Создание электронной таблицы "Товарно-транспортная накладная", страница 6

7. Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных, устанавливаем флажок Создавать связи с исходными данными. В нашем случае это не нужно выполнять, так как связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже участвующие в консолидации.

После установки всех необходимых параметров нажимаем ОК.

Также нужно иметь в виду, что при консолидации данных по расположению заголовки категорий исходных областей не копируются автоматически в область назначения. Если в области назначения требуется разместить заголовки, нужно скопировать или ввести их вручную.

После выполнения консолидации некоторые полученные данные не имеют смысла (например, сумма прейскурантных номеров). Поэтому просто удалим их из таблицы.

После проведённых действий получили консолидированную таблицу, в которой рассчитаны: общее количество единиц по каждому из четырёх видов продукции отправленных, принятых и отказанных, и на какие суммы отправлено, принято и не принято каждый из выпускаемых видов продукции.

5. Добавление промежуточных итогов

В большом списке для автоматического структурирования данных листа могут быть использованы промежуточные итоги. Имеется возможность «вложения» или вставки итогов для групп, находящихся внутри больших групп, что полезно при подведении итогов в группах значений. Кроме того, итог может быть удален из списка, и исходные данные не будут изменены.

Итоги можно вставить, руководствуясь такими рекомендациями:

1.  Отсортировать список по столбцу, для которого необходимо подвести промежуточный итог. Например, чтобы просуммировать общую стоимость  товара с одинаковым процентом торговой скидки, сортируем список так, как описано в примере сортировки списка по двум ключам (см. выше).

2.  Указать ячейку в этом списке или выделить список.

3.  Выбрать команду Итоги в меню Данные.

4.  Выбрать столбец, содержащий группы, по которым необходимо подвести итоги, из списка При каждом изменении в. Это должен быть тот столбец, по которому проводилась сортировка списка на первом шаге (у нас столбец 7).

5.  Выбрать функцию, необходимую для подведения итогов, из списка Операция. В данном случае это функция, подсчитывающая сумму.

6.  Выбрать столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги, в списке Добавить итоги по. В данном случае это графы 11-16.

После этого в нашем примере необходимо удалить итоговую строку, так как она посылается на диапазон, в который вставились промежуточные итоги, что повлияло на конечный результат. Её роль будет выполнять строка Общий итог. Для удаления строки выделим её и выполним команду Правка/Удалить.


Вид таблицы с промежуточными итогами представлен в приложении 6.

6. Предварительный просмотр и печать таблиц

Excel автоматически разбивает лист на страницы, если установлен флажок Авторазбиение на страницы на вкладыше Вид диалогового окна Параметры (на листе появляются штриховые линии). Иногда разбиение на страницы удобно выполнить «вручную». Для этого необходимо установить курсор в ячейку справа и снизу от предполагаемой линии разрыва и выполнить команду Вставка/Разрыв страницы. Для удаления разрыва нужно поставить курсор в ту же ячейку и выполнить команду Вставка/Убрать разрыв страницы.

Для установки параметров страницы необходимо выполнить команду Файл / Параметры страницы.

На вкладке Страница можно установить размер бумаги, ориентацию страницы (книжную или альбомную), масштаб, номер первой страницы.

На вкладке Поля можно установить размеры полей и центрирование таблицы по листу при печати (горизонтальное и вертикальное).