Правила ввода данных. Дополнительные средства для ввода данных

1. Правила ввода данных

2. Дополнительные средства для ввода данных

3. Средство проверки данных

4.  Редактирование текста и формул

5. Поиск и замена данных

I

При вводе данных в ячейке устанавливается способ их представления, т.е. формат данных. (Вкладка главное- ячейки- формат-формат ячейки). Exel поддерживает следующие форматы данных:

1.  Общий формат (форматирование на производится, даны отображаются в том виде, в котором были введены)

2.  Числовой (формат представления целых чисел и десятичных дробей, он позволяет установит количество отображаемых знаков после запятой, а также наличие и вид разделителя между разрядами)

3.  Денежный (данные выравниваются по десятичной точке, позволяет установить количество знаков после десятичной запятой и символ валюты)

4.  Финансовый (аналогичен денежному, но выравниваются не только десятичные точки, но также знак числа и символ валюты)

5.  Дата (используются наиболее часто применяемые форматы представления даты и даты со временем)

6.  Время (время сохраняется как дробь, представляющую долю от 24 часового дня)

7.  %  (представляет число с 2мя знаками после запятой и со знаком %, введенное число *100)

8.  Дробный (представляет число виде простой дроби и позволяет  выбрать требуемую точность)

9.  Экспоненциальный (числа в Экспоненциальной форме)

10. Текстовый (данные сохраняются в том виде, в котором были введены и обрабатываются в независимости от содержания)

11. Дополнительный (используются для работы с БД и списками адресов)

12. Все форматы (пользовательский формат)

Exel поддерживает 2 типа данных – это константы и формулы. К константам относятся: текстовые данные, числовые значения и значения даты и времени)

Текстовые данные могут содержать буквы и цифры, специальные символы и не должна длина текста превышать 255 символов. Текстовые данные выравниваются в ячейке по левому краю.

Для ввода текста в несколько строк в одну ячейку используют комбинацию клавиш Alt+Enter или ФОРМАТ ЯЧЕЕК – ВЫРАВНИВАНИЕ – ПЕРЕНОСИТЬ ПО СЛОВАМ. Числовые значения могут содержать значения: от 0 до 9 + - , . $ %/ е Е

Выводятся по правому краю от текста. При вводе + перед числом он отбрасывается. Для чисел < 1 добавляется 0, а числа в круглых скобках отображаются как отрицательные.

Если возникает необходимость ввести число как текст перед ним ставится символ ‘.

Дата и время хранятся в виде вещественного числа, представляющего собой количество дней от начала XX века (с 1904 года). Дата кодируется в целой части числа, а время в дробной. Дата выводится по правому краю ячейки (если как текст, то ‘).

Ввод формулы начинается со знака =, иногда с + или -.

II

1.  Автозамена - средства, предназначенные на автоматическую замену одних сочетаний на другие во время ввода (используются для исправления опечаток)

2.  Автоматическое завершение ввода (используется для текстовых данных) – облегчает ввод в столбец повторяющихся данных. Если какой-то текст вводился в столбец ранее, достаточно набрать несколько первых букв этого текста, а остальная часть будет добавлена с помощью Enter.

3.  Выбор данных из раскрывающегося списка – КЗМ – ВЫБРАТЬ ИЗ РАСКРЫВАЮЩЕГОСЯ СПИСКА.

4.  Автозаполнение – механизм ускоряющий ввод данных в соседние ячейки, используемый маркер АВТОЗАПОЛНЕНИЯ. (несколько видов заполнения:

a.  заполнение ячее с помощью маркера – позволяет заполнить одни и те же данные либо даты с наращиванием. Если наращивание не происходит, следует, при протягивании маркера, удерживать Ctrl.

b.  Заполнение диапазона ячеек одним значением (Ctr+Enter)

c.  Заполнение ячеек с использование элементов встроенного списка (OFFICE – ПАРАМЕТРЫ EXEL – ДОПОЛНИТЕЛЬНО – ИЗМЕНИТЬ СПИСКИ)

d.  Заполнение  ячеек элементами прогрессиями и значениями даты, при таком способе следует вводить начальные значения (ПРОГРЕССИЯ – ГЛАВНАЯ –РЕДАКТИРОВАНИЕ)

III

Средство проверки данных предназначены для ограничения диапазона значений ввода в ячейку. Позволяет крайнее значение, за которое не должно выходить дата, число или время (ДАННЫЕ – РАБОТА С ДАННЫМИ – ПРОВЕРКА ДАННЫХ).  Для некоторых типов данных можно ввести дополнительные параметры проверки. Можно задать подсказку и сообщение об ошибке.

IV

Редактирование данных осуществляется непосредственно в ячейке либо в строке формул.

V

Команда найти и выделить позволяет быстро найти ячейки, содержащие одинаковые даны. Сначала следует выделить диапазон, в котором будет производиться поиск, затем команду найти и выделить, далее ввести параметры поиска и замены.

Тема: Форматирование и защита рабочих листов

1.  Изменение основных атрибутов текста. Форматирование текста