Устранение дефектов учета оперативных данных. Регистрация и хранение информации о выданных счетах-фактурах, страница 5

4. Рекомендации по предотвращению дефекта

При вводе информации о новом выданном счете-фактуре, необходимо убедиться, что аналогичный счет-фактура не был введен ранее. Для этого перед проведением документа нужно нажать на кнопку «Действия» на форме ввода счетов-фактур и в появившемся списке выбрать пункт «Структура подчиненности». Появившаяся экранная форма (представленная на рисунке 4) позволяет легко определить, существуют ли счета-фактуры, выписанные на основании того же документа, что и создаваемый счет-фактура.

5. Ожидаемый эффект от внедрения предложенной методики

При использовании рекомендаций, предложенных в разделе 4, вероятность ошибочного ввода счета-фактуры значительно снижается. Типовой технологический процесс поиска и удаления ошибочно введенных счетов-фактур позволяет проанализировать значительные объемы данных за сравнительно короткий промежуток времени. Тестовые замеры показали, что при объеме журнала учета выданных счетов-фактур, равном 10000 записей (при этом 100 счетов-фактур введено ошибочно), время выполнения технологического процесса по обнаружению и устранению ошибок не превосходит одного часа. Таким образом, можно утверждать, что убытки предприятия от ошибочно введенных счетов-фактур не превосходят затрат на внедрение и реализацию предложенного типового технологического процесса поиска и устранения ошибок, а следовательно использование предложенной методики целесообразно для тех предприятий, где существует рассмотренная проблема.

Заключение

В данной работе на примере автоматизированной бухгалтерской системы «1С: Предприятие 7.7» рассмотрен дефект учета оперативных данных, заключающийся в ошибочном вводе нескольких выданных счетов-фактур на основании одного и того же документа. В результате выполнения работы был разработан типовой технологический процесс поиска и устранения рассмотренного дефекта. Предложены подробные операционные диаграммы выполнения наиболее ответственных операций процесса. Был разработан программный модуль в редакторе электронных таблиц Microsoft Excel 2000, что позволяет в значительной мере автоматизировать наиболее трудоемкую операцию предложенного технологического процесса, состоящую в поиске записей-дубликатов в журнале учета выданных счетов-фактур. Разработаны рекомендации по предотвращению возникновения указанного дефекта.

Предложенный в работе типовой технологический процесс поиска и устранения дефекта характеризуется высокой степенью автоматизации многих операций, а следовательно сравнительно низкой трудоемкостью. Эффективность предложенной методики поиска и устранения дефекта можно оценить как высокую, что позволяет рекомендовать разработанный типовой технологический процесс к внедрению на торговых предприятиях.