Лист контроля производственной деятельностиотделений почтовой связи

СМК.ФГУП.РИ.7.2.3/8 «Лист контроля производственной деятельностиотделений почтовой связи» (далее по тексту - Лист контроля № 2) применяется при проведении проверок организации производственной деятельности в отделениях почтовой связи.

После проведения проверки Лист контроля № 2 передается в подразделение, организовавшее проверку, для анализа, учета и хранения. Срок хранения - 1 год.

Лист контроля производственной деятельностиотделений почтовой связи

Организатор проверки __________________________________________________

Дата проведения проверки: "______" _________" 201___г.

Наименование ОПС: ______________________

Индекс ОПС 

Адрес ОПС _____________________________________________________________           

область (край, республика), город (поселение), улица, дом, корпус

Телефон (с указанием кода) _______________________

Класс ОПС: 1□, 2□, 3□, 4□, 5□.  

Контролируемые параметры

Да

Нет

1. Наличие расписания доставки почты

Расписание доставки периодической печати находится на видном  для потребителей услугами почтовой связи месте (Постановление Правительства РФ от 01.11.2001 № 759 "Об утверждении правил распространения периодических печатных изданий по подписке")

доставка периодической печати ____ раз в день:                                                                                                                      с __________до _________часов                                                                                                                                                                   с __________до _________часов                                                                                                                                                                    с __________до _________часов

расписание доставки письменной корреспонденции находится в участке (отделе) доставки (Инструкция по проведению документальных проверок эксплуатационной деятельности отделений почтовой связи, утверждена 10.06.1998 № 1951)

доставка  письменной корреспонденции ____ раз в день:                                                                                                                      с __________до _________часов                                                                                                                                                                   с __________до _________часов                                                                                                                                                                    с __________до _________часов

расписание доставки почты соблюдается (проверить по книге ф. 23 (или накладной ф. 16), в случае отсутствия записей о фактическом времени выхода почтальонов в доставку или несоблюдения расписания доставки, отметить в столбце справа "нет")

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

2. Количество почтальонов и операторов участка (отдела) доставки

количество по штату: почтальонов / операторов (проверить по штатному расписанию)

____ /_____

фактическое количество почтальонов /операторов (проверить по табелю учета рабочего времени)

____ /_____

3. Количество доставочных участков в ОПС: всего/делимые                                                 

____ /_____

Доставочные участки разделены по причине: □ недокомплект, □ отпуск, □ больничный,       □ другое_____________________________________

4. Схемы доставочных участков  (ПОТРО - 45001-94 от 1994 "Правила по охранетруда в учреждениях и на предприятиях почтовой связи Роспечати")

имеются в наличии по каждому доставочному участку

утверждены начальником ОПС

почтальоны ознакомлены под роспись (на оборотной стороне схемы или в журнале о состоянии д/участков)

на схемах обозначены маршруты движения почтальонов

на схемах обозначены опасные места и переходы

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

5. Соблюдение своевременности и качества штемпелевания входящей письменной корреспонденции (Временный порядок приема и вручения внутренних почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 30.07.2004 № 305 (п.1.12.2), Почтовые Правила (ст.121,134), Инструкция СМК.ФГУП.И.3.1.2/1 О порядке заказа, изготовления, применения и уничтожения именных вещей в обособленных структурных подразделениях ФГУП «Почта России 2009 (п.7.4.6.)

штемпелевание осуществляется в день поступления письменной корреспонденции

ОКПШ ясный (читаемый)

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

6. Наличие в день проверки входящей необработанной, не доставленной почты, печатных изданий (подписные издания) и извещений ф. 22/ф.22-в (ПОУПС, Временный порядок приема и вручения внутренних почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 30.07.2004 № 305, Постановление Правительства РФ от 01.11.2001 № 759 "Об утверждении правил распространения периодических печатных изданий по подписке")  

наличие заявлений пользователей услугами почтовой связи на хранение и получение почтовых отправлений, печатных изданий  и извещений ф. 22/ в ОПС (при наличии недоставленной почты)

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

7. Обеспечение доставки подписчикам ежедневных федеральных газет (Постановление Правительства РФ от 01.11.2001 № 759 "Об утверждении правил распространения периодических печатных изданий по подписке")

