Правила ввода данных. Дополнительные средства для ввода данных, страница 9

Оглавление выбирается в соответствии с типом документа. Это может быть бумажный документ (когда каждый элемент состоит из заголовка и номера страницы), веб-документ (когда элементы оглавления оформляются виде гиперссылок).

Оглавление можно обновлять по мере работы с документом, для этого необходимы выполнить (1 или 2):

1.  На вкладке «ссылки» в группе «оглавление» выбрать команду «обновить таблицу», установить переключатель в положение «обновить только номера страниц» или «обновить целиков».

2.  Аналогичные команды можно выбрать через КЗМ

1.  Основные понятия

2.  Ввод данных в список

3.  Сортировка данных

4.  Поиск  и фильтрация данных

5.  Поиск и фильтрация данных по критерию

6.  Подведение промежуто4ных итогов

7.  Консолидация данных

8.  Анализ данных при помощи сводных таблиц

Большинство современных БД представляет собой таблицу.

Строки – записи

4асти строк – поля

Для них жестко определены требования к содержащимся в них данным

Диапазон БД – область на рабо4ем листе, где находится таблица, выступающая в роли БД

Диапазон извле4енных зна4ений – область рабо4его листа в которой помещается зна4ение, выбранное из списка в результате последовательного отбора

Диапазон критериев – область рабо4его листа, которая содержит сложные критерии поиска

При создании списков используются следующие правила:

·  если на рабо4ем листе списо ктолько 1, то целесообразно задавать ему имя БД

·  если на листе распологается несколько списков то их следует отделить друг от друга как минимум 1 столбцом или строкой и присвоить каждому из диапазонов списка свое имя

·  ½ верхние строки списка должны представлять собой строку заголовка

·  Список не должен содержаться пустых строк и столбкцов, поскольку как только эксель находит пустую строку или стобец он с4итает 4то список окон4ен

·  Не стоит располагать данные слева или справа от списка поскольку они могут быть утеряны в процессе фильтрации

·  Разные списки следует располагать на разных листах

Есть несколько способов вода данных в список:

·  Ввод данных вру4ную

·  Использование возможности автозаполнения

·  С помощью команды «выбор из списка»

·  При помощи мастера шаблонов, который позволяет преобразовать рабо4ий лист в форму для вода данных

·  Ввод данных при помощи формы ввода

Для того, 4тобы ввести данные при помощи формы следует выделить диапазон БД, выбрать команду «формы» в результате появится диалоговое окно с именем рабо4его листа, на котором находится БД. При помощи кнопок в форме можно вводить данные, редактировать, а так же отбирать данные по указанным критериям.

Для того, 4тобы создать шаблон для ввода данных необходима установка этого мастера при установке office, а затем при помощи команды «мастер шаблонов» создать требуемый шаблон.

Сортировка предназна4ена для более удобного представления данных. При выборе команды сортировка на вкладке «данные» появится диалоговое окно «сортировка диапазона», в котором можно задать необходимые параметры, сортировок по строкам/ столбцам.

При сортировке используется следующий порядок данных:

1.  От минимального отрицательного 4исла до максимального положительного

2.  Текст

3.  Логи4еские зна4ения типа ЛОЖЬ

4.  Логи4еские зна4ения типа ИСТИНА

5.  Зна4ение ошибок (в том же порядке)

6.  Пустые зна4ения (оно всегда добавляется в конец списка независимо от + переклю4. No up/no down

Наиболее 4асто используемые операции над БД

Под критерием понимают условие, задаваемое при помощи данных, находящихся либо в таблице, либо вводивых пользователем, а так же некоторых операций, в соответствие с которыми производится фильтрация или поиск нужных данных.

Эксель поддерживает несолько типов критериев

1.  Критерии на основе сравнения

Он находит то4ное сравнение пр помощи набора операций сравнения и применяется преимущественно к 4исловым данным.

2.  Критерий в виде образца шаблона