Построение и анализ функциональной модели договорного отдела НПО АП, страница 2

2.  Метод получения сведений путем бесед и консультаций –  использовался для выявления наиболее распространенных ошибок при работе с документами, а также пожеланий относительно создаваемой АИС;

3.  Метод опроса экспертов и исполнителей на рабочих местах – применялся для определения обязанностей конкретных исполнителей, порядка действий при выполнении конкретных процедур (например, отслеживании приходов и расходов по договорам и т. д.), изучения документооборота организации;

4.  Метод анализа материалов на рабочих местах – использовался для изучения техники и оценки качества ведения книг учета договоров и папок с документами к договорам, а также для составления перечня документов, присутствующих в информационной системе отдела.

2.2.2 ОПИСАНИЕ МЕТОДИКИ АНАЛИЗА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Для анализа документооборота на основе полученной информации использовалась методика, состоящая из 2 этапов:

1.  Составление пронумерованного перечня документов и определение их характеристик – составляется пронумерованный список документов, проходящих через договорной отдел. Документы разбиваются на пересекающиеся группы (входящие, производные и  исходящие), для каждого документа определяется вид, в котором он хранится в отделе.

2.  Определение для каждого производного документа списка исходных документов – для каждого производного документа договорного отдела выявляются документы, необходимые для формирования этого производного документа.

Результаты анализа документооборота по данной методике необходимы для построения функциональной модели договорного отдела, не противоречащей организации документооборота в договорном отделе и на предприятии в целом.

2.2.3 АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Результатом сбора информации о документообороте договорного отдела НПО АП является список документов, проходящих через отдел. Каждый из этих документов был рассмотрен на предмет места его образования, хранения и места назначения. Документ может быть:

1.  Входящим  из внешней среды, т. е. приходить из сторонних организаций или других отделов НПО АП.

2.  Производным, т. е. оформляться в договорном отделе НПО АП.

3.  Исходящим – передаваться во внешнюю среду.

Кроме того, каждый документ, появившийся в отделе, оставляет там след – либо хранится оригинал, либо копия, либо 2-ой экземпляр документа.

Как видно из таблицы 1, в договорной отдел из внешней среды поступают 32 документа, производится – 16 новых документов, 18 документов уходят из отдела во внешнюю среду. Из 16 производных документов в договорном отделе 7 оформляются в 2-х экземплярах, один из которых уходит из отдела (это относится к документам из пакета к договору, актам сдачи-приемки работ и тексту дополнительного соглашения с Заказчиком). 11 документов из 48 хранятся в отделе в виде копий, оставшиеся 30 (48-11-7) документов хранятся в виде оригиналов.

Цветом в таблице  1 выделены документы, в которых содержится полная информация о договоре – книга учета договоров (запись в этой книге) и папка документов к  договору (массив документов к договору), а также сводная справка по договорам для руководства.

Следующим шагом анализа документооборота договорного отдела НПО АП является определение перечня документов, на основании которых делается каждый производный документ. Сведения об исходных для каждого производного документах необходимы для того, что бы построенная в дальнейшем функциональная модель была согласована с  документооборотом в договорном отделе. Данная информация была получена методом опроса сотрудников отдела и представлена в таблице 2.

Т А Б Л И Ц А  1.

Характеристика документов договорного отдела НПО АП.