Область данных предназначена для размещения в ней полей, взятых из таблицы, на основе которой проектируется отчет. Эти поля выбираются из списка полей, который в процессе проектирования находится на экране и из которого пользователь выбирает нужные поля и перетаскивает их в область данных (рис. 12).
Рис. 12. Отчет в режиме конструктора
При проектировании отчета в режиме Конструктора рекомендуется придерживаться следующих правил.
1. Название отчета следует располагать в области заголовка отчета, предварительно нарисовав в ней рамку, используя элемент Надпись из панели элементов.
2. Шапка отчета, то есть название его граф также формируется с использованием элемента Надпись, но располагается в области Верхнего колонтитула. Здесь же формируются и заголовки столбцов для вычисляемых полей.
3. Записи таблицы отчета располагаются в области данных путем перетаскивания их из списка полей. Поля следует располагать так, чтобы они соответствовали их названию, данному в шапке документа.
4. Вычисляемое поле оформляется с помощью элемента Поле из панели элементов. При этом вначале рисуется рамка, а затем в нее вписывается требуемая формула, которая должна начинаться со знака равно (=).
5. При необходимости произвести итоговые вычисления всю итоговую информацию следует расположить в области Примечание отчета. Для оформления итоговой строки используются элементы Надпись и Поле. При этом элемент Надпись используется, чтобы написать слово Итого, а элемент Поле – чтобы вписать итоговую формулу, например = SUM(план).
6. Созданный отчет сохраняют обычным способом, используя кнопку или команду Сохранить (или Сохранить как).
7. Перед печатью отчет рекомендуется просмотреть, используя режим предварительного просмотра.
8. Заключительный этап – печать отчета.
1. Сущность проектирования отчета в режиме Конструктора.
2. Области, входящие в прототип отчета.
3. Назначение заголовка и примечания отчета.
4. Назначение колонтитулов страницы.
5. Назначение заголовка и примечания группы.
6. Назначение области данных.
7. Технология
проектирования отчета в режиме Конструктора.
В Microsoft Access предусмотрена возможность вставлять в любой отчет другие отчеты, которые в этом случае называются подотчетами, или подчиненными отчетами. С помощью механизма подотчетов пользователь может связать друг с другом два или более отчетов в один главный отчет или вставить итоговые данные подотчетов в главный отчет. Для встраивания подотчета в отчет в Microsoft Access реализован специальный тип управляющих элементов Подчиненная форма/отчет.
При комбинировании отчетов один из отчетов является главным. Главный отчет может быть как присоединенным, так и свободным, то есть не базирующимся на таблице, запросе или инструкции SQL. Свободный главный отчет может служить контейнером нескольких, не связанных между собой отчетов, которые требуется объединить.
Главный отчет связывают с таблицей, запросом или инструкцией SQL в тех случаях, когда в него требуется вставить подчиненные отчеты, в которых выводятся данные, связанные с данными в главном отчете. Например, в главном отчете могут быть выведены все записи о продажах за год, а в подчиненном отчете итоговые данные, например, суммы продаж за каждый квартал.
В главном отчете могут также содержаться данные, являющиеся общими для двух или нескольких подчиненных отчетов. В этом случае области данных выводятся в подчиненных отчетах.
В главный отчет, наряду с подчиненными отчетами, включают также подчиненные формы, причем число таких подчиненных форм не ограничивается. Более того, главный отчет может содержать подчиненные формы или отчеты двух уровней вложенности. Например, в отчете может содержаться подчиненный отчет, который в свою очередь содержит подчиненную форму или подчиненный отчет.
Для связывания подотчета с главным отчетом следует:
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.