Система бюджетирования и управление процессом бюджетирования, страница 9

Отдел информационных технологий (компьютерный отдел) обеспечивает инфраструктуру бюджетного управления, отвечая за обработ­ку данных на всех его этапах. Бухгалтерия -  и не только она - вводит фактические данные об исполнении бюджета. Остальные отделы организации, так или иначе, эти данные предоставляют.

Подводя итоги,следует отметить значимость настройки этапов бюджетного управления, т.к. от этого зависит, может ли организация достичь тех результатов, которые она ставила целью при внедрении бюджетирования.

1.3 Автоматизация бюджетирования

Автоматизированная система бюджетирования представляет собой электронную финансовую модель организации в виде взаимосвязанных бюджетов. Эта модель позволяет планировать потоки средств по каждому центру ответственности и сравнить их с фактическими данными, а также проанализировать, как текущие и будущие изменения показателей отразятся на финансовом состоянии организации. В моделировании должны участвовать директор и  другие сотрудники, занимающиеся составлением и исполнением бюджета.

Автоматизация системы бюджетирования возможна в следующих вариантах:

1.  в рамках программы Microsoft Excel;

2.  в рамках специализированных программ бюджетирования – «Альт-прогноз», «Бэст-план», «Бэст-про», «Бюджеты» и т.д.;

3.  в  рамках учетных программ, предназначенных для финансового учета, в которых имеется блок бюджетирования: «Галактика», «1С».

В качестве простейшей и наиболее дешевой автоматизированной системы бюджетирования часто используется программа Microsoft Excel. Но у бюджетирования на основе Excel есть серьезные недостатки. Здесь сложно работать коллективно: два сотрудника не могут одновременно пользоваться одним файлом. Для каждого варианта бюджета приходится заводить отдельный файл, что приводит к путанице и чрезмерной нагрузке на сервер. Консолидировать данные нужно вручную, что чревато большим количеством ошибок. Кроме того, данные не защищены и доступны любым пользователям.

Программа «Альт-прогноз» ориентирована на решение задач оперативного и текущего планирования и управления финансовыми ресурсами организации. С помощью этой модели решается задача формирования и оптимизации бюджетов организации. Модель  описывает и представляет информацию для оптимизации следующих направлений деятельности организации:

·  производство продукции (работ, услуг);

·  отгрузка продукции (работ, услуг), контроль склада;

·  управление текущими затратами;

·  инвестирование средств;

·  финансовая политика организации (программа кредитования, эмиссии, расчетов с бюджетом).

С помощью этой программы, введя исходные данные из баланса и отчета о финансовых результатах, можно сформировать бюджет движения денежных средств, а также провести анализ будущего финансового положения организации. Основными итоговыми характеристиками прогнозируемого финансового состояния организации являются модель расчетного счета организации, прогнозный отчет о прибылях и убытках, показатели безубыточности деятельности.

Программа «Альт-прогноз» позволяет решить следующие задачи:

1)  определить объем реализации и цены каждого вида продукции, при которых обеспечивается  необходимый уровень прибыльности организации;

2)  оптимизировать потребности организации в оборотных средствах;

3)  рассчитать сумму необходимого кредитования и построить график привлечения и возврата средств (в т.ч. по ранее привлеченным кредитам);

4)  выбирать наиболее рациональные управленческие решения, направленные на повышение рентабельности и ликвидности организации и т.д.

Длительность интервала планирования любая (разработчиком рекомендуется 90 дней).

Программа «Бэст-план» - это разработка компании «Интеллект-Сервис». Эта программа автоматизации бюджетирования в организациях различного масштаба и профиля.

Назначение продукта «Бэст-план» (рис. 1.1):

·  разработка планов по себестоимости продукции, работ, услуг;

·  расчет экономической эффективности каждого вида продукции в соответствии с производственными планами организации;