Принципы построения системы информационно - аналитического обеспечения

ГЛАВА 7.

ИНФОРМАЦИОННО - АНАЛИТИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Информационно-аналитическая поддержка необходима  всем  подразделениям, структурам и службам ОАО. Функционально в сегодняшнем АПДО необходимое информационное и аналитическое обеспечение, обслуживающее непосредственно нужды производства,  фактически  отсутствует.  Находящийся  в структуре отдел АСУП  имеет ограниченные задачи и возможности и в сегодняшнем состоянии не  способен  обеспечить  в комплексе функции реального учета и контроля материальных потоков, издержек, простоев оборудования и т.д., что не позволяет в динамике отслеживать  ситуацию и на ее основе строить прогнозы.

 7.1. ПРИНЦИПЫ  ПОСТРОЕНИЯ  СИСТЕМЫ

ИНФОРМАЦИОННО - АНАЛИТИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

В связи с тем, что информационно-аналитическая система (ИАС) должна обслуживать реально существующее и действующее в условиях рынка предприятие, мы считаем целесообразным построение основывать на варианте системы  управления,  базирующейся на контроллинге,  тотальной системе обеспечения качества и маркетинге, обеспечивающей финансовое благосостояние  ОАО.  Исходя из этого,  основной задачей ИАС является информационная поддержка пятиуровневой схемы, частично уже описанной в разделе 3 (организация контроллинга), и так как  требования на каждом уровне к информации различны, то можно условно рассматривать пять информационных уровней ИАС.

ПЕРВЫЙ УРОВЕНЬ СИСТЕМЫ - это самый нижний уровень, являющийся источником данных для построения ИАС любого предприятия,  базирующийся на контроллинге, системе тотального обеспечения качества и маркетинге. Определение объема данных, вовлекаемых в информационный поток на этом уровне, является важной и сложной задачей, так как они будут основой для обработки и анализа на последующих информационных уровнях. Критерием для определения необходимости и достаточности этого объема данных будет способность удовлетворить конечное множество запросов, формируемых к первому уровню. В первую очередь - это количественные данные, характеризующие непосредственно производство, а также его потребности.

Во вторую очередь - данные для обеспечения менеджмента в целом  и финансовой деятельности в частности - для системы контроллинга,  которая также организуется по  пятиуровневому  принципу (в первую очередь - учет и анализ издержек).

В третью очередь - это данные для организации функционирования  системы  тотального обеспечения  качества  ( для заполнения контрольных листков - спецформ,  определяющих качество).

Далее следуют  системы  обеспечения  маркетинга,  управления персоналом и производством по критерию производительности,  в том числе и материально-технического обеспечения,  которое в дальнейшем должно плавно и последовательно преобразоваться в полноценную  систему логистики.

Возможный вариант собираемых данных,  их перечень и инструкции по сбору частично уже имеются в настоящем отчете. Отработка процедуры и технологии сбора данных необхома в каждом конкретном случае с учетом специфики. В этом плане очень важным является  дополнительная  информация от пользователей об объеме и конкретных перечнях исходных данных,  которые  им  необходимы,  с обоснованием  этой  необходимости.

ВТОРОЙ УРОВЕНЬ СИСТЕМЫ, в котором  создаются отчеты, являющиеся рабочими документами вплоть до уровня начальника цеха и начальника отдела завода, а также формируются блоки документов для аналитической деятельности,  направленной на улучшение работы, повышение качества, увеличение продаж и т.д. на более высоких уровнях, вплоть до  ОАО. Это   следующие документы:

а) финансовые отчеты по основным средствам,  включающие учет издержек по их покупке, монтажу, обслуживанию, ремонту, использованию в технологическом процессе, демонтажу, продаже и утилизации;

б) финансовые  отчеты по издержкам,  связанным со всеми процессами и процедурами,  проводимыми в ходе подготовки производства; в) финансовые отчеты по издержкам,  связанным  с   производством изделий,  продуктов,  полуфабрикатов; по реальным суммам покрытий  (усеченной  себестоимости) и себестоимости изделий; по затратам по подразделениям и их финансовым  взаимоотношениям между собой (в виде исходных данных);

г) финансовые отчеты по покупкам,  поступлению и  складскому учету материалов,  полуфабрикатов, изделий и издержкам по их хранению и перемещению;  по счетам кредиторов и  дополнительным  издержкам, связанным с этими процедурами;

д) финансовые отчеты по поступлениям по сбытовым операциям и издержкам по  ним,  по состоянию дебиторских задолженностей и мерам, принимаемым по их сокращению;

е) финансовые  отчеты  по  издержкам,  связанным  с  работой управляющего        персонала и служб,  обслуживающих эту деятельность,  по  выплатам персоналу, как входящему в штат, так и работающему по договорам и другим видам временного найма;