Ключові аспекти ринкової економіки. Основні принципи управління майном у відповідності з існуючою в США практикою, страница 6

На початковому етапі здачі в оренду всього нового будинку або будинку, в якому в зв'язку із виїздом мешканців, що проживали раніше, здається багато квартир, компанія по управлінню майном може тримати окремий штат робітників, що займаються лізингом. В тих будинках, де квартир, що здаються в оренду менше, лізингом займаються штатні керуючі і підпорядкований їм персонал. Б. Адміністрація.

Адміністрація будинку включає в себе підрозділи, необхідні для регулювання потоку інформації, що стосується даного будинку; прийняття на роботу та навчання персоналу; і ведення необхідного діловодства. Особливі функції, що виконуються адміністративним персоналом, включають:

• ведення облікових карток мешканців;

• експлуатацію комп'ютерної техніки і супутнього обладнання;

• укомплектування штатного персоналу;

• розробка і впровадження в практику дієвих засобів роботи;

• контроль за роботою штатного персоналу;

• нагляд за дотриманням норм, встановлюваних органами управління;

• ведення листування з власниками будинків;

• при необхідності, представлення інтересів адміністрації в органах правосуддя. В. Управління фінансовою діяльністю.

Управління фінансовою діяльністю включає реєстрацію, ведення та підготовку звітності по всім фінансовим операціям, що необхідні в процесі експлуатації будинку. При відлагодженій системі управління фінансовою діяльністю керуючий майном має можливість здійснювати контроль за всіма надходженням від будинку і всіма видатками, здійсненими в процесі його експлуатації. Система управління фінансовою діяльністю повинна давати керуючому майном можливість в будь-який час надавати інформацію про фінансовий стан будинку. Система управління фінансовою діяльністю повинна допомагати керуючому майном захищати власника від розбазарювання коштів, крадіжок і шахрайства.

Особливі функції, що виконуються штатним персоналом по управлінню фінансовою діяльністю, включають:

•  розробку кошторису поточних витрат на експлуатацію будинку;

•  збір і депонування орендної плати;

•  оплату товарів, послуг та роботи штатного персоналу;

•  виплату боргів і податків;

•  контроль за оплатою наданих товарів і послуг;

•  контроль за дійсними витратами і їхнє зіставлення з тими витратами, що прогнозувалися у кошторисі;

•  ведення в повному обсязі фінансової звітності;

•  виконання програми захисту від ризиків (тобто страхування);

•  контроль за запобіганням крадіжок;

•  забезпечення наявності касових резервів на випадок екстрених обставин;

•  залучення стороннього бухгалтера для проведення ревізії;

•   перевірка банківського рахунку;

•  контроль за дрібною готівкою;

•  збір внесків за створення безпеки з нових мешканців і з тих, хто вертається на колишнє місце проживання;

•  перерахування грошових засобів власнику будинку у відповідності з поставленими

їм цілями.

Мабуть, найважливішою функцією управління фінансовою діяльністю, що покладена на керуючого майном, є складання, контроль і перегляд кошторису видатків по експлуатації будинку. В процесі складання кошторису керуючий майном будує плани на майбутнє, виходячи з нинішнього стану будинку і його потреб по його утриманню і капітальному ремонту.

Після складання кошторису керуючий майном схвалює йог у власник будинку. Представляючи власнику будинку проект кошторису, керуючий майном повинен пояснити йому суть своїх планів експлуатації будинку на період дії кошторису. Постійно пам'ятаючи про задачі, поставлених власником, керуючий майном повинен зважати на наступні фактори:

•  Чи змінилися задачі, поставлені власником будинку? Якщо так, то як ці зміни повинні відбитися на процесі управління будинком?

•  Чи вдалося органам управління будинком досягти фінансових показників, запланованих на минулий рік?