Построение и анализ функциональной модели договорного отдела НПО АП, страница 10

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

1.  Трудоемкость функциональной модели договорного отдела является переменной величиной и зависит от конкретных характеристик договора.

2.  Условия договора могут влиять не только на количество повторов простейших функций в работе с договором, но и на их длительности.

3.  Применение АИС повлияет на трудоемкость простейших функций, связанных с оформлением и поиском документов; причем доля этих функций в общей трудоемкости комплекта договоров также зависит от его конкретных характеристик.

2.3.2 ВЫЯВЛЕНИЕ НАПРАВЛЕНИЙ РЕОРГАНИЗАЦИИ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ ДОГОВОРНОГО ОТДЕЛА

Процесс создания АИС для своего успешного завершения должен обязательно содержать такие этапы, как анализ и реорганизация действующей функциональной схемы. Анализ особенно важен для функциональной модели вновь создаваемой информационной системы, так как она еще не была проверена в действии и вполне может содержать ошибки разработчиков. Для уже существующей и функционирующей ИС обычно строится  функциональная модель типа «как есть» (если, конечно, речь не идет о реинжиниринге бизнес-процессов организации, когда старая функциональная модель просто отвергается). Такая модель обычно не содержит недостатков, которые делают невозможным или неэффективным функционирование системы (эти недостатки дали бы о себе знать еще до построения функциональной модели). В этом случае, модель должна быть проверена на соответствие реальной действительности и согласована с экспертами, а при необходимости в нее должны быть внесены соответствующие изменения.

Однако даже если модель была признана реальной, при создании АИС необходима ее реорганизация. Это связано, прежде всего, с тем, что АИС будет содержать элементы, которых не было ранее в информационной системе предприятия. Такими элементами являются база данных и приложения, позволяющие автоматизировать некоторые функции, выполняемые в системе, и эти элементы тоже обязательно должны быть задействованы в работе предприятия, иначе теряется весь смысл создания АИС.

В данном случае несомненным преимуществом построенной функциональной модели договорного отдела НПО АП является тот факт, что она отражает реальную, и следует заметить, весьма удобную и давно сложившуюся схему работы отдела, которая позволяет выполнять все его функции. Поэтому реорганизация работы будет, прежде всего, связана с введением функций имеющих непосредственное отношение к работе с АИС, а также выведением из модели функций, связанных с занесением данных в книги учета договоров, так как вся информация о договорах будет храниться в базе данных,  и необходимость в ведении этих книг будет утрачена.

Естественно, использование АИС не предполагает полного отказа от бумажных документов, и, если защиту от несанкционированного доступа и быстрый поиск документов в электронной форме можно гарантировать, то к бумажным документам это отношения не имеет. Поэтому проблема с их хранением должна быть решена в любом случае. Для его упорядочения и ограничения доступа следовало бы организовать специальное хранилище по библиотечному принципу со стеллажами и указателями, а также ограничить пребывание в отделе лиц, не являющихся его сотрудниками.

Кроме того, говоря об АИС, не следует забывать о таком явлении, как человеческий фактор. Человек ошибался, делая запись в книге учета договоров, или вообще забывал сделать отметку в книге, значит, он может ошибиться или не занести информацию и в базу данных. Безусловно, АИС может отследить и предупредить некоторые виды ошибок пользователя, но не стоит ожидать от нее полного решения проблемы человеческого фактора.