На основании условий договора с поставщиком и уведомлений о сроках готовности товара к отправке менеджер по закупкам формирует список отгрузки на основании дат готовности, габаритных характеристик товара и приоритетов (высший приоритет, если товар идет под заказ). Менеджер по закупкам оформляет заявку на доставку товара на основании списка отгрузки, и передает заявку и список в ТТО. При организации доставки запасных частей от зарубежного поставщика кроме заявки на доставку и списка отгрузки в ТТО передается менеджером по закупкам инвойс от поставщика.
После получения заявки на доставку специалист ТТО размещает заказ на транспортировку в транспортной компании. Транспортная компания–перевозчик выбирается исходя из оптимального соотношения необходимых критериев, таких как стоимость, сроки и качество оказываемых услуг, наличие договорных отношений, необходимого вида транспорта для осуществления доставки.
После выбора оптимального перевозчика – специалист ТТО заключает договор на оказание транспортных услуг (в случае необходимости или отсутствия такового) либо взаиморасчеты с выбранной транспортной компанией осуществляются посредством выставления счета.
В договоре указываются основные условия взаимоотношений между Группой и транспортной компанией: условия оплаты, ответственность за сохранность и доставку груза и т.д.
Оплата услуг транспортных компаний производится на основании счета. Счет подается в оплату через отдел контроллинга. Оплату счета контролирует специалист ТТО.
Все перевозимые грузы страхуются, поэтому специалист ТТО, ответственный за организацию перевозки, оформляет заявление на страхование груза. Заявление составляется на специальном бланке страховой компании. Страховая компания представляет страховой полис на груз и счет за услуги. Оплата счёта производится аналогично оплате услуг перевозчика (см. п. 3.3).
В случае доставки импортного товара специалист ТТО готовит документы, необходимые таможенному брокеру для таможенной очистки груза (по запросу). Для подготовки документов для таможенного брокера специалист ТТО должен получить от менеджера по закупкам техническую информацию о грузе в виде сертификатов и пр. на товар.
Специалист ТТО, до прибытия товара на таможенный пост, передаёт подготовленные документы таможенному брокеру.
Срок прибытия товара на указанный перевозчику таможенный пост контролирует специалист ТТО. По прибытии товара на таможенный пост специалист ТТО контролирует организацию таможенным брокером таможенной очистки груза и срок её выполнения. При необходимости участвует в процессе доказательства принадлежности оборудования к определённой группе ТН ВЭД, организуя подготовку и представляя экспертные заключения, переводы технической документации и другие документы.
По завершении этого этапа время прибытия товара на склад уточняется. Эта информация должна поступить в сервисный отдел и на склад для организации приемки товара.
Контроль движения груза состоит из следующих этапов:
- Получение подтверждения об отгрузке со склада поставщика. На этом же этапе решается вопрос о том, куда будет доставлен товар – на склад компании или заказчику.
- Специалист ТТО отслеживает исполнение заявки на перевозку транспортной компанией.
- Специалист ТТО контролирует прохождение товара через таможенный пункт
- Кроме этого, специалист ТТО контролирует местонахождение и состояние груза в процессе его доставки вплоть до конечного пункта, согласно договору. Контроль начинает производиться после получения Компанией уведомления, что товар отгружен со склада поставщика. Специалист ТТО фиксирует все отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий, для возможного дальнейшего выставления претензий поставщику либо транспортной компании.
По окончанию таможенной очистки специалист ТТО организует доставку оборудования со склада временного хранения (СВХ) на склад Группы, в случае, если такой сервис не был заказан транспортной компании заранее, и передачу первичных документов в бухгалтерию.
До прибытия товара на склад компании специалист ТТО устно или письменно уведомляет начальника склада о дате и времени прибытия груза, его массогабаритных характеристиках и виде транспорта, необходимости погрузо-разгрузочных работ.
Данные о времени прибытия техники на склад передаются в сервисный отдел для своевременного оповещения сервис-инженера, который в свою очередь должен обеспечить командировку механика на склад для осуществления приема техники.
В соответствии с условиями поставки по договору, компания принимает груз в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза. После получения товара, специалистами склада и сервисного отдела (в случае поставки техники) проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного товара с заявленными поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения.
При приёмке техники на склад, оформляется акт приема-передачи, отражающий состояние техники, её спецификацию и ЗИП.
В случае невыполнения или некорректного выполнения поставщиком отдельных условий договора, или отклонений от них, в соответствии с договором, осуществляется процедура выставления претензии. Обнаруженные повреждения, расхождения по номенклатуре, количеству, качеству, все несоответствия или повреждения отображаются в акте (Акт рекламации – в случае брака, Акт несоответствия – в случае несоответствия количества и качества товара условиям договора и т.д.)
При выявлении повреждений груза, произошедших по вине транспортной компании, претензионной работой занимаются специалисты ТТО. В случае если груз застрахован, и повреждение груза является страховым случаем, переговоры со страховой компанией о выплате возмещения ведёт начальник ТТО.
После приёмки и проверки груза производится процедура оприходования товара. На данном этапе сотрудник по складу формирует документ поступления товара на склад с указанием номенклатуры, количества и цены полученного товара. Товар приходуется на основании заказа поставщику (со всеми корректировками), сформированного менеджером по закупкам и на основании сопроводительных документов (ГТД, CMR, инвойс, товарная накладная). Товар размещается в месте хранения в соответствии с порядком хранения товара на складе.
В случае поступления на склад товара, по которому ведется учет по сериям, в документе поступления указывается серийный (заводской номер) и др. по необходимости.
По завершению перевозки и приемки товара на склад специалист ТТО собирает все документы, связанные с перевозкой и передаёт в бухгалтерию:
- Счёт от ТК;
- ТТН;
- Счёт-фактура от ТК;
- Акт выполненных работ от ТК
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.