o доверенность представителю организации-перевозчика на передачу оборудования заказчику (в случае, если передачу осуществляет водитель).
Также специалист ТТО получает у референта торгового отдела стандартный комплект документов на отправляемый товар (см. п.3.3). Один экземпляр товарной накладной остаётся на складе, один Заказчику, один возвращается от Заказчика. Возврат подписанных документов от Заказчика обеспечивает отдел продаж.
Для передачи товара транспортной компании специалист ТТО передает на склад оформленные документы. Сотрудники склада обеспечивают передачу товара, которая сопровождается подписанием товарно-транспортной накладной (по форме 1-Т). Один экземпляр ТТН остается на складе для последующей передачи в бухгалтерию, один остаётся в транспортной компании, два следуют к Заказчику.
Специалист ТТО контролирует процесс доставки и передачи товара заказчику - сроки и условия.
Передача товара заказчику осуществляется ТТО либо представителем транспортной компании (экспедитора, перевозчика) по поручению ТТО.
Передача техники заказчику осуществляется:
- сервис - инженером соответствующего направления (в случае необходимости);
- менеджер проекта при необходимости может присутствовать при отгрузке
- начальник склада (сотрудник склада) в случае отгрузки со склада компании.
В случае необходимости участия сервис-инженера в передаче оборудования отдел продаж формирует заявку в сервисный отдел, где содержится информация о дате и времени прибытия техники на место (к заказчику). На его основании организуется командировка сервис-инженера для передачи техники.
Передача товара покупателю и подписание им товарной накладной означает факт осуществления продажи товара покупателю, если в договоре не указано другое.
После отгрузки товара отдел продаж передает в бухгалтерию все документы, оформленные с покупателем. За отчетный месяц документы должны быть переданы в бухгалтерию не позднее 5 числа следующего месяца.
В товарной накладной, возвращаемой в бухгалтерию, обязательно отражается номер и дата доверенности получателя. При отгрузке техники - кроме товарной накладной в бухгалтерию передается экземпляр акта приема-передачи (с подписью представителя клиента, которая подтверждает, что Компания выполнила свои обязательства и у клиента нет претензий). Также в Компании остается экземпляр договора с клиентом. Главный бухгалтер организации-контрагента со стороны Группы «Союз» должен проконтролировать получение документов и уведомить АУП проекта о получении документов. Если по какой-либо причине документы в бухгалтерию поступили не все, то главный бухгалтер также должен уведомить АУП ответственного подразделения.
Работы по приведению техники в рабочее состояние у клиента выполняются механиком под руководством сервис-инженера на основании заявки в отдел сервиса на проведение работ по подготовке техники к эксплуатации. Выполненные работы по вводу техники в эксплуатацию отражаются в документе «Акт ввода в эксплуатацию».
В случае невыполнения условий договора и превышения срока оплаты задолженности за отгруженный товар сумма задолженности по сделке попадает в просроченную. Менеджер и руководитель проекта могут отслеживать это с помощью отчета о дебиторской задолженности. Для контроля над своевременной оплатой покупателем используется отчет «Платежный календарь», в котором по каждой сделке с покупателем дается информация по графику платежей. (Примечание: в отчете «Платежный календарь» также содержится информация о предстоящих оплатах поставщикам)
В случае договоренности с клиентом и согласования в Анализе сделки необходимости выплаты покупателю бонуса (коммерческого вознаграждения), менеджер по продажам (при соблюдении условий договора и 100%-й оплате по сделке) обращается в отдел контроллинга с запросом организации выплаты бонуса клиенту. При этом уточняется, в какой форме должна производиться выплата. Если выплата будет производиться в безналичной форме, то сотрудник отдела продаж должен предоставить в отдел контроллинга счет на оплату от клиента. В случае превышения суммы бонуса над планируемой (утвержденной в Анализе сделки) заявка согласовывается у руководителя проекта, финансового контролера и руководителя СБЕ Спецтехника.
После согласования происходит либо выдача денежных средств и процесс передачи бонуса непосредственно представителю покупателя либо безналичный платеж по согласованным реквизитам клиента.
Опциональный этап – основывается на договоренности между покупателем и Группой «Союз» о гарантийном обслуживании, возможности возврата или замены. Возврат и замена относятся, как правило, к продаже запчастей, а гарантийное обслуживание – к продаже техники. На гарантийное обслуживание может заключаться отдельный договор, либо, условия гарантии прописываются в договоре на поставку. Условия гарантии могут требовать договора на сервисное обслуживание, т.е. на осуществление сервиса в Компании в течение срока гарантии. Само гарантийное обслуживание относится к бизнес-процессу «Сервис» и имеет основное отличие в том, что оплату производит за оказанные покупателю Группой «Союз» услуги – поставщик. Возврат и замена запчастей – операции складские и будут более подробно описываться в логистических бизнес-процессах.
Возврат товара с ответственного хранения по договору выставки (в случае невозможности продать товар или при необходимости срочно отгрузить товар клиенту) осуществляется по акту возврата. К акту возврата прилагается документ с фиксированием технического состояния товара.
В учете операция возврата товара оформляется как Перемещение товара со склада ответственного хранения на склад Компании.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.