Создание баз данных Access: Учебное пособие, страница 6

   Свойство Подпись применяется в тех случаях, когда необходимо, чтобы за­головок столбца при выводе на экран и на печать отличался от имени поля, приня­того в БД. Например, если в структуре таблицы имена полей определены без про­белов, можно использовать это свойство, чтобы задать выводимые имена с пробе­лами.

   Если было установлено свойство Подпись, а потом имя данного поля было изменено в режиме Таблицы, то подпись для данного поля будет удалена. В этом случае подпись для данного поля можно снова определить так, как описано выше. Подпись поля не теряется, если имя поля изменено в режиме Конструктора.

  Свойство Значение по умолчанию позволяет определить значение, при­сваиваемое полю по умолчанию. Это свойство доступно для любого типа данных, кроме счетчика, кода репликации и поля объекта OLE. Для числовых полей значе­нием по умолчанию является 0, для логических - Ложь, а для текстовых и МЕ-МО-полей - Null.

   Свойство Условие на значение позволяет задать выражение, которое при вводе или редактировании значения поля всегда должно быть истинным. Условие задается выражением, состоящим из операторов сравнения и операндов. По умол­чанию в качестве оператора используется знак =. Можно использовать несколько сравнений, связанных логическими операторами OR и AND. Between проверяет принадлежность диапазону, In проверяет на равенство любому значению из списка значений, заключенных в круглые скобки. Текстовые значения заключаются в ка­вычки (для текстовых данных кавычки подставляются автоматически). Календар­ные даты заключаются в символы #. Например, для того, чтобы числовое значение находилось в интервале от 50 до 100, условие на значение надо задать выражением >=50 And <=100 или Between 50 And 100. Условие Москва And Рязань или IN {Мо­сква, Рязань) позволит вводить в поле лишь значения этих городов.

   Свойство Сообщение об ошибках позволяет задавать текст сообщения, ко­торое Access будет выводить в том случае, если вводимые данные не удовлетво­ряют условию на значение.

   Свойство Обязательное поле позволяет предотвратить ввод в поле нулево­го значения. Если не допускается, чтобы в поле хранилось значение Null, то для этого свойства следует установить значение До.

   Свойство Пустые строки позволяет вводить для текстовых и MEMO полей пустые строки (" ").

   Свойство Индексированное поле, установленное для поля, обеспечивает создание индекса для ускорения доступа по этому полю. Это свойство доступно для типов данных Текстовый, Числовой, Денежный, Дата / время, Счетчик. Мож­но указать, чтобы в этом поле не допускались повторяющиеся значения.

  •    Для полей созданных таблиц установите необходимые значения

свойства Подпись так, чтобы выводимые на экран имена столбцов соответствовали приложению 2.

Пустые значения и пустые строки

   В полях таблицы может храниться специальное значение Null, называемое пустым значением. Оно обозначает некоторое неизвестное значение. Например, если в таблице есть поле НомерТелефона, но не известно, имеет ли данный клиент телефон, то в это поле можно ввести значение Null. Такое значение обладает осо­быми свойствами. Так, пустое значение не может быть равно никакому другому значению, в том числе другому пустому. По значению Nullнельзя связать две таб­лицы. Пустые значения не учитываются в итоговых функциях, подсчитывающих

суммарные или средние значения. Для разрешения ввода пустых значений следует установить для свойства Обязательное поле параметр Нет.

С другой стороны, может быть точно известно, что телефона у клиента нет. В этом случае в поле может быть введена так называемая пустая строка. Табли­цы можно связывать по пустым строкам, при сравнении пустые строки считаются равными друг другу. Пустые строки допустимы только для текстовых полей и по­лей MEMO. Для разрешения ввода пустых строк следует для свойства Пустые строки установить параметр Да. Пустая строка вводится как две прямые кавычки "" или строка, состоящая из пробелов.

Если требуется, чтобы поле никогда не было пустым, следует установить для свойства Обязательное поле значение Да, а для свойства Пустые строки зна­чение Нет.

Ввод и редактирование данных

   В режиме Таблицы можно вводить данные в поля записей, просматривать, изменять и удалять данные, добавлять новые записи.

   После открытия пустой таблицы Access выводит в ней единственную пус­тую строку. Если в таблице уже есть данные, то пустая строка находится сразу за последней записью. Новые записи физически всегда помещаются только в конец таблицы. Если после добавления записей таблицу закрыть, а потом снова открыть, то записи выводятся на экран в последовательности, определяемой первичным ключом.

   Порядок вывода записей на экран может не соответствовать физическому порядку их следования после выполнения сортировки.

   При работе с новой записью курсор помещен в первом столбце. При наборе данных с клавиатуры маркер новой строки, расположенный слева от первого столбца, изменяется на значок карандаша, показывая, что в запись вносятся изме­нения. Переход в следующий столбец обеспечивается клавишей Тав или Enter. При перемещениях внутри поля, от поля к полю и от записи к записи можно поль­зоваться клавишами управления курсором. Действие клавиш

->, <- и Enterуста­навливается командой меню Сервис / Параметры I Клавиатура. Так, клавиши управления курсором могут перемещать курсор к следующему символу или к сле­дующему полю. Клавиша Enterможет обеспечивать переход к следующему полю или к следующей записи.

   Введенная запись автоматически сохраняется при переходе к следующей за­писи. Можно сохранить запись в процессе ввода или редактирования, нажав кноп­ку Сохранить панели инструментов или командой меню Записи / Сохранить.

  Для редактирования сохраненных записей нужно установить курсор в ре­дактируемое поле и щелкнуть слева от изменяемого символа или дважды щелк­нуть на слове в поле (слово выделится целиком), или щелкнуть в левом конце ячейки, когда указатель мыши примет форму "толстого плюса" (выделится все со­держимое поля).