МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ
КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ И ЗАДАНИЯ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ ПО ДИСЦИПЛИНЕ
«ИНФОРМАТИКА»
для студентов очного, вечернего и заочного отделений
ТЕМА: «ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ ОТЧЕТОВ (СУБД ACCESS 2002/XP)»
ИЗДАТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ 2003
Рекомендовано научно-методическим советом университета
Методические указания и задания для выполнения лабораторных работ по дисциплине «Информатика» для студентов очного, вечернего и заочного отделений. Тема: «Технология создания отчетов (СУБД ACCESS 2002/XP)»,- СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2003,- 30 с.
Составители: ст. преп. канд. техн. наук, доц.
Рецензент: директор ЦИТ, канд. экон. наук, доц.
В СУБД Access одним из средств просмотра и вывода на печать необходимой информации являются ОТЧЕТЫ. Отчеты предоставляют пользователю информацию на основании тех данных, которые в этот момент хранятся в базе данных.
Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документа, который можно просмотреть, отправить на принтер, в файл, разместить на Web-серверах.
Источником данных для отчетов являются таблицы, запросы на выборку данных и перекрестные запросы, т.е. данные для отчета могут поступать как непосредственно из таблиц, так и после предварительной обработки с помощью механизма запросов, а также и сам механизм отчетов позволяет подвергнуть эти данные некоторым (характерным для отчетов) видам обработки.
Внимание! Отчеты имеют много общего с ФОРМАМИ, но через них нельзя редактировать, а также удалять или добавлять данные в ТАБЛИЦЫ, т.е. изменять исходные данные.
Методологию создания отчетов рассмотрим на основе базы данных отдела продаж, схема данных которой представлена на рисунке 1, и запросов к этой БД, построение которых рассмотрено в методических указаниях.
Access предоставляет несколько способов создания отчетов.
Автоотчет - это полностью автоматизированный способ создания отчета. Необходимо лишь выбрать формат отчета (ленточный или в столбец) и указать источник данных. Данные берутся только из какой-либо одна базовой таблицы или запроса, при этом отчет будет включать все поля, имеющиеся в выбранном источнике данных.
Задание 1. Полностью автоматизированным способом в формате в столбец создадим отчет на основе полей таблицы ТОВАР.
Для этого:
· В окне БАЗЫ ДАННЫХ перейдите на вкладку ОТЧЕТЫ и с помощью кнопки СОЗДАТЬ откройте диалоговое окно НОВЫЙ ОТЧЕТ (Рисунок 2.).
· Выделите вариант Автоотчет: в столбец.
· В нижней части окна имеется поле со списком, в котором содержатся имена всех доступных таблиц и запросов, выберите необходимое – ТОВАР.
· Нажмите кнопку OK
Полученный отчет представлен на рисунке 3.
· Для сохранения отчета выберите команду ФАЙЛ, СОХРАНИТЬ или нажмите кнопку СОХРАНИТЬ на панели инструментов.
· В текстовом поле диалогового окна СОХРАНЕНИЕ введите имя нового отчета ТОВАР и нажмите кнопку OК.
Рисунок 1 Схема данных базы данных отдела продаж
Рисунок 2. Окно выбора способа создания отчета и указания источника данных
Рисунок 3. Отчет, созданный командой Автоотчет: в столбец
Задание 2. Используя тот же источник данных – поля таблицы ТОВАР, создадим отчет командой Автоотчет: ленточный
Полученный отчет представлен на рисунке 4.
Новому отчету дайте имя – ПРАЙС-ЛИСТ.
Рисунок 4. Отчет, созданный командой Автоотчет: ленточный
Прежде чем познакомиться с другими способов создания отчетов, на примере созданных отчетов рассмотрим РЕЖИМЫ РАБОТЫ С ОТЧЕТАМИ и СТРУКТУРУ ОТЧЕТА.
Существуют три режима работы с отчетами: режим ПРОСМОТРА ОБРАЗЦА, режим ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ПРОСМОТРА, режим КОНСТРУКТОРА. Переключение из режима в режим производится либо с помощью выбора соответствующей команды в пункте меню ВИД, либо с помощью кнопки ВИД панели инструментов КОНСТРУКТОР ОТЧЕТОВ.
Режим ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ПРОСМОТРА отображает отчет в том виде, в котором он будет выведен на печать. В этом режиме отчет выводится со всеми данными в отличие от режима ПРОСМОТР ОБРАЗЦА, где выводятся не все данные, а лишь те, которые необходимы для заполнения каждого из элементов макета отчета. При большом объеме данных режим ПРОСМОТРА ОБРАЗЦА является удобным средством, так как при отладке макета отчета, когда необходимо то и дело проверять внешний вид отчета, сокращается время на переход из режима в режим.
Рисунок 5. Отчет, созданный командой Автоотчет: в столбец, в режиме конструктора
.
Рисунок 6. Отчет, созданный командой Автоотчет: ленточный, в режиме конструктора
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.