Excel, обобщение данных, страница 23

Рис. 8.6-10. Заполненный шаблон (поля представлены именами)

Содержание основного документа со всеми подробностями можно увидеть, если отобразить все поля с помощью клавиш Alt+F9 (рис. 8.6-11). Обратный переход осуществляется аналогично.

Рис. 8.6-11. Заполненный шаблон (поля раскрыты)

           – кнопка Поля/Данные позволяет нам перейти в режим просмотра основного документа с конкретными данными (аналогично рис. 8.6.-2) или вернуться в режим показа полей.

                                 – эти кнопки дают возможность перемещаться внутри источника данных (в нашем случае внутри таблицы Клиенты). В маленьком окошке показывается номер предъявляемой строки внутри диапазона DOLG.

 

              Теперь, наконец, вернемся в окно Слияние (рис. 8.6-4) для завершения процесса генерации серийных документов. Поскольку уведомление нужно посылать не всем клиентам, а только тем, у кого истек срок кредита и у кого долг больше 10 т. руб., нам нужно еще выполнить отбор записей для писем. Заметим, что в разделе Объединение окна Слияние появилась нужная нам кнопка  Отбор записей  , с помощью которой мы отфильтруем желаемое подмножество.

Рис. 8.6-12. Окно отбора данных (должников)

 

Рис. 8.6-13. Окно Слияние после завершения операций

Щелчок по ней вызовет окно Отбор записей, где мы выберем одноименную вкладку (рис. 8.6-12) и введем критерий отбора (в нашем случае Задержка>0 И Сумма >10). Такой критерий может быть достаточно сложным (до 6-ти условий, связанных функциями И/ИЛИ). Одновременно здесь же (вкладка Сортировка записей) возможна и сортировка на глубину до трех уровней. Если теперь нажать кнопку  Объединить  , в окне Слияние можно указать “пункт назначения” документа. Если здесь выбрать Новый документ, формируется файл с именем Формы1. DOC, где на каждом листе будет представлено одно уведомление. Далее их можно напечатать, вложить в конверты и отправить адресатам. По завершении всех описанных действия окно Слияние примет вид, изображенный на рис. 8.6-13.