Устранение дефектов учета оперативных данных. Регистрация и хранение информации о выданных счетах-фактурах, страница 3

2 Постановка задачи обнаружения и устранения дефекта

2.1 Характеристика комплекса задач

2.1.1 Назначение комплекса задач

–  Выявление ошибки, заключающейся в выписке двух дубликатов счетов-фактур на основании одной накладной.

–  Выработка и применение методов ликвидации последствий данного дефекта.

–  Выработка и применение методов недопущения данного дефекта.

2.1.2 Перечень объектов, при управлении которыми решают комплекс задач

Процесс продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг.

Ведение журнала выставленных счетов-фактур.

Ведение книги продаж.

2.1.3 Периодичность и продолжительность решения

Задача решается каждый раз при контроле расчета сумм налога на добавленную стоимость, подлежащих перечислению в бюджет, если иное не предусмотрено учетной политикой организации.

2.1.4 Связи данного комплекса задач с другими задачами

·  Контроль учет реализации товаров, готовой продукции, оказания услуг

·  Контроль ведения книги продаж

·  Контроль расчетов налоговых обязательств

·  Контроль расчетов с покупателями и заказчиками

2.1.5 Распределение действий между персоналом и техническими средствами

Персонал:

–  контроль наличия счета-фактуры, выписанного на основании выбранного документа, при вводе нового счета-фактуры;

–  контроль журнала выставленных счетов-фактур, обнаружение счетов-фактур, полностью идентичных и дублирующих друг друга.

–  удаление обнаруженных дублирующих друг друга счетов-фактур.

Технические средства:

–  предоставление справочной информации, функций поиска;

–  формальный контроль вводимых данных;

–  хранение данных;

–  автоматическое формирование журнала учета выданных счетов-фактур;

–  перерасчет итогов при удалении обнаруженных счетов-фактур, дублирующих друг друга.

2.2 Выходная информация

2.2.1 Перечень и описание выходных сообщений

·  сообщение 1

Идентификатор: исправленный журнал учета выданных счетов фактур.

Форма представления сообщения: экранная форма, представленная на рисунке 2 или бумажный документ, имеющий аналогичные реквизиты.

Периодичность выдачи: по запросу пользователей, но не реже чем раз в контрольный период, определенный учетной политикой организации.

Сроки выдачи и допустимое время задержки: задержка не предусмотрена.

Получатели и назначение выходной информации: журнал учета выданных счетов-фактур используется сотрудниками бухгалтерии при контроле ведения книги продаж, расчетов с клиентами, расчете сумм налога на добавленную стоимость.

2.2.2 Структура выходных сообщений

Структура выходных сообщений аналогична структуре, описанной в разделе 1.2.2

2.3 Входная информация

2.3.1 Перечень и описание входных сообщений

·  сообщение 1

Идентификатор: структура подчиненных документов для документа по учету реализации товаров.

Форма представления: экранная форма (рисунок 4) или бумажный документ с аналогичными реквизитами.

Рисунок 4 – Структура подчиненных документов

Сроки и частота поступления: каждый раз при вводе нового счета-фактуры для предотвращения дефекта.

·  сообщение 2

Идентификатор: журнал учета выданных счетов фактур.

Форма представления: экранная форма, представленная на рисунке 2 или бумажный документ с аналогичными реквизитами.

Сроки и частота поступления: один раз при поиске дефекта.

2.3.2 Структура входных сообщений

Укрупненная структура входных сообщений представлена в таблице 3.

Таблица 2 – Укрупненная структура входных сообщений

№ п/п	Название единицы информации	Идентификатор сообщения	Источник информации (его тип и описание)
1	Наименование документа	Отчет о подчиненности документов	База данных – журнал документов
2	Дата составления документа	Отчет о подчиненности документов	База данных – журнал документов
3	Номер документа	Отчет о подчиненности документов	База данных – журнал документов
4	Журнал, содержащий запись о документе	Отчет о подчиненности документов	Определяется автоматически (по внутренним алгоритмам системы)
5	Дата	Журнал учета выданных счетов-фактур	База данных – журнал документов
6	Тип документа	Журнал учета выданных счетов-фактур	База данных – журнал документов
7	Номер документа	Журнал учета выданных счетов-фактур	База данных – журнал документов
8	Сумма документа	Журнал учета выданных счетов-фактур	База данных – журнал документов
9	Покупатель по документу	Журнал учета выданных счетов-фактур	База данных – журнал документов
10	Документ- основание	Журнал учета выданных счетов-фактур	База данных – журнал документов

3 Методы поиска и устранения дефекта

3.1 Типовой технологический процесс поиска и устранения дефекта

Типовой технологический процесс поиска и устранения дефекта представлен на рисунке 5.

Рисунок 5 – Типовой технологический процесс поиска и устранения дефекта

Комментарии к типовому технологическому процессу:

1.  Формирование журнала учета выданных счетов-фактур за анализируемый период.

2.  Поиск дублирующих друг друга счетов-фактур с помощью книги Excel «ПоискДубликатов» (см. приложение А).

3.  Пометка на удаление обнаруженных ошибочно выданных счетов-фактур.