения отчета в уменьшенном виде следует поместить указатель мыши на отчете и щелкнуть по нему. Повторный щелчок восстановит вновь увеличенный масштаб. С помощью навигационного блока можно листать страницы. Перемещаться по странице можно с помощью линеек прокрутки.
Печать отчета. Печать отчета можно выполнить как из окна базы данных, так и из режима проектирования или режима предварительного просмотра. При этом Access использует стандартные установки Параметра страницы из меню Файл. С помощью этой команды можно задать поля и ориентацию страницы при печати. Эти параметры следует устанавливать для каждого отчета только один раз, так как Access сохраняет их вместе с проектом отчета.
Для распечатки отчета надо открыть его в режиме проектирования или режиме предварительного просмотра или выбрать его в окне базы данных. Из меню Файл надо вызвать команду Печать. Если работа выполняется в режиме предварительного просмотра, то для выполнения распечатки можно щелкнуть на кнопке [Печать]. Затем в диалоговом окне печати надо выполнить необходимые установки и нажать кнопку [ОК].
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.