На основании плана закупок менеджер по закупкам делает запрос основным поставщикам. Запрос производится в форме электронного письма с указанием требуемой номенклатуры и ее спецификации. Анализируя условия поставки товаров, факт наличия товара на складе поставщика, срочность поставки, менеджер по закупке определяет оптимального поставщика и оптимальные условия поставки на требуемый товар.
Менеджер по закупкам формирует заявку поставщику с указанием требуемого товара, его характеристик и количества, и пересылает данную заявку поставщику.
Заявка должна содержать следующую информацию:
· наименование товара (техники, запчастей);
· наименование поставщика
· количество заказываемого товара;
· стоимость товара (по ценам поставщика)
· расходы на таможню (по нормативам, поставщику не пересылаются);
· стоимость доставки (по нормативам, поставщику не пересылаются);
· ориентировочные сроки доставки;
· прочие условия (при необходимости).
Менеджер по закупкам получает ответ от поставщика, согласует условия, сроки доставки и оплаты; получает подтверждение от поставщика товара (Order Confirmation). После подтверждения поставки, менеджер по закупкам информирует ТТО о заказанном товаре и сроках его готовности. ТТО уточняет информацию по дополнительным расходам (таможня, доставка).
В случае если товар, требуемый основным подразделениям (продажи, сервис, производство), недоступен в настоящий момент на складах Компании, сотрудник основного подразделения обращается с запросом в Отдел закупок на получение информации о стоимости и прочих условиях поставки требуемого товара.
Отдел закупок предоставляет информацию, аналогичную заказу поставщику, для Анализа сделки на основании уточненных, согласованных с поставщиком данных (п. 2.2). Если предоставленная информация подлежит изменению (изменение любого пункта заявки поставщику), Отдел закупок согласует с основным подразделением корректировку «Анализа сделки». Информация, предоставленная по запросу основного подразделения, может быть использована при составлении плана поставок.
В соответствии с условиями заказа заключается договор на поставку с потенциальным поставщиком товара (в случае его отсутствия или в случае необходимости его заключения). В договоре указываются основные условия поставки товара:
· Наименование товара (его основные характеристики)
· Количество, комплектность
· Цена
· Условия и сроки поставки товара
· Условия и сроки оплаты (график платежей)
· Условия гарантийного обслуживания и т.д.
В случае долговременного сотрудничества с поставщиком может заключаться единый договор, в котором стороны договариваются о сотрудничестве и основных условиях поставки товара. Конкретные условия доставки, оплаты, характеристики товара указываются в отдельных доп.соглашениях либо спецификациях к договору.
В случае единичного обращения к поставщику - договор может не заключаться, возможны взаиморасчеты с поставщиком посредством выставления счета.
В случае заказа товара на склад может заключаться договор на реализацию: при заключении такого договора (ответственного хранения, выставки) поставщик передает товар на ответственное хранение, переход права собственности при этом не происходит. У Компании существует обязательство либо вернуть данный товар в течение определенного оговоренного срока времени, либо оформить договор купли-продажи, в случае реализации данного товара или по истечении определенного срока времени, указанного в договоре.
Договор на поставку согласуется с юридическим отделом, бухгалтерией, АУП Спецтехники, валютный договор – с казначейством.
После согласования с подразделениями Группы договор передается на подписание поставщику. Подписанный сторонами договор на поставку передается отделом закупок в контроллинг, где он архивируется и хранится.
После получения договора контроллинг передает копии договора в бухгалтерию и казначейство (если договор на импорт товара заключен с одним из юридических лиц Группы).
Если договор на импорт товара заключен с одним из юридических лиц Группы, оформляется паспорт сделки. Для этого отдел закупок передает проект договора в казначейство для отправки его на проверку в отдел валютного контроля банка. Банк проверяет данный договор, вносит необходимые корректировки и отправляет в казначейство Группы. Казначейство передает проект договора с корректировками в отдел закупок проекта на внесение исправлений, скорректированный вариант вновь отправляется в казначейство на согласование с отделом валютного контроля банка. После подтверждения банком казначейство передает окончательный вариант проекта договора в отдел закупок.
После утверждения договора казначейство готовит документ Паспорт сделки. Паспорт сделки оформляется в 2-х экземплярах и отправляется в банк для согласования. Банк присваивает номер Паспорту сделки, ставит печать и передает один экземпляр обратно в казначейство. Казначейство передает оригинал Паспорта сделки в контроллинг, где он прикладывается к оригиналу договора и хранится. Номер паспорта сделки используется при осуществлении оплаты поставщику. После оплаты банк может запросить также справку о подтверждающих поставку документах по этой сделке. Также паспорт сделки используется ТТО для прохождения таможенного контроля.
В соответствии с условиями договора в случае необходимости происходит предоплата заказа (частичная либо полная). Для осуществления платежа отдел закупок предоставляет счет на оплату в контроллинг, который включает его в реестр платежей.
Казначейство предоставляет информацию в отдел закупок о произведении платежа и платежных реквизитах. Отдел закупок с помощью выбранного средства связи информирует поставщика о произведенном факте оплаты, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору.
Поставщик, при получении уведомления о выполнении Группой «Союз» обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление менеджеру по закупкам, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку, согласно условиям поставки по договору. Менеджер по закупкам в случае необходимости сам регулярно связывается с поставщиком и контролирует процесс готовности товара к отгрузке.
Уведомление от поставщика об отгрузке либо о готовности к отгрузке (в факсовой форме или в форме e-mail письма) менеджер по закупкам передает в бухгалтерию и ТТО.
Организация доставки закупленного оборудования на склад Группы или напрямую покупателю может осуществляться как силами Группы (либо сторонней организации – перевозчика), так и силами поставщика.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.