Создание баз данных Access: Учебное пособие, страница 3

   При дальнейшей работе с Access окно запуска больше не открывается и нужный режим работы можно установить с помощью соответствующих команд меню Файл. Так, например, для создания файла БД надо выбрать команду Файл / Создание БД. В раскрывшемся окне Создание на вкладке Общиенадо выбрать значок База данных, после чего откроется окно Файл новой БД. В этом окне можно выбрать из каталога нужную директорию, задать имя создаваемой БД и нажать кнопку Создать. Откроется окно БД. Для запуска Мастера базыданных надо в окне Создание выбрать вкладку Базы данных.

   Окно базы данных - одно из основных окон Access. В этом окне находится

панель Объектыс кноп­ками для всех объектов БД.

   Нажав     нужную кнопку, можно присту­пить к созданию соот­ветствующего объекта. В окне БД также находится своя панель инструмен­тов, содержащая кнопки основных команд меню системы. Из других окон Access можно перейти в окно БД с помощью кнопки F11.

Основные операции над объектами БД

Открыть файл БД можно через окно запуска так, как это описано выше. Если это окно уже закрыто, то следует воспользоваться командой меню Файл / Открытьи выбрать из каталога нужную БД.

   Для того чтобы открыть таблицу надо в окне БД нажать кнопку Таблицы, выбрать нужную таблицу и нажать кнопку Открыть (таблица откроется в режиме Таблицы) или кнопку Конструктор (таблица откроется в режиме Конструктора). Подобным образом открывается любой другой объект БД.

   Файл БД удаляется из каталога так же, как и любой файл Windows.      

   Объекты БД удаляются в окне БД. Объект, подлежащий удалению, нужно выделить, а затем нажать клавишу Delили воспользоваться командой меню Правка / Удалить.

   Для того чтобы переименовать объект БД, надо выделить его в окне БД и выбрать команду меню Правка / Переименовать. Имя объекта будет предостав­лено для редактирования. После ввода нового имени надо нажать клавишу Enterдля сохранения нового имени.

                                                       

   Работа со всеми объектами БД возмож­на в двух режимах: в режиме Конструктора и в режиме Таблицы. Первый режим позволяет работать только со структурой объектов, вто­рой - предназначен, в основном, для про­смотра, добавления и редактирования данных. Переключиться из режима в режим можно не­сколькими способами. Находясь в окне БД, можно пользоваться кнопками От­крыть и Конструктор панели инструментов этого окна. В других случаях удобно пользоваться кнопкой Вид панели инструментов Microsoft Access.

Создание БД с помощью Мастера базы данных

  Мастер баз данных - это мощное и удобное средство разработки, позво­ляющее быстро создать собственную БД и начать с ней работать. Достаточно вы­брать из предлагаемого Мастером списка баз данных ту, которая наиболее подхо­дит для решения поставленной задачи, и Мастер сможет самостоятельно создать эту БД. По окончании работы Мастера остается лишь ввести свои данные в табли­цы.

  В процессе создания БД Мастер предоставляет пользователю некоторую свободу и позволяет, при желании, включить в таблицу дополнительные поля, вы­брать стиль для оформления форм и отчетов, определить для БД имя.

Начать работу с Мастером базы данных можно из окна запуска, установив флажок Мастера, страницы и проекты, или из меню Файл, выбрав команду Соз­дание базы данных. В раскрывшемся окне Создание надо перейти на вкладку Ви­ды данных. На экране появятся значки предлагаемых Access баз данных, следует выбрать нужный значок и нажать кнопку ОК. В открывшемся окне Файл новой базы данных надо выбрать каталог (Student / GR NNN) и имя для создаваемой БД (примите имя, данное по умолчанию), затем нажать кнопку Создать.

  Мастер баз данных начнет работу и на первом шаге работы выведет инфор­мационное окно Создание баз данных. Для продвижения по шагам служат кнопки Отмена, Назад, Далее, Готово.

   На втором шаге работы Мастера можно просмотреть список таблиц, кото­рые будет содержать БД. Выделив название таблицы, можно увидеть список со­держащихся в ней полей. Поля, отмеченные флажками, Являются обязательными. Поля, не помеченные флажками, при желании можно включить в таблицу, устано­вив для них флажок.

   На следующих шагах можно выбрать фоновый рисунок для окон новой БД, стиль для печати отчетов, рисунок для форм, установить имя БД и флажок для за­пуска созданной БД. После того как будет нажата кнопка Готово, Мастер баз дан­ных начнет работу по созданию БД.

   Как только БД будет создана, на экране появится Главная кнопочная фор­ма, предусмотренная шаблоном и выполняющая функции меню. Каждая из ее кнопок запускает макрос, выполняющий определенные манипуляции с БД.

   В БД, созданной с помощью Мастера базы данных, уже имеются все необ­ходимые объекты: формы, отчеты, макросы. Нажав кнопку Ввод / просмотр фор­мы, можно ввести данные в таблицы с помощью форм. Другие кнопки Главной кнопочной формы позволяют вводить дополнительные сведения и просматривать отчеты.

   Кнопка Изменение элементов кнопочной формы позволяет изменять, уда­лять эти формы или принимать параметр По умолчанию. Изменение элементов кнопочной формы требует определенных навыков, поэтому на начальном этапе изучения Access рекомендуется принять параметр По умолчаниюи нажать кнопку Закрыть.

   Кнопка Выход заканчивает работу с БД.

   Главную кнопочную форму можно закрыть или удалить без вреда для БД. Файл созданной БД можно открыть обычным образом и продолжать работу с соз­данной БД из окна БД.

  • С помощью Мастера базы данных создайте БД Контакты. Исполь­зуйте установки Мастера по умолчанию. Рисунок в отчеты не добавляйте. Запусти­те БД и с помощью Главной кнопочной формы просмотрите созданные Мастером объекты.

Создание таблиц базы данных

Создание таблицы с помощью Мастера таблиц

   Мастер таблиц позволяет выбрать таблицу из множества определенных ра­нее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты. Отбирая отдельные поля из той или иной таблицы, можно сформировать собственную таблицу, не входящую в перечень предложенных образцов.