21 – отметка о наличии приложения. Отступаем 2-3 строчки, пишем в левом углу: ПРИЛОЖЕНИЕ: справка о стоимости выпускаемой продукции, DVD рег. № 2 от 04.05.2012, файл price.xls, конфиденциально. Если несколько приложений, они пронумеровываются. Если приложений несколько, то также и пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ в именительном падеже единственного числа.
22 – подпись. Если документ пишется на чистом листе, то подпись должна содержать должность, название предприятия, воинское звание, если имеется, саму подпись, расшифровку, дату. Ставится слева без отступов. Например:
«Начальник отдела рекламы
ООО «Как бы радио» САМА ПОДПИСЬ В. П. Павлов
07.05.2012
Важно, чтобы подпись была на обоих экземплярах, не только на том, который уйдет, но и на том, который подшивается в дело.
23 – особая отметка, если исполнение документа планируется несколькими подразделениями или несколькими организациями. Гриф согласования может проставляться если есть некий руководящий документ, на который предоставляется ссылка, чтобы исполнить именно так или иначе. Гриф согласования проставляется у левой границы, отступив 2-3 строки от подписи. СОГЛАСОВАНО. Ниже указывается должность, фамилия, инициалы, ниже проставляется дата.
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела кадров [подпись] А. М. Емельянов
21.05.2012 г.
Если блоков больше одного, то второй располагается справа. Третий по центру. Если больше трех, то грифы согласования выносятся на отдельный лист, он получает нумерацию последнего листа документа, располагаются также – по 3 на строке.
24 – Виза согласования. Это специальная отметка, которая указывает, что должностное лицо, до которого должен быть доведен документ, ознакомлено с ним. Обычно визу согласования проставляют на оборотной стороне последнего листа документа. Виза согласования состоит из слова «ознакомлен», указания должности, подписи, расшифровки подписи и даты. В том случае, если документ является циркулярным, то слово «ознакомлен» разрешается выносить в качестве заголовка, а затем в виде списка оформляется перечень ознакомленных лиц. В отдельных случаях если необходимо заверить подпись, ее скрепляют печатью. Для этого используется реквизит 25
25 – Оттиск печати. Должен быть четким, несмазанным и полностью читающимся. Оттиск печати обязательно должен захватывать часть подписи должностного лица. Не разрешается ставить печать вне подписи. Следует отметить, что не всегда подпись заверяется печатью организаций. Иногда подпись заверяется другими штампами подразделений. Разрешается заверять круглой печатью кадрового подразделения.
26 – Отметка о заверении копии. Ниже всех элементов копии документа, отступив 2-3 строчки, у левой границы поля без кавычек набирается слово «ВЕРНО», ниже ставится должность, подпись, расшифровка подписи, а ниже – дата. В РСП не допускается неутвержденных копий с документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. В случае необходимости, каждая копия регистрируется в режимно-секретном подразделении как отдельный документ. На самом оригинале на обороте указывается, что с него снято такое-то количество копий такого-то числа. Для документов, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, копирование разрешается с разрешения ответственного должностного лица в соответствии с инструкциями, утверждаемыми руководителем организации. В установленных законом случаях бывает необходимо нотариально заверить копию документов. Если требуется заверить копию для документов, содержащих ГТ, печать ставится руководителем организации, которая является уполномоченной по работе с государственной тайной. Если это коммерческая организация с лицензией на ГТ, ставится еще и номер лицензии. Для сведений, составляющих коммерческую тайну, копия должна быть заверена руководителем организации или его заместителем, имеющим право подписи.
27 – Отметка об исполнителе. Включает инициалы исполнителя документа и номер его телефона, которые располагаются в левом нижнем углу на оборотной стороне последнего листа документа. В отношении документов, составляющих сведения, содержащие государственную тайну, предусмотрена более детальное описание. Если до 5 экземпляров, на обороте последнего листа каждого экземпляра проставляется регистрационный номер подразделения, количество экземпляров, наименование и рег. № носителя, дата носителя. Указатель рассылки экземпляра – куда направлен каждый экземпляр. АДРЕСАТУ_______. ЭКЗЕМПЛЯР № 2 В ДЕЛО и т. Д. Далее указывается фамилия и рабочий телефон автора, фамилия и рабочий телефон исполнителя, дата печати документа. Если документ исполнен, больше в производстве не находится, направляется в дело.
28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В этом реквизите отражаются краткие сведения об исполнении…
29 – Отметка о поступлении документа в организацию. Проставляется на нижнем поле первого листа документа в виде стандартного штампа режимно-секретного подразделения.
РСП ООО «Спецавтоматика»
Вх. № _____ от ________
Следует отметить, что реквизит 29 может проставляться от руки.
30 – Идентификатор электронной копии. Некоторые организации ведут банки данных документов, которые создаются в организации или поступают в них. В этом случае в документе поставляется идентификатор электронной копии документа. В идентификаторе указывается наименование (файл) копии документа, а также его полный электронный адрес с указанием носителя, на котором он сохранен. Следует отметить, что к документам, содержащим сведения, содержащие ГТ, этот реквизит применен быть не может, так как не разрешается банков данных для документов, содержащих государственную тайну. Государственные органы используют криптографическую защиту документов. Коммерческие организации не используют криптографическую защиту, потому что это очень дорого. Медицинские сведения (1 категория персональных данных) при передаче шифруются.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.