Текстовый процессор Microsoft Word. Освоение основных приёмов создания и редактирования документа в редакторе Word, страница 4

Шаблон

Разработать шаблон документа, а затем создать документ на основе разработанного шаблона. Задания выбираются по последней цифре шифра из таблицы 4.

Любой новый документ в редакторе Word создаётся на основе шаблона, определяющего основную структуру и оформление документа. Файлы, содержащие шаблоны, имеют расширение dot. Чтобы воспользоваться одним из имеющихся шаблонов, надо создавать документ через меню Файл|Создать.

Для создания шаблона документа необходимо в диалоговом окне, появляющемся на экране по команде Файл|Создать, выбрать тип шаблона, переключатель Создать установить в положение Шаблон и нажать кнопку OK. Появится окно Шаблон 1, в котором следует должным образом оформить текст, рисунки, таблицы. Затем сохранить шаблон, присвоив ему имя. Шаблон имеет расширение dot и по умолчанию сохраняется в папке Шаблоны.

Другой способ создания шаблона основан на использовании существующего документа. В этом случае следует подготовленный документ сохранить в виде шаблона. Независимо от того, каким образом был создан шаблон, в дальнейшем его можно будет изменить.

Таблица 4

Редактор Word позволяет создавать формы, которые можно передавать в электронном виде и заполнять на компьютере либо распечатывать для последующего использования. Так как форма разрабатывается для многократного использования, то она создаётся как шаблон. Форма – это структурированный документ с незаполненными областями, в которые вводятся данные. Задание полей формы в шаблоне выполняется с помощью панели инструментов Формы, которая открывается командой Вид|Панели Инструментов|Формы. Наиболее часто используются текстовые поля.

Деловое письмо

При подготовке письма для размещения сведений об организации-отправителе и об организации-получателе удобно использовать таблицу. Так как сведения об организации-отправителе не изменяются, то целесообразно подготовить бланк письма, который можно сохранить как документ или шаблон.

Для создания бланка письма в верхней части листа разместить таблицу, состоящую из одной строки и трёх столбцов (3-х ячеек). В левой ячейке разместить сведения, относящиеся к организации-отправителе (логотип, название, номер, дату) и отформатировать введённый текст (выровнять по центру, подобрать регистр букв, интервалы между абзацами, распределение слов по строкам). Чтобы добиться нужного эффекта можно использовать принудительный конец строки и изменение размеров ячейки перемещением её правой вертикальной границы. В созданной таблице отменить обрамление и подготовленный бланк сохранить в файле.

Затем создать письмо, используя подготовленный бланк. Если бланк был сохранён как документ, то рекомендуется выполнить следующие действия:

§  начать создание нового документа;

§  вставить заготовку. Для этого выполнить команду Вставка|Файл и в окне Вставка файла выбрать файл с подготовленным бланком. Содержимое файла будет включено в новый документ, при этом исходный бланк не изменится и его можно будет использовать для подготовки других писем;

§  в правую ячейку занести реквизиты организации-получателя;