o Счет на оплату (формируется сервис-инженером)
o Акт выполненных работ и счет-фактура (формирует референт).
При выполнении работ по предпродажной подготовке техники сторонней организацией: поставщик услуг выставляет счет на оплату и подготавливает пакет документов (акт выполненных работ и счет-фактуру).
Подписанные документы менеджер (сервис-инженер) передает в бухгалтерию.
Счет на оплату выполненных услуг подписывается у руководителя и главного бухгалтера и передается на оплату в отдел контроллинга.
Если отгрузка происходит прямо с завода-изготовителя или с транзитного склада, то подготовка техники к транспортировке не проводится, т.к. товар не выводился из транспортировочного состояния.
На основании заявки на отгрузку складской рабочий собирает и упаковывает отгружаемый товар.
В соответствии с условиями договора отдел продаж контролирует своевременность отгрузки товара покупателю.
В случае превышения допустимой суммы задолженности по договору и сроков оплаты - отгрузки данному покупателю приостанавливаются. Данный механизм блокировки работает на основании утвержденных условий по договору. В случае необходимости - право сделать исключение (снять блокировку) имеет руководитель проекта с разрешения руководства.
На основании согласованной заявки на отгрузку (заказа покупателя) подготавливается пакет отгрузочных документов. При отгрузке техники готовятся:
· Товарная накладная,
· Счет-фактура,
· Акт приема-передачи,
а также заявка на отгрузку для ТВЦ (в случае отгрузки техники со склада). Этот же пакет документов формируется и при продаже техники на выставке (комиссии), с копией ПТС. Отгрузочные документы формирует референт. Менеджер по продажам готовит остальные документы (ПТС/ПСМ и прочую техническую документацию).
При отгрузке запчастей референт формирует комплект документов на основании заказа покупателя:
· Счет на оплату,
· Товарная накладная,
· Счет-фактура,
Отгрузка может быть осуществлена со склада компании, а также с транзитных складов и складов ответственного хранения. При отгрузке происходит передача товара покупателю или его представителю, а также пакета товарно-сопроводительных документов. При передаче техники составляется Акт приема-передачи. Отгрузка техники производится: под контролем сервис-инженера и, по возможности, в присутствии менеджера. При отгрузке с транзитных складов или напрямую с завода покупателю – сервис-инженер командируется для осуществления отгрузки и подготовки техники к вводу в эксплуатацию на месте, указанном в договоре. Контроль фактического ухода товара со склада осуществляет начальник склада.
О выпуске товара со склада извещается служба безопасности для контроля над вывозимым товаром. Служба безопасности получает данные, заверенные АУП Проекта о номенклатуре, которая вывозится с территории компании, ее количестве и сроках возможного выпуска с территории, на основании которых проверяет вывозимый товар.
Складской работник осуществляет учет списания товара со склада. При этом изменяются остатки товара на складах (взаиморасчеты с клиентом не меняются), а при оформлении товарной накладной происходит изменение взаиморасчетов с клиентом (движения товара не происходит). Отгрузка товара подтверждается письменно клиентом. Дата этого подтверждения является датой учета списания товара.
Сотрудник склада собирает все документы, по которым произошли фактические отгрузки, и подготавливает товарный отчет, к которому прикладывает необходимые документы (одну товарную накладную с доверенностью клиента, один счет-фактуру, акт приема-передачи (только для техники)). Эти документы сотрудник склада передает в бухгалтерию. Бухгалтерия проверяет наличие и правильность оформления всех документов и делает пометку о получении в товарном отчете. Первичные документы хранятся в бухгалтерии. По ним проверяются все товарные движения, отраженные в бухгалтерском и финансовом учете.
В договоре с клиентом может быть предусмотрена доставка товара. В этом случае сотрудник отдела продаж заказывает доставку товара клиенту в ТТО. С ТТО согласуются условия доставки: реально возможные сроки доставки, необходимость ПРР, уточняются затраты на доставку.
На основании сведений, согласованных с отделом продаж, специалист ТТО определяет оптимальную транспортную компанию (по цене и качеству доставки) и размещает в ней заказ. Оплата услуг транспортной компании производится на основании счета. Необходимость осуществления платежа согласуется с начальником ТТО, выполнение платежа разрешается директором департамента логистики, после чего заявка на оплату, с приложенными счетами, регистрируется логистом-аналитиком и передаётся в отдел контроллинга на оплату.
Все перевозимые грузы страхуются. Для чего, после выбора перевозчика и размещения у него заказа на перевозку, специалист ТТО, ответственный за организацию данной перевозки, оформляет заявление на страхование груза. Заявление составляется на специальном бланке страховой компании. Заявление подписывается директором департамента логистики, регистрируется логистом-аналитиком и отправляется факсом в страховую компанию.
Страховая компания представляет страховой полис на груз и счёт за услуги. Специалист ТТО, ответственный за данную перевозку, проверяет правильность описания в полисе оборудования, его стоимости и условий страхования. Оплата счёта производится аналогично оплате услуг перевозчика.
Для доставки товара используются дополнительные документы, которые формируются референтом по заказу ТТО:
o Товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме 1-Т с обязательным заполнением транспортного раздела, где указан номер машины, ФИО водителя и прочая информация для транспортировки, - выписывается в 3-х (в случае доставки транспортной компанией – в 4-х) экземплярах. Один экземпляр ТТН остается в ТТО, два следуют к Заказчику (в том числе подписанный заказчиком экземпляр должен вернуться к продавцу). В случае доставки транспортной компанией один экземпляр остается у них.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.