- до 07:30 дня выхода из печати на территории областного центра, имеющего пункт децентрализованной печати (проверить доставку печати по времени выхода почтальона, указанному в книге ф.23)   

- в день поступления на территории областного центра, не имеющего пункта децентрализованной печати (проверить доставку печати по времени выхода почтальона, указанному в книге ф.23)   

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

8. Наличие сортировочных таблиц (тетрадей) на печатные издания (Инструкция о порядке обработки периодических печатных изданий в газетных узлах и отделениях почтовой связи от 22.10.1996 № 87)

сортировочные таблицы (тетради) на газеты имеются в наличии

сортировочные таблицы (тетради) на журналы имеются в наличии

другое: (указать)

9. Акты ф. СП-51 на недосыл периодической печати составляются своевременно (Инструкция о порядке обработки периодических печатных изданий в газетных узлах и отделениях почтовой связи от 22.10.1996 № 87)

Копии актов ф. СП-51 имеются в наличии

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

10. Соблюдение порядка абонирования ячеек абонементных почтовых шкафов                                                                                           (Порядок абонирования ячеек абонементных почтовых шкафов, утвержденный приказом ФГУП "Почта России" от 30.09.2005 № 397)

абонементные почтовые шкафы имеются в наличии

имеется в наличии и ведется журнал учета абонируемых ячеек

в ячейках отсутствует письменная корреспонденция и периодическая печать ненадлежащему лицу (проверить соответствие записей в журнале учета о наименовании абонента и его адресе и фактическому содержимому не менее 5-ти ячеек)

в ячейках отсутствуют регистрируемые почтовые отправления                                                                                                      (проверить не менее 5-ти ячеек)

в ячейках с законченным сроком абонирования (по которым в журнале нет подтверждения об оплате) отсутствуют письменная корреспонденция и периодическая печать  (выбрать по журналу и вскрыть ячейку с законченным сроком абонирования и отсутствием подтверждения об оплате, при наличии в ней почты, отметить в столбце справа "нет")

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

11. Наличие рекламно-информационного материала для доставки (при наличии проверить его поступление по сопроводительным документам - накладная ф. 16, информационное письмо из почтамта)

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

12. Соблюдение порядка оформления и хранения неврученной заказной письменной корреспонденции (ПОУПС, Временный порядок приема и вручения внутренних почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 30.07.2004 № 305)

на оболочке  неврученной заказной письменной корреспонденции указывается: (в случае выявления 1-го несоответствия при проверке не менее 2-х шт. неврученной заказной п/к отметить в столбце справа "нет")

-входящий порядковый номер и ОКПШ дня поступления

-отметка о дате первичной доставки (на неадресной стороне)

-причина  невручения (на неадресной стороне)

-отметка о дате выписки вторичного извещения ф. 22-в (через 5 рабочих дней после доставки первичного извещения)

Выведение остатков по заказной письменной корреспонденции осуществляется (проверить по книге ф.23/накладной ф.16)

- правильно

- ежедневно

Своевременное осуществление досыла/возврата почтовых отправлений

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

13. Соблюдение порядка оформления и хранения неврученной письменной корреспонденции разряда «Судебное» ("Особые условия приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда "Судебное", введенные в действие приказом ФГУП "Почта России" от 31.08.2005 № 343).

на оболочке  письменной корреспонденции разряда "Судебное" указывается:                                                                                                                               (в случае выявления 1-го несоответствия при проверке не менее 5-ти писем разряда "Судебное" отметить "нет")   

-входящий порядковый номер и ОКПШ дня поступления

-отметка о дате первичной доставки (на неадресной стороне)

-причина  невручения (на неадресной стороне)

-отметка о дате выписки вторичного извещения ф. 22-в (через 3 рабочих дня после доставки первичного извещения)   

-своевременно осуществлен возврат за истечением срока хранения (через 7 дней со дня поступления в ОПС)

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

14. Журнал о состоянии доставочных участков (ПОТРО - 45001-94 от 1994 "Правилапо охране труда в учреждениях и на предприятиях почтовой связи Роспечати")

имеется в наличии

нарушения, выявленные почтальонами на участках, регистрируются                                                                                                                   

имеются отметки об устранении нарушений

начальником ОПС  проводится ежеквартальный контроль состояния доставочных участков                                                                                                                                             указать дату последней записи начальника ОПС о результатах контроля                             "_____" ____________ 201__г.

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

15. Журнал устных (в т.ч. поступивших по телефону) обращений пользователей услугами (Инструкция СМК.ФГУП.И.1.8.4/1 «Порядок  работы с обращениями пользователей услугами  ФГУП «Почта России» в отделениях почтовой связи, почтамтах и филиалах и составление отчетности по ним в структуре Предприятия» 2 редакция, далее по тексту- Инструкция)

Журнал учета устных обращений имеется в наличии

Соответствует установленной в Приложении В Инструкции форме

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

16. Извещения ф. 30 на входящую почту составляются своевременно (Почтовые правила ст. 591-595)

Копии изв. ф. 30 на нарушения, перечисленные в ст. 591 Почтовых правил, за исключением непланового направления (засыла) почтовых отправлений и вещей, имеются в наличии

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

17. Акты ф. 51 на входящую почту составляются своевременно (Почтовые правила ст. 596-60)

Копии актов ф. 51 имеются в наличии

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

18. Соблюдение порядка оформления производственной документации (Приказ ФГУП «Почта России» от 04.10.2004 № 409 «О введении в действие Временного порядка обработки исходящих и транзитных почтовых отправлений и почтовых емкостей», Временный порядок приема и вручения внутренних почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 30.07.2004 № 305 (п.1.12.2) 

на сопроводительных документах указывается: (в случае выявления при проверке в 5-ти накладных 1-го несоответствия отметить в столбце справа "нет")

- ОКПШ

- количество принятых/отправленных вещей/емкостей (цифрами и прописью)

- роспись работников

- время приема почты

- время сдачи почты

- все входящие и исходящие сопроводительные документы подшиты

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

19. Наличие выписки из утвержденного почтамтом расписания движения почты (актуального по состоянию на день проверки) (Инструкция по проведению документальных проверок эксплуатационной деятельности отделений почтовой связи, утвержденной 10.06.1998 № 1951)

Расписание движения а/м по обмену почтой соблюдается (проверить соблюдение расписания движения а/м за текущую неделю по накладным ф. 16)

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

20. Выемка письменной корреспонденции из почтовых ящиков, закрепленных за ОПС осуществляется с частотой, установленной для обмена почты, (но не менее 1 раза в день по рабочим дням) и  ранее, чем обмен почтой. (Приказ ФГУП «Почта России» от 07.06.2006 № 268 «О введении в действие нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции)

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

21. Выполнение требований "Рабочей инструкции о порядке работы с обращениями пользователей услугами почтовой связи ФГУП "Почта России в ОПС" (актуальной редакции на  день проверки)

- копии обращений, записанных в книгу заявлений и предложений, а также заявления по розыску РПО и почтовых переводов снимаются и направляются в почтамт с первой отходящей почтой

- ответы в книгу заявлений и предложений  вклеиваются своевременно

- отметка о снятии копии обращения контролирующим лицом с датой и подписью имеется

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

22. Соблюдение правильности применения ШПИ и ШИ (РТМ 0001.01-99, введенный в действие приказом Минсвязи РФ  от 11.02.2000 № 15, Приказ ФГУП «Почта России» от 24.03.2005 № 95 «О нанесении штриховых кодов на исходящие международные посылки», Распоряжение ФГУП «Почта России» от 10.08.2007 № 106-р «О нанесении штрихового кода на исходящие и входящие международные регистрируемые отправления письменной корреспонденции», РТМ 008.01.03.2003)

ШПИ (14-значные) нанесены на все исходящие внутренние РПО (кроме EMS-отправлений)

ШПИ (13-значные) нанесены на все исходящие международные РПО

ШИ (16-значные) нанесены на все  постпакеты, емкости и сопроводительные документы

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

23. Соблюдение правильности оформления списков ф. 103 на принятую партионную почту (Временный порядок приема и оформления сопроводительных документов и адресов на партионные регистрируемые почтовые отправления, утвержденный заместителем руководителя Департамента почтовой связи Минсвязи России 19.07.2000 № 2/2030)

на списках ф. 103 указываются: (в случае выявления при проверке не менее 2-х списков     ф. 103 1-го несоответствия отметить в столбце справа "нет").

вид и категория почтового отправления

наименование отправителя

дата сдачи

номер списка

подпись и оттиск печати отправителя

ОКПШ даты приема в ОПС

подпись работника ОПС

форма списка соответствует установленной форме

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

24. Входной контроль при приеме партионной почты от корпоративных клиентов                                                                                                                     (СМК.ФГУП.РИ.1.8.2./02 «Рабочая инструкция о порядке осуществления входного контроля при приеме почтовых отправлений от корпоративных клиентов», далее по тексту –Инструкция)

входной контроль осуществляется (проверить наличие актов за текущий квартал)                                                                                                                     

инструкция предъявлена

ответственные за проведение входного контроля исполнители назначены Приказом (Распоряжением) руководителя почтамта от "__" _____ 201__г.      № _________  (копия приказа/распоряжения)

работники ознакомлены с требованиями инструкции под роспись

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

25. Наличие в день проверки необработанной, неотправленной исходящей почты, в т.ч. у операторов операционного зала (Приказ ФГУП «Почта России» от 05.06.2007 № 229-п «Об утверждении и введении в действие контрольных сроков пересылки посылок, нормативов их обработки и перевозки, а также доставки извещений», Приказ ФГУП «Почта России» от 07.06.2006 № 268 «О введении в действие нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции, Приказ ФГУП «Почта России» от 17.08.2009 № 305-п «Об утверждении Порядка приема, обработки, перевозки и вручения внутренних отправлений EMS», Приказ ФГУП «Почта России» от 26.03.2009 № 61-п «Об утверждении Порядка приема, обработки, перевозки,  доставки и вручении почтовых отправлений «Отправления 1-го класса»)

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

26. Соблюдение своевременности выписки первичных и вторичных извещений ф. 22  (п.35 ПОУПС)

на письменную корреспонденцию с объявленной ценностью: первичные/вторичные

___/___

___/___

на посылки (на оборотной стороне сопроводительного бланка к посылке) вторичные

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

27. Соблюдение своевременности досыла и возврата  почтовых отправлений (ПОУПС, Приказ ФГУП «Почта России» от 17.08.2009 № 305-п «Об утверждении Порядка приема, обработки, перевозки и вручения внутренних отправлений EMS», Приказ ФГУП «Почта России» от 26.03.2009 № 61-п «Об утверждении Порядка приема, обработки, перевозки,  доставки и вручении почтовых отправлений «Отправления 1-го класса», Временный порядок приема и вручения внутренних почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 30.07.2004 № 305 (п.1.12.2)

письменной корреспонденции с объявленной ценностью

посылок

Отправлений 1 класса

EMS-отправлений

Извещения ф.22 на досыл и возврат РПО составлены, оформлены правильно, подшиты в общую пачку на выданные РПО

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

28. Соблюдение порядка выведения остатков движения страховой входящей почты: (Почтовые правила ст. 653)

- остатки выводятся ежедневно

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

29. Соблюдение порядка выдачи почтовых отправлений по доверенности (СМК.ФГУП.РИ.1.8.1/1 «Предоставление услуг по доверенности» (редакция 2), СМК.ФГУП.М.3.1.2/1 «» Организация доставки (вручения письменной корреспонденции и периодической печати в адрес юридических лиц»)

в тексте доверенности указывается:

(при выявлении 1-го несоответствия в результате проверки не менее 2-х доверенностей указать в столбцах справа "нет")

дата удостоверения доверенности (доверенность без даты удостоверения недействительна)

ФИО уполномоченного представителя (сокращения не допускаются);

данные документа, удостоверяющего личность уполномоченного представителя

перечень полномочий (действий по видам услуг или неограниченная деятельность/ведение всех дел)

доверенность от физического лица содержит должность, ФИО и подпись удостоверяющего доверенность лица, а также печать удостоверяющей организации

доверенность от юридического лица содержит ФИО и подпись руководителя, печать этого юридического лица, а также ФИО и подпись главного (старшего) бухгалтера (необходима на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей, если доверенность оформлена от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности).

Срок действия доверенности не превышает 3 года

Срок действия доверенности без указания срока не превышает 1 год

Почтовые отправления вручаются доверенному лицу (проверяется по извещению ф.22)

Извещения ф.22 на врученные РПО по доверенности оформлены правильно (имеются № и дата удостоверения доверенности, ФИО и подпись получателя)

Разовые доверенности подшиты к извещениям ф.22

Долгосрочные доверенности хранятся обеспеченным порядком (в отдельной папке)

Долгосрочные доверенности записаны в отдельную книгу в алфавитном порядке по наименованию организации (при обслуживании большого количества организаций)

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

30. Именные вещи (Инструкция о порядке заказа, изготовления, учет, применения и уничтожения именных вещей в обособленных структурных подразделениях ФГУП "Почта России" СМК. ФГУП. И.3.1.2/1, далее по тексту - Инструкция)

Журнал выдачи именных вещей на рабочие места имеется в наличии

Соответствует установленной форме

Записи в  журнале ведутся правильно (с указанием литеры)

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

31. Производственный контроль(Письмо Минсвязи СССР № 201- д от 19.07.1988  "О рекомендациях по организации производственного контроля за качеством обработки почтовых отправлений"  (далее по тексту - Письмо Минсвязи СССР)

Порядок осуществления производственного контроля и конкретные исполнители установлены Приказом (Распоряжением) руководителя ОПС/почтамта от "_____" ____________ 201__г.  №______по каждому ОПС

Наличие в ОПС копии Письма Минсвязи СССР

Соответствие перечня и наименования технологических операций в журнале учета результатов производственного контроля перечню операций, указанному в приложении № 1 Письма Минсвязи СССР и перечню услуг, предоставляемых данным ОПС в соответствии с его классификацией

На операциях, контролируемых в соответствии с приложением № 1 к Письму Минсвязи СССР в объеме 100%, производственный контроль осуществляется ежедневно

На операциях, контролируемых в соответствии с приложением № 1 к Письму Минсвязи СССР в объеме менее 100%, периодичность производственного контроля за работой каждого работника установлена не реже 1 раза в неделю, а по количеству проверяемых операций - не ниже установленного норматива

Журнал учета рассылки контрольных карточек ф. 125 имеется в наличии

Нормативы соблюдаются (не менее 5 карточек на одного почтальона в месяц)

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

32. Контроль ввода информации в систему ОАСУ РПО (Инструкция по контролю и обработке отчетности общероссийской автоматизированной системы учета и контроля прохождения регистрируемых почтовых отправлений в отделениях почтовой связи, 2006г.)

При проверке 5-ти РПО, при наличии 1-го несоответствия отметить в столбце справа "нет". Проверку производить по телефону горячей линии ФГУП "Почта России" (звонок бесплатный по РФ 8-800-2005-888)

информация об исходящих РПО недельной давности имеется в ОАСУ РПО и соответствует дате формирования исходящей накладной ф. 16

информация о врученных РПО недельной давности имеется в ОАСУ РПО и соответствует дате вручения по извещению ф. 22/ 22-в

информация о досланных «Д»/возвращенных «В» РПО имеется в ОАСУ РПО и соответствует дате досыла «Д»/«В» по извещению ф. 22/накладной ф.16

информация об обработке с атрибутом «Прибыло в место вручения» имеется в ОАСУ РПО и соответствует дате поступления по накладной ф.16

информация об операции «Неудачная попытка вручения» имеется в ОАСУ РПО и соответствует дате первичной доставки (отметки на РПО)

указать конкретные данные по выявленным несоответствиям:

Соблюдение порядка приема внутренних почтовых отправлений* (Приложение А)

Соблюдение порядка приема международных почтовых отправлений* (Приложение Б)

Обеспеченность ОПС (Приложение В)

* В приложениях А, Б заполняются пункты только по принятым почтовым отправлениям (не заделанные в емкости)

Дополнительная информация:

Если в ходе проверки выявлены несоответствия установленным требованиям, то составляется план корректирующих мероприятий, который предоставляется в подразделение, организовавшее проверку, в течение 5-ти рабочих дней. Результативность  предпринятых корректирующих действий должна быть проверена при последующих проверках.

Проверку провели:

________________________________________________                 _______________

ФИО, должность                                           подпись                              

________________________________________________                 _______________  

ФИО, должность                                           подпись                                  

Начальник ОПС

_______________________________________________                   _______________

ФИО                                                                подпись

ОКПШ