Excel, обобщение данных, страница 21

Рис. 8.6-1. Файл Клиенты.xls

Положим, источником таких данных является Excel-таблица Клиенты.xls (рис. 8.6-1), содержащая сведения о кредитах (колонка Сумма), взятых в банке некоторыми фирмами и ожидаемых датах их возврата. Здесь в столбце F (Задержка) вычисляется число дней задержки выплат (F4=ЕСЛИ( B$1>E4;B$1-E4;0)) относительно установленной даты, а в клетке D9 – сумма всех просроченных долгов клиентов (D9=СУММЕСЛИ(F4:F8;">0";D4: D8)).

Рис. 8.6-2. Желаемый вид уведомления

Нам требуется сформировать и разослать массовые уведомления должникам о возврате кредита, превышающего 10 т. руб., например, в виде документа, изображенного на рис. 8.6-2.

Поскольку не весь рабочий лист участвует в формировании серийных документов (не участвуют строки 1, 2 и 9 рис. 8.6-1), заблаговременно выделим на рабочем листе только содержательную часть таблицы (область А3:F8) и присвоим ей имя DOLG.

Создать такие документы можно с помощью текстового процессора MS Word, где следует выполнить следующие действия:

w Ввести текст уведомления без конкретных данных (рис. 8.6-3). Назовем этот документ-шаблон именем Уведомление.doc. Если такой документ уже имеется на диске, им также можно воспользоваться.

w Через меню Word Сервис+Слияние вызвать окно Слияние (рис. 8.6-4), где соединить текст уведомления с данными из таблицы.

Здесь мы имеем дело с тремя объектами:

Основной документ – документ Word с текстом уведомления (у нас файл Уведомление.doc).

Источник данных – таблица Excel с данными о фирмах-должниках (у нас файл Клиенты.xls).

Объединение – готовый документ, в котором соединяется текст уведомления с конкретными данными должников.

Рис. 8.6-3. Пустой шаблон уведомления (Уведомление.doc)

 

Последовательно рассмотрим технологию формирования серийных документов.

 

            Формируем или выбираем на диске Основной документ. Щелчок на кнопке Создать вызовет список-меню, где запрашивается тип будущих серийных документов (рис. 8.6-5).

Если выбрать пункт Каталог в качестве типа серийного документа, все уведомления будут выводиться сплошным потоком без разбивки на страницы. Это удобно для небольших документов. Тогда по завершении печати, их можно будет отделить ножницами.