Создание баз данных Access: Учебное пособие, страница 2

  Модуль - объект, содержащий программы на языке Visual Basic для прило­жений.

   С помощью макросов и модулей можно изменять ход выполнения приложе­ния, открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчетах, выполнять запросы и создавать новые таблицы.

   Все объекты объединены в единую реляционную БД и хранятся в одном файле с расширением .mdb. Данные из одной таблицы можно просматривать в разных объектах. При работе с несколькими таблицами устанавливаются связи между таблицами и данные, содержащиеся в них, можно отображать в различных объектах БД.

Проектирование базы данных

   Основой любой реляционной БД являются таблицы. Разработка таблиц яв­ляется одним из наиболее сложных этапов в проектировании БД. Грамотно спро­ектированные таблицы являются основой для создания работоспособной и эффек­тивной БД.

   Понятие таблицы в Access полностью соответствует аналогичному понятию реляционной модели данных. Любая таблица реляционной БД состоит из строк (называемых также записями) и столбцов (называемых также полями).

  Строки таблицы содержат сведения об однотипных объектах - документах, людях, предметах. На пересечении столбца и строки находится конкретное значе­ние, характеризующее объект.

   Можно сформулировать ряд основных требований, которым должны удов­летворять таблицы.

    1. Информация в таблице не должна дублироваться, т.е. в таблице не должно существовать двух записей с полностью совпадающим набором значений ее по­лей.

    2. На пересечении любого столбца и любой строки должно находиться одно

значение.

    3.  Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются резуль­татом вычислений.

    4.  Значения данных в одном и том же столбце должны принадлежать к од­ному и тому же типу, доступному для использования в данной СУБД.

    5. Каждое поле должно иметь уникальное имя.

    6. Каждая таблица должна иметь первичный ключ.

    7. Таблицы БД должны быть связаны через внешние ключи.

  Каждая таблица должна содержать поле (или набор из нескольких полей), значения в котором однозначно идентифицируют каждую запись в таблице. Такое поле (или набор полей) называется ключевым полем таблицы или первичным ключом. Первичный ключ любой таблицы обязан содержать уникальные непус­тые значения для каждой записи. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое по­ле.

   В Access можно выделить три типа ключевых полей: простой ключ, состав­ной ключ и поле счетчика.

   Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как простой первичный ключ. Если в этом поле появятся повторяющиеся или пустые значения, Access выведет сообщение об ошибке.

   В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений ни од­ного из полей, можно создать ключ, состоящий из нескольких полей - составной первичный ключ. Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Не рекомендуется определять ключ по полям Имена и Фамилии, поскольку нельзя исключить повторения этой пары значений для раз­ных людей.

   Составной ключ необходим для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие - ко - многим» Обычно такой ключ состоит из ключевых полей связываемых таблиц.

   Если для какой-либо таблицы не удалось определить простой первичный ключ или найти подходящий набор полей для составного ключа, можно добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым. При создании каждой новой за­писи Access генерирует уникальный номер записи, называемый счетчиком. Ука­зание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом соз­дания ключевых полей.

   Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано предложение о создании системой ключевого по­ля. При ответе Да будет создано ключевое поле счетчика.

   Сила реляционных баз данных, таких как БД Microsoft Access, заключается в том, что они могут быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Таблицы реляционных БД связываются через одинако­вые значения одноименных полей, содержащихся в связываемых таблицах. Такие поля называются внешним ключом для этих таблиц. Все таблицы БД Access должны быть связаны с помощью внешних ключей.

Создание файла базы данных

   При запуске Access открывается диалоговое окно - Окно запуска, в котором предлагается создать новую БД, запустить Мастера БД или открыть существую­щую БД.

   В Access поддерживаются два способа создания БД. Можно создать пустой файл БД, а затем разрабатывать таблицы, формы, отчеты и другие объекты, добав­ляя их в БД. Такой способ является профессиональным и наиболее гибким, но тре­бует отдельного определения каждого элемента БД. При выборе такого способа создания БД надо в окне запуска установить флажок Новая база данных. В рас­крывшемся окне Файл новой базы данных следует выбрать каталог и задать имя создаваемой БД. Раскроется Окно базы данных.

Вниманию студентов! Студенческие БД должны создаваться в директории Student/GRNNN.

   Для создания БД можно восполь­зоваться Мастером базы данных, уста­новив в окне запуска флажок Мастера, страницы и проекты. Мастер создает БД, содержащую все необходимые объ­екты, и остается только ввести в табли­цы данные. Это простейший способ на­чального создания БД, но в этом случае придется пользоваться шаблоном, пред­лагающим определенную структуру БД. Мастера баз данных нельзя использо­вать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую БД.

   Флажок  Открыть базу данных окна запуска позволяет открыть ранее

созданную БД, выбрав ее имя из предлагаемого списка. При выборе Другие файлы предоставляется каталог, из которого можно открыть нужную БД.