Организация документооборота для предприятии
1. Понятие документооборота. Схемы движения документов.
2. Этапы документооборота. Принятие, испытание и реестрациядокументив.
3. Порядок обработки и отправления исходной документации
4. Организация контроля воспоследовать выполнением документов.
5. Систематизация документов. Дело. Номенклатура дел.
6. Хранение дел. 7. Подготовка и передача дел в ведомственный архив.
1. Понятие документооборота. Схемы движения документов Документооборот - движение документов из организации с момента их получения или образования загодя завершения выполнения или отправления. Верная конструкция документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, пропорциональной загрузке подразделов и должностных лиц, который показывает позитивное влияние для словопрения управления в целом. Документооборот для предприятии осуществляется в виде потоков документов, которые циркулируют между пунктами обработки (руководители учреждения и подразделов, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки самих документов (экспедиция, печатное рекомендация один др.). Требования к потокам документов: 1) движение документов должен казаться прямоточним, то тратить выбрасывать непрямые маршруты; 2) закон однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Разные операции сообразно обработке документов следует исполнять параллельно, воеже сократить срок пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность выполнения. При проектировании рациональных документопотокив для предприятии составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить рациональные маршруты движения и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, план обработки разных их категорий. Схема документооборота представлена для рис. 1 для предприятия с объемом документооборота вследствие 25 загодя 100 тыс. документов для год. делопроизводства. Схемы разрабатываются для разных категорий документов (входных, исходных, внутренних, приказов сообразно главный деятельности, личному составу). Объем документооборота - граница входных, выходных и внутренних документов предприятия воспоследовать данный промежуток времени. 2. Этапы документооборота. Принятие, испытание и регистрация документов Документооборот включает у себя несколько этапов принятия, обработку, распределение, регистрацию, передачу, доставку, контроль выполнения. Принятие документов. Вся корреспонденция, которая поступает в учреждение, принимается канцелярией. Принятию подлежит также и доплатная корреспонденция, оплата которой осуществляется для основании конвертов, где отмечена ее сумма. В канцелярии раскрываются весь конверты воспоследовать исключением тех, которые имеют вывеска «лично» или адресованные общественным организациям учреждения (профкому, женскому совету и тому подобное). При раскрытии конвертов проверяется их целостность, а также гармония номеров для документах и конвертах. В разе отсутствия документа или приложений загодя него, несоответствия номера для конверте номеру документа, складывается бумага в двух экземплярах, единый из которых посылается отправителю, а нижеследующий остается в канцелярии. Если обнаружено недостаток конверта должен исполнять соответствующую отметку в почтовом реестре. Хранить конверты и подбавлять их к документам должен в случаях, если один воспоследовать конвертами дозволено установить адреса отправителей, срок отправления и получения документов, если в конверте отсутствуют отдельные документы или номера документов не отвечают номерам для конвертах. Конверты добавляются также к судебным, арбитражным делам, исковым заявлениям и кассационным жалобам и письмам, заявлениям и жалобам граждан. Неправильно оформленные (не подписанные, незасвидетельствованные), поврежденные или посланные не сообразно адресу документы возвращаются отправителю или пересылаются воспоследовать принадлежностью. Рассмотрение документов. Предыдущее испытание документов осуществляет вожак канцелярии, учреждения или другая, назначенная для этого некрасивый в соответствии с распределением функциональных обязанностей. Целью предыдущего рассмотрения документов является план их для тех, которые нуждаются в обязательном рассмотрении руководством (владельцем) учреждения или непосредственно исполнителями отвечаю к их функциональным обязанностям, определению необходимости их регистрации, а также установлению срока выполнения. Осуществляется он в количество получения документов или в первый работник количество в случае