Здесь следует обратить внимание на заголовок таблицы. Верхняя строка не участвует в сортировке, т.е. остается заголовком, если формат или тип данных в ней отличается от этих параметров для основных данных таблицы. Если таких различий не наблюдается, верхняя строка заголовка будет отсортирована вместе с другими данными. Чтобы гарантированно исключить внесение заголовка, а также итоговых сумм (если есть) в сортировку и, вообще, ограничить область сортировки нужной информацией, следует предварительно выделить только нужные данные, исключая заголовки и итоги. Поскольку в этом случае Excel тогда не знает, по какой из колонок сортировать данные, эту информацию нужно указать явно с помощью окна Сортировка диапазона из меню Данные+Сортировка (см. ниже).
Используя несколько раз только кнопки сортировки, можно выполнить и сложную сортировку данных. Положим нам нужно упорядочить данные из таблицы на рис. 8.0-2 по именам сотрудников таким образом, чтобы их продажи были представлены в алфавитном порядке названий товара. Для этого следует сначала установить курсор в любое место столбца Товар и отсортировать его по возрастанию, а затем то же самое сделать в столбце Имя. Результат сортировки приведен на рис. 8.1-1. Вообще, если нужно отсортировать данные по нескольким ключам, сортировка выполняется с “младших” значений к “старшим”.
Универсальное средство сортировки содержится в меню Данные+Сортировка. Здесь вызывается окно диалога, позволяющее сразу указать иерархию сортировок (до трех уровней вложенности), а также определить, включается или нет верхняя строка в область сортировки (раздел Идентифицироватьполяпо). Если установлен переключатель по подписям – заголовки остаются неприкосновенными, если по обозначениям столбцов – они включаются в сортировку. На рис. 8.1-2 изображено окно Сортировка диапазона с введенными ключами двухуровневой сортировки Имя+Товар. Данные будут отсортированы по именам, а внутри – по товару. Кнопка Параметры открывает окно (на рис. 8.1-3 для первой колонки Имя из таблицы на рис. 8.0-2), уточняющее режим сортировки. Результат будет таков же, как и на рис. 8.1-1.
Рис. 8.1-3
По умолчанию предлагается Обычныйпорядок. Если нажать кнопку прокрутки (кнопку с треугольником) откроется меню, содержащее все списки (собственные списки для Excel или созданные пользователем), в соответствии с которыми и будут отсортированы данные. Применение списков позволяет сортировать данные в последовательности, определяемой списком, т.е. в порядке, установленном самим пользователем Excel. Например, нам нужно отсортировать таблицу по виду товара, но не по алфавиту, а по сфере использования. Положим, сначала должна идти электронная аппаратура (телевизор, видео, приемник), затем бытовая техника (холодильник, плита), затем мебель (шкаф, стул, стол). Если мы создадим список из всех этих слов: телевизор, видео, приемник, холодильник, плита, шкаф, стул, стол (используя меню Сервис+Параметры+вкладка Списки), то сможем расположить в таблице наш товар указанным образом.
Кроме того, может быть учтен регистр букв (заглавные/строчные буквы) при сортировке и, наконец, только здесь можно выбрать сортировку и по горизонтали (Сортировать – столбцы диапазона).
8.2. Фильтрация
Аппарат фильтрации позволяет выделить нужные данные среди имеющихся. Средства фильтрации доступны через меню Данные +Фильтр, которое вызывает вспомогательное меню (рис. 8.2-1).
Пункты меню означают следующее.
Автофильтр – назначение средств фильтрации на каждое поле данных таблицы. Если предварительно выделены определенные столбцы, средства автофильтрации будут назначены только им. Повторный выбор этого пункта отменяет режим Автофильтрации (галочка-пометка будет снята).
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.