Устранение дефектов учета оперативных данных. Регистрация и хранение информации о выданных счетах-фактурах

Министерство образования Российской Федерации

Новосибирский Государственный Технический Университет

Кафедра экономической информатики.

Расчетно-графическая работа

По дисциплине «Информационные технологии в экономике»

На тему:  Устранение дефектов учета оперативных данных

Группа: ФБИ-03

Студент: Лапшин С. А.

Преподаватель: Денисов В.В.

Дата сдачи:

Новосибирск,

2003

Реферат

Расчетно-графическая работа «Устранение дефектов учета оперативных данных» представлена на 24 страницах, содержит 5 иллюстраций, 5 таблиц, 1 приложение и не содержит источников литературы.

Объектом исследования данной работы является подсистема учета выданных счетов-фактур пакета прикладных программ «1С: Предприятие 7.7». Целью работы является определение возможных ошибок учета оперативных данных в рамках объекта исследования, выявление последствий указанных ошибок и выработка рекомендаций по избежанию и устранению ошибок.

Ключевые слова:

Оперативный учет данных, система «1С: Предприятие 7.7», учет выданных счетов-фактур, дефекты составления первичных документов, рекомендации по избежанию и устранению ошибок.

Нормативные ссылки

В настоящем отчете о научно-исследовательской работе использо­ваны ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

ГОСТ 24.204-80 Требования к содержанию документа «описание постановки задачи».

РД 50-34.698-90 Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов.

Содержание

Введение. 5

1 Постановка задачи основного процесса. 6

1.1 Характеристика комплекса задач. 6

1.2 Выходная информация. 7

1.3 Входная информация. 9

2 Постановка задачи обнаружения и устранения дефекта. 12

2.1 Характеристика комплекса задач. 12

2.2 Выходная информация. 13

2.3 Входная информация. 13

3 Методы поиска и устранения дефекта. 15

3.1 Типовой технологический процесс поиска и устранения дефекта. 15

3.2 Операционная технология поиска дефекта. 16

3.3 Операционная технология устранения дефекта. 18

4. Рекомендации по предотвращению дефекта. 20

5. Ожидаемый эффект от внедрения предложенной методики. 21

Заключение. 22

Приложение А.. 23

Введение

Современные автоматизированные системы бухгалтерского и оперативного учета позволяют значительно снизить, а зачастую и исключить использование ручного труда на многих этапах процесса обработки информации о хозяйственной деятельности предприятия. Тем не менее, на одном из главных  этапов обработки информации, вводе оперативных данных, степень использования ручного труда крайне высока и зачастую просто не может быть снижена. Вследствие этого, именно при вводе оперативных данных чаще всего сказывается человеческий фактор, и возникают ошибки, влияющие на весь последующий процесс обработки. Указанные ошибки могут привести к значительным искажениям конечных результатов, что в свою очередь может повлечь штрафные санкции и прочие убытки для организации. В рамках данной работы рассмотрен процесс учета выданных счетов-фактур, реализованный в автоматизированной бухгалтерской системе «1С: Предприятие 7.7». В качестве ошибочной рассматривается ситуация, при которой два и более выданных счетов-фактур были выписаны на основании одного документа. Предпринята попытка выявить основные причины возникновения ошибок учета оперативных данных и проследить их дальнейшее влияние на процесс обработки информации. По итогам проведенных исследований предложены рекомендации по предотвращению возникновения указанных дефектов, а так же по ликвидации их последствий.

1 Постановка задачи основного процесса

1.1 Характеристика комплекса задач

1.1.1 Назначение комплекса задач

Регистрация и хранение информации о выданных счетах-фактурах

1.1.2 Перечень объектов, при управлении которыми решают комплекс задач

Процесс продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг.

Ведение журнала выставленных счетов-фактур.

Ведение книги продаж.

1.1.3 Периодичность и продолжительность решения

Счет-фактура составляется каждый раз при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг). Следовательно, периодичность решения задачи обусловлена частотой заключения сделок по продаже товаров (выполнению работ, оказанию услуг). Продолжительность хранения вторых экземпляров выставленных счетов-фактур – не менее пяти лет.

1.1.4 Связи данного комплекса задач с другими задачами

·  Учет реализации товаров, готовой продукции, оказания услуг

Исходными данными для выписки и учета выставленных счетов-фактур являются документы, подтверждающие возникновение обязательств со стороны покупателей, такие как расходная накладная, акт об оказании услуг и т.д. Счет-фактура на аванс может быть введен на основании приходного кассового ордера или выписки с расчетного счета по факту поступления аванса.

·  Ведение книги продаж

Запись в книгу продаж заносится на основании журнала выданных счетов-фактур.

·  Расчет налоговых обязательств

Выставленные счета-фактуры являются основанием для расчета сумм налога на добавленную стоимость, налога с продаж и акцизов.

·  Учет денежных средств

Счета-фактуры, выставленные покупателям, могут служить основанием для ввода платежных документов, подтверждающих погашение покупателями своих обязательств, например выписок с расчетного счета.

1.1.5 Распределение действий между персоналом и техническими средствами

Персонал:

–  общая настройка автоматизированной бухгалтерской системы;

–  заполнение справочников;

–  ввод документов – оснований для выставления счетов-фактур;

–  ввод выставленных счетов-фактур;

Технические средства:

–  предоставление справочной информации, функций поиска;

–  формальный контроль вводимых данных;

–  хранение данных;

–  автоматическое формирование проводок;

–  автоматическое формирование отчетов.

1.2 Выходная информация

1.2.1 Перечень и описание выходных сообщений

·  сообщение 1

Идентификатор: счет-фактура.

Форма представления информации: экранная форма (рисунок 1) или бумажный документ с аналогичными реквизитами.

Рисунок 1 – Счет-фактура

Периодичность выдачи: каждый раз при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг).

Срок выдачи и допустимое время задержки: задержка не предусмотрена.

Получатели и назначение выходной информации: при совершении сделок по продаже товаров (выполнению работ, оказанию услуг), продавец выписывает счет-фактуру в двух экземплярах, один из которых передается покупателю, а второй подшивается в книгу продаж. Книга продаж (и подшитые в нее счета-фактуры) предоставляется представителям налоговых органов при проведении проверок по их требованию.

·  сообщение 2

Идентификатор: журнал учета выданных счетов-фактур

Форма представления информации: экранная форма (рисунок 2) или бумажный документ с аналогичными реквизитами.

Рисунок 2 – Экранная форма журнала учета выданных счетов-фактур