Схема бизнес-процесса СБЕ Спецтехника «Закупки»

Схема бизнес-процесса СБЕ Спецтехника «Закупки»

Бизнес-процесс «Закупки» в Компании должен обеспечивать товарными запасами отделы продаж в полном объеме и ассортименте в оптимальные сроки и с наименьшими затратами.

Бизнес процесс «Закупки» состоит из следующих этапов (см. рис. 1):

Планирование закупок

Организация доставки товара

Заказ товара

           

 

Рис. 1. Схема бизнес-процесса «Закупки»

Оглавление

1. Планирование закупок.. 4

1.1. Определение потребности в товаре. 4

1.2. Составление плана закупок. 4

1.3. Составление прогноза закупок. 5

2. Заказ товара.. 5

2.1. Выбор поставщика. 5

2.2. Согласование условий поставки. 5

2.3. Предоставление информации для анализа сделки. 6

2.4. Заключение договора с поставщиком.. 6

2.5. Оформление паспорта сделки. 7

2.6. Осуществление предоплаты.. 7

2.7. Контроль готовности товара к отгрузке. 7

3. Организация доставки товара.. 8

3.1. Подготовка к отгрузке. 8

3.2. Выбор перевозчика. 8

3.3. Заказ доставки у перевозчика. 8

3.4. Страхование груза. 8

3.5. Организация таможенной очистки. 8

3.6. Контроль движения груза. 9

4. Получение товара.. 9

4.1. Подготовка к приемке. 9

4.2. Приемка и проверка товара. 9

4.3. Работа по претензиям.. 10

4.4. Принятие товара к учету. 10

5. Выполнение условий после получения товара.. 11

5.1. Выплата бонуса. 11

5.2. Погашение кредиторской задолженности. 11

5.3. Возврат товара поставщику. 11

5.3.1. Возврат товара поставщику по договору реализации (ответственного хранения). 11

5.3.2. Возврат товара поставщику,  в связи с несоответствием количества и качества поставленной продукции условиям заключенного договора. 12

5.4. Использование гарантии поставщика. 12

1. Планирование закупок

На данной стадии происходит определение потребности в товаре. Закупка может осуществляться по двум причинам:

·  по инициативе отдела закупок

·  по инициативе другого основного подразделения (продажи, сервис, производство)

 Таким образом, ответственность за решение о закупке товара  в первом случае несет руководство отдела закупок, а во втором – основного подразделения.

Планирование закупок может быть краткосрочным и долгосрочным.

1.1. Определение потребности в товаре

Для определения потребности в товаре Отдел закупок запрашивает Склад по текущим свободным и зарезервированным остаткам на складах.

Основные подразделения предоставляют план продаж на определенный период с учетом сезонных колебаний спроса и потребности в товаре под конкретные заказы.

На основании полученных данных Отдел закупок определяет количество требуемого товара на определенный период – план поставок.

1.2. Составление плана закупок

План закупок (или оперативное планирование) является рабочим инструментом отдела закупок для ежедневного анализа склада и принятия решения о закупках товара у поставщиков.

План закупок актуален на текущий момент и определяет необходимость заказа у поставщиков и дату заказа таким образом, чтобы к определенному моменту требуемый товар присутствовал на складах группы или, в случае необходимости, на складе покупателя.

Для определения возможности закупки требуемого товара в определенный период Отдел закупок должен обладать информацией о сроках доставки конкретного товара от поставщика до нашего склада. От срока доставки зависит период, на который должно производиться планирование закупок.

Менеджер по закупкам  составляет план закупок с учетом плана поставок, сроков доставки, данных о неснижаемом остатке товара на складе, прогнозируемого уровня складских запасов в определенный момент времени и вместимости складов группы.

План закупок включает в себя:

·  Наименование товара

·  Количество

·  Основной поставщик

·  Предположительное место (страна) отгрузки товара

·  Планируемую дату заказа поставщику

·  Планируемую дату прихода товара

·  Планируемую цену товара (исходя из прайс-листа поставщиков либо по данным предыдущих закупок)

·  Планируемую дату и сумму оплаты

План закупок передается в ТТО для согласования возможностей доставки (в случае необходимости) и для определения планируемых расходов на доставку, таможню, страхование и прочие прямые расходы, связанные с поставкой товара. После согласования план закупок утверждает АУП Спецтехники. После утверждения отдел закупок уведомляет склад о планируемом количестве и дате прихода товара.

На основании утвержденного Плана закупок Отдел закупок формирует План оплат поставщикам, который подлежит согласованию с казначейством.

1.3. Составление прогноза закупок

Прогноз закупок (или долгосрочное планирование) формируется отделом закупок на длительный период (год и более) на основе плана продаж, оборачиваемости и текущего состояния склада.

Долгосрочное планирование в основном осуществляется в период процесса бюджетирования деятельности Группы на следующий год и согласовывается наряду с общим бюджетом компаний. Прогноз закупок допускает планирование прихода товара по товарным группам и состоит из следующей информации:

·  Наименование товарной группы

·  Количество для техники

·  Основной поставщик

·  Предположительное место (страна) отгрузки товара

·  Планируемая стоимость товара (исходя из прайс-листа поставщиков либо по данным предыдущих закупок)

·  Планируемый период прихода товара

·  Планируемый период оплаты поставщикам

Прогноз закупок передается в ТТО для согласования возможностей доставки (в случае необходимости) и для определения планируемых расходов на доставку, таможню, страхование и прочие прямые расходы, связанные с поставкой товара.

После отражения необходимых данных План закупок утверждает АУП Спецтехники и план передается в управление контроллинга для архивации и хранения.

2. Заказ товара

2.1. Выбор поставщика