Учет фактических данных по бюджетам. Схема учета фактических данных

 Тема 12. Учет фактических данных по бюджетам

Схема учета фактических данных

Учет фактических данных в подсистеме бюджетирования ведется по тем же принципам, что и планирование. Фактические обороты формируются в привязке к статьям оборотов по бюджетам, фактические значения остаточных показателей учитываются на том же плане счетов, на котором производится планирование. Такой подход обеспечивает сравниваемость фактических данных с данными сценариев планирования.

Общая схема учета фактических данных в подсистеме бюджетирования выглядит следующим образом:

Рис 12.1. Общая схема учета фактических данных

Таким образом, формирование бюджетных отчетов по фактическим данным происходит на основании тех же оборотов по статьям и остатков по счетам, что и при планировании. Отличием фактических данных от плановых в базе данных является незаполненное измерение "Сценарий". Если плановых данных может быть несколько (по числу введенных в систему сценариев планирования), то фактические данные всегда одни.

Фактические данные могут попадать в систему двумя способами:

• Ручной ввод. В этом случае вручную вводятся начальные остатки по счетам бюджетирования, а также обороты по статьям за каждый период. Проводки по счетам формируются автоматически по тем же принципам, что и при планировании, то есть определяются настройками статей оборотов.
• Получение данных из учетных регистров. Это более интересный путь, позволяющий автоматически получать фактические данные из любых учетных регистров системы, то есть из любой подсистемы "1С:Управление производственным предприятием 8.0". Например, сумма реализации может быть считана из регистра "Продажи" подсистемы "Управление продажами". Данные также можно считывать из подсистемы бухгалтерского учета, расчета зарплаты и любых других. При помощи этого механизма можно автоматически получать как остатки по счетам, так и обороты по статьям.

Для целей сравнения фактические данные должны иметь схожую аналитику с плановыми данными. Так, если при планировании сумма продаж разбивается по номенклатуре, то фактические продажи должны быть также введены в разбивке по номенклатуре. Это же касается и остальных измерений бюджетирования: ЦФО, Проекты, Контрагенты.

Как уже отмечалось, понятие "сценарий" к фактическим данным не применяется, поэтому периодичность учета фактических данных и валюта их учета отдельно не настраиваются. Фактические данные всегда учитываются с периодичностью День. Это позволяет сравнивать фактические данные с плановыми данными любой периодичности (от дня до года). И хотя каждая статья оборотов может иметь свою валюту, фактические данные учитываются в валюте управленческого учета. Пересчет происходит по курсу, заданному при настройке справочника валют (в регистре сведений "Курсы валют") на дату, к которой относятся эти данные.

Ручной ввод фактических данных

Для ввода фактических начальных остатков по счетам бюджетирования используется уже рассмотренный нами документ "Корректировка остатков по прогнозным балансам" (Меню: Баланс -> Корректировка остатков по прогнозным балансам).

Рис 12.2. Ручной ввод фактических остатков по счетам

Принцип заполнения документа аналогичен заполнению плановых остатков. Отличия состоят в том, что поле "Сценарий" остается пустым, а в таблице не заполняется колонка "Сумма сценария". Соответственно, контроль сбалансированности счетов по этой сумме не производятся. Все счета балансируются в валюте управленческого учета.

А вот для ручного ввода оборотов по статьям предусмотрен специальный документ "Учет фактических данных по бюджетам". Вводить фактические данные при помощи документа "Бюджетная операция" нельзя.

Рис 12.3. Ручной ввод оборотов по статьям

При ручном вводе оборотов реквизиты шапки "ЦФО", "Статья оборотов" и "Период" не заполняются, они нужны только в случае автоматизированного ввода. Поэтому в ручном режиме необходимо сразу приступить к заполнению табличной части.