Правила ввода данных. Дополнительные средства для ввода данных, страница 8

По такому же принципу создаются другие виды документов для слияния, но с использованием команд меню, вынесенных на ленту.

Некоторые особенности работы с большими документами.

1.  Работа со сносками

2.  Создание указателей и оглавлений

I

Сноски используются для размещения дополнительной информации и являются неотъемлемой частью научного документа. Различают 2 типа сносок:

1.  Обычные – располагаются внизу страницы

2.  Концевые – в конце раздела или документа

Сноски позволяют добавлять комментарии, объяснения и ссылки на первоисточники. Сноска любого вида состоит из 2 частей:

1.  Символ сноски (число или символ, расположенный виде верхнего индекса после текста, к которому относится сноска)

2.  Текст сноски

Текст обычной сноски появляется внизу страницы и отделяется от основного текста горизонтальной линией. Если сноска концевая, ее текс также отделяется от основного текста горизонтальной линией.

Создание сноски включает в себя несколько операций:

1.  Вставка символа сноски, с целью отметить текст, с которым будет связана создаваемая сноска

2.  Ввод текста сноски

Чтобы создать сноску, следует установить точку ставки после текста, который должен быть отмечен символом сноски. Затем на вкладке «ссылки» выбрать команды: либо «вставить сноску», либо «вставить концевую сноску» и ввести текст сноски.

II

Указатель может содержать список основных понятий и терминов, которые содержатся в документе, с указанием номеров страниц.

Создание указателя включает в себя 2 основные операции:

1.  Идентификация каждого элемента текста, который должен быть внесен в указатель

2.  Сборка всех отмеченных элементов в указатель

Идентификация элементов может быть выполнена как простое выделение слова и выбор в меню необходимой команды. После выбора термина ссылка, на который должна появиться в указателе, можно установить курсор в позицию, где он находится, и выбрать соответствующую команду.

Чтобы создать элемент указателя следует выделить слово или сочетание слов, ссылка на которые должна быть в указателе, затем выбрать команду «пометить элемент». В появившемся диалоговом окне («определение элемента указателя») ввести элемент указателя в поле ввода, которое называется «основной элемент», затем определить тип элемента указателя, нажать кнопку «пометить» и «закрыть». Указанные действия повторить для каждого элемента указателя.

После создания элементов указателя, следует его собрать. Для этого нужно установить курсор в нужную позицию, выбрать меню «предметный указатель», настроить параметры указателя, ОК.

Оглавление представляет собой список определенных элементов документа вместе с номерами страниц, на которых эти элементы расположены, причем элементы списка и номера страниц являются гиперссылками.

Способ создания оглавления:

1.  Пронумеровать страницы

2.  Отформатировать заголовки документа одним из стилей заголовка, причем заголовки разных уровней следует форматировать разными стилями (выбрать стиль на вкладке «главное»)

3.  Установит курсор в то место, где будет располагаться оглавление и воспользоваться командой «оглавление» на вкладке «ссылки», группа «оглавление» и выбрать необходимый стиль оглавления.

4.  В диалоговом окне «оглавление» на вкладке «оглавление», при помощи кнопки «параметры» указать все стили, которые были использованы при форматировании заголовков. Чтобы изменить число уровней заголовков, отображаемых в оглавлении, ввести нужное число в поле рядом с текстом «уровни» в группе «общие». Чтобы изменить общий внешний вид оглавления необходимо выбрать нужный формат в списке «форматы». Чтобы изменить тип линии, отображаемым между текстом элемента и номером страницы, выбрать вариант в списке «заполнить». Чтобы изменить способ отображения уровней заголовков оглавления, необходимо нажать кнопку «изменить» в диалоговом окне «стиль» выбрать уровень, который нужно изменить и нажать кнопку «изменить» (шрифт, размер, величина отступа)

5.  При необходимости задать параметры оглавления и ОК.