Створення таблиць, запитів, форм, звітів, макросів та модулів в середовищі MS Access 7 (Лабораторний цикл), страница 11

- виділіть пункт «Мастер отчетов», натисніть кнопку ОК. Запуститься майстер звітів;

- у вікні «Создание отчетов» розкрийте випадаючий список «Таблицы/Запросы» і виділіть у ньому запит «Товары Комитента» (рис. 4.2);

- перенесіть всі поля зі списку «Доступные поля» у список «Выбранные поля»;

- у наступному вікні для групування записів по полю «ФИО», виберіть це поле і натисніть кнопку «>». Також виберіть наступний рівень групування - «Номер Карты». Натисніть кнопку «Далее» (рис.4.3).

  Рисунок 4.2   - Вікно «Создание отчетов»

Далі треба вказати спосіб сортування у межах груп. Розкрийте випадаючий список і виділить у ньому поле «Наименование». Потім виберіть сортування «по возрастанию».

У наступному діалоговому вікні виберіть вид макету в секції «Макет». Виберіть, наприклад, «Ступенчатый».

  Рисунок 4.3   - Завдання рівнів групування

Виберіть орієнтацію звіту - «Книжная» або «Альбомная» і натисніть кнопку «Далее».

У наступному діалоговому вікні майстра звітів зі списку стилів звіту виберіть стиль звіту. Далі задайте ім'я звіту - «Товары Комитента». Натисніть кнопку «Готово». Ви побачите свій звіт у режимі попереднього перегляду.

Самостійно створіть звіт «Лист продаж» на основі однойменного запиту.

4.3.3 Друк звітів

Відкрийте звіт у режимі попереднього перегляду. Щоб змінити параметри друку виконайте команду «Файл/Печать». У вікні, що відкриється є можливість змінити параметри друку і виконати сам друк. Крім того, послати звіт на друк можна через кнопку «Печать» на панелі інструментів.

4.3.4 Додавання обчислювального (підсумкового) поля

Додамо в кінці звіту «Лист продаж» підсумкове поле «Общая сумма», у якому буде наведена загальна сума, отримана від продажу всього товару:

- відкрийте звіт «Лист продаж» у режимі конструктора;

- додайте  поле в область «Примечание отчета»;

- змініть підпис на «Общая сумма»;

- зробіть це поле поміченим і введіть формулу, за якою будемо провадити розрахунки, тобто:  = Sum ([Цена]).

4.3.5 Використання групування у звітах

Під час створення звітів, крім можливостей, що надаються Вам майстом звітів, Ви маєте можливість самостійно редагувати звіти у режимі конструктора. Наприклад, Ви можете додати підсумкові надписи для дєяких груп записів. Так, якщо Ви хочете в звіті „Товары комитента” для кожного комітента виводити загальну суму, на яку він здав товару до крамниці, Ви повинні помістити таку інформацію у розділ „Примечание группы „ФИО”. Саме тоді така підсумкова інформація буде вивидитися у звіті по одному разу для кожного комітенту. Щоб отримати доступ до „Примечания группы” необхідно виконати команду „Вид / Сортировка и группировка”. З’явиться діалогове вікно „Сортировка и группировка” (див. рис. 4.4), де треба для групи „ФИО” встановити властивість „Примечание группы” в значення „Да”.

  Рисунок 4.4  – Форма „Сортировка и группировка”

Після цього у звіті з’явиться для групи „ФИО” примітка, куди необхідно помістити необхідні поля з обчислювальним полем та відповідні надписи.

4.3.6  Створення звітів для власної БД

Для власної БД створіть 2-3 звіти на базі таблиць та запитів. Обов’язково використовуйте в звітах обчислювальні поля та групування інформації (див. додаток Б).

4.4 Зміст звіту

Звіт повинен містити: мету роботи, порядок виконання з прикладами отриманих звітів з власної БД, висновки з роботи.

4.5 Контрольні питання та завдання

1. Чим відрізняються звіти від форм?

2. Які можливості має майстер звітів?

3. Як додати обчислювальне поле у звіт?

4. Як побудувати запит на SQL у середовищі MS Access?