14 – Место составления или издания документа. Если документ не содержит сведений, составляющих ГТ или КТ, то указывается полный адрес в соответствии с административно-территориальным делением субъектов РФ на текущий момент. Сокращается: обл., г., нац. Окр., АО, р-н, пгт – поселок городского типа, если п. – поселок сельского типа, если пос. – то статус поселка не определен, с. – село, ст. – станция, ст-ца – станица, д. – деревня, х. – хутор, к. – кишлак, сл. – слобода. Мкр – микрорайон, ул. – улица, пр-т – проспект, пл. – площадь, пер. – переулок, пр. – проезд. Если после названия улицы идет д. – то это дом, копр. – корпус, стр. – строение, кв. – квартира, оф. – офис, к. – комната, каб. – кабинет. Край, аллея, улус, аул, аил, аймак не сокращаются.
Если состоит из двух слов, то оба слова пишутся с заглавной буквы, например, «Республика Татарстан».
Субъекты должны располагаться от большего к меньшему. В тексте документа должны располагаться от меньшего к большему, например, «родился в селе Петропавловка, Казанского района, Петропавловской обл.»
С 2006 г. адресация на почтовых конвертах должна начинаться от ФИО, заканчиваться индексом, например, «Директору Петропавловского тостерного завода, село Бушуево, Еврейский Район, жидовской обл. 123456.
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа. Оформляется в виде «На №______от______». Находится в угловом штампе. В документах ограниченного доступа ставится обязательно.
Гриф ограничения доступа. Ставится в верхнем правом углу. Например «Для служебного пользования». Ниже на таком же уровне ставится номер экземпляра. «Экз. №1». Могут ставится следующие пометки ниже: ссылка на перечень сведений, составляющих государственную тайну, помечаются грифом не ниже «Совершенно секретно». Может проставляться дата рассекречивания документа. Могут проставляться иные ограничительные пометки, предусмотренные законом РФ «О государственной тайне», ФЗ «О коммерческой тайне».
«Лично» - в этом случае документ может быть вручен только тому лицу, которое указано в адресации, и никому другому. «Литер-м» - на тех документах, в которых описаны мероприятия, связанные с деятельностью организации при наступлении войны или введении мобилизационного периода.
15 – Адресат – ниже на 2-3 строки, справа, ниже грифа ограничения доступа. Например, «Администрация Энской области [пропускается одна строка] г. Энск». Такую адресацию нежелательно применять для режимно-секретного делопроизводства. Желательно «Администрация Энской области [одна строчка]Департамент транспорта [пропускается одна строчка] г. Энск». «Администрация Энской области Руководителю Департамента транспорта В.А. Сидорову г. Энск». В адресации нельзя применять сокращения. Должность и фамилию ставятся в дательном падеже. Инициалы ставятся перед фамилией.
Указывают полный почтовый адрес, если нет грифа секретности.
16 – Гриф утверждения начинается со слов УТВЕРЖДАЮ, ниже указывается должность, например «Губернатор Забугорного края», ниже подпись, расшифровка, ниже дата. Располагается ниже 15 реквизита с отступом 2-3 строки. Если больше одного и меньше трех, то левее первого утверждения. Если больше 3 утверждений, то выносятся на отдельный лист и помещается самым первым.
17 – резолюция. Это реквизит, который не имеет строгого местоположения, располагается на любом свободном участке лицевой стороны первого листа документа. Если нет места на 1 листе, то размещается на отдельном листе и прикрепляется к основному документу. В ней должно быть ФИО руководителя, краткое содержание задания со сроками исполнения, личная подпись руководителя и дата наложения резолюции.
Реквизиты 10 и 18 всегда используются вместе. Реквизит 10 указывает, что это за документ, а 18 – в краткой форме показывает, о чем этот документ.
От того, что заканчивается ниже, оформляется реквизит 10. Например, «АКТ», строчкой ниже «проверки состояния режимного делопроизводства в КБ Спецавтоматика». Точка не ставится и переносятся по словам.
В служебных письмах реквизиты 10 и 18 отсутствуют.
19 – отметка о контроле. Ставится если исполнение взято на контроль руководителем какого-либо уровня. Ставится внизу справа штампик с буквой «К________», куда ставится дата и подпись.
20 – текст документа. Это единственный реквизит, который оформляется не через 1 интервал, как все реквизиты, а через 1,5 интервала. Сам текст разбивается на абзацы и начинается с абзацного отступа. Абзацный отступ может быть от 5 до 12,5 мм. При этом абзацы во всем документе должны быть одинаковыми. Распространены отступы 1 см. Рекомендуемая величина абзаца – 4-6 предложений. Иначе текст будет трудно воспринимаемым.
В установочные данные входят ФИО, дата рождения, семейное положение, гражданство (для иностранцев), данные об образовании, месте жительства.
Вступление, основная часть и заключение должны быть согласованы и неразорваны. Требования: фамильно-именная группа пишутся всегда полностью, заглавными буквами, если документ пишется от руки, то пишется заглавными печатными буквами. Фамильно-именная группа всегда должна быть в именительном падеже.
Например:
«Нами в ходе оформления допуска для работы со сведениями, составляющими коммерческую тайну, изучается старший инженер НПО «Алмаз»
ТОЛКАЛИН АЛЕКСЕЙ ПАВЛОВИЧ
1980 г. рожд., уроженец г. Бердск Новосибирской обл……
Который в своей автобиографии указал, что в период с … до … работал на вашем предприятии в должности…
Просим Вас… [текст]…»
Когда в тексте документа необходимо указать адрес: в угловом штампе название географических пунктов, места указываются по принципу от меньшего субъекта к большему [проживает в г. Бердск Новосибирской области…]. Если заполняется бланковый документ, где есть графы с указанием адреса, то адрес пишется раздельно в соответствующих графах в именительном падеже.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.