Документооборот в организациях и учреждениях. Методика подготовки документов ограниченного доступа

Оглавление

Документооборот в организациях и учреждениях. 1

Методика подготовки документов ограниченного доступа. 4

Документооборот в организациях и учреждениях.

Документооборот – это цикл прохождения документа от момента его создания или поступления в организацию до направления его в архив, отправки адресату или уничтожения.

 

Совокупность документов, создаваемых и используемых в процессе документооборота, сами документы и весь объем делопроизводственных операций называется документационным обеспечением системы управления.

Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента его поступления в организацию или создания, до момента направления документа в другую организацию, передачи в архив или уничтожения.

К основным видам работ в ходе деятельности организации относятся: прием, регистрация, рассмотрение документов руководителями, передача их исполнителям для работы, само исполнение документов, контроль исполнения, формирования дел, отправка документов в другие организации, передача дел и отдельных документов в архив и уничтожение дел.

Распределение обязанностей сотрудников, занятых в управленческом цикле организации. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность и исключает дублирование функции. Весь процесс в ходе работы с документами должен найти свое отражение в функциональных обязанностях сотрудников делопроизводственного персонала.

Наиболее успешная организация документооборота ограниченного доступа реализуется тогда, когда наряду с ведомственными инструкциями разрабатываются должностные инструкции для каждого сотрудника каждого предприятия.

В целом на текущий момент времени, подготовка, исполнение, оформление, использование док, в т. Ч . док. Ограниченного доступа, также организации… регламентируются рядом правовых актов, к числу основных относятся:

1.  ФЗ 27.07.2006 №149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;

2.  ФЗ «О персональных данных» ----------------дополнить!!

3.  ФЗ от 29.07.2004 №98 «О коммерческой тайне»;

4.  Закон РФ от 21.07.1993г. №5485-1 «О государственной тайне» (последние изменения в 2008г);

5.  Указ президента РФ от 30.11.1995г. №1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»;

6.  Указ президента от 06.03.1997г. №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

7.  Указ президента от 23.09.2005г. №1111 «О внесении изменений перечня сведений конфиденциального характера»;

8.  Указ президента РФ от 11.02.2006г. №90 «О перечне сведений, отнесенных к гос.тайне.»

9.  Постановление правительства 03.11.1994 №1233 «Об утверждении положения, о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах государственной власти»;

10.  Постановление правительства от 4.09.1995 № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну к различным степеням секретности».

11.  Постановление правительства 28.10.1995г. №1050 «Об утверждении инструкций, о порядке допуска должностных лиц к ГТ»;

12.  Постановление правительства 05.01.2004 №3-1. Утверждает инструкцию по обеспечению режима секретности в РФ.

13.  ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ Р511-41 1998г.

14.  ГОСТ «Унифицированные системы докуменации. Унфицированная сисема организационно-распределительной документации. Требования к оформлению документов» Р6.30 2003г

Не могут относиться к ГТ:

·  конституция и законы РФ

·  Сведения о золотовалютном фонде

·  Гос. Долга

·  Величине дефицита или профицита

·  Сведения о состоянии здоровья высших должностных лиц (президент РФ, председатели парламента, секретарь РФ , члены совета федераций, депутаты гос. Думы, а также лица, имеющие статус федерального министра).

·  Сведения о стихийных бедствиях, ЧП, эпидемиях, эпизаотиях (эпидемия у животных)

·  О количестве погибших, получивших травмы в этих событиях, а также нанесенном при этом ущербе.

·  Сведения о состоянии экологии, об экологических бедствиях, катастрофах и об угрозах жизни и здоровью людей, связанных с состоянием экологии.

·  Сведения о состоянии преступности и иных криминологических показателях.

Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента их создания или получения, и заканчивая уничтожением или передачей на архивное хранение.

Режимно-секретное подразделение (РСП)

Обязательные, возможные виды работ для документов

Составные части режимного делопроизводства	Операции режимного делопроизводства	Виды документов
		Входящие	Исходящие	Внутренние
Делопроизводство	Составление проекта док	-	+(обязателен)	+
	Согласование проекта документа со специалистами	-(не используется)	*(возможен)	*
	Проверка правильности оформления документов	-	+	+
	Утверждение и подписание документа руководителем	-	+	+
	Регистрация документов	*	*	*
	Рассмотрение документов руководителем и наложение резолюций	+	*	*
Организация работы с режимными документами	Контроль исполнения	*	*	*
	Исполнение документов	*	-	+
	Формирование дел	+	+	+
	Текущее хранение и использование	+	-	+
	Передача на архивное хранение	*	-	*
	Уничтожение документов	*	-	*

Методика подготовки документов ограниченного доступа

В ходе создания документов исполнители составляют цикл подготовки и исполнения документов. В общем виде мы включаем следующие операции:

1.  Сбор исходных данных, необходимых для подготовки и исполнения документов

2.  Составление проекта документа

a.   определиться с типом документа

b.   кому необходимо направить данный документ

c.  какую форму представления будет иметь этот документ

3.  Согласование документа с соисполнителями или специалистами. На этом этапе будет не лишним согласовать с руководителем.

4.  Непосредственно исполнение документа.

5.  Проверка правильности оформления документа [исправление ошибок]

6.  Предоставляется руководителю организации для подписи и утверждения

7.  Если документ исходящий, то может быть отправлен. Если содержит ГТ, то должен пройти регистрацию в режимно-секретном подразделении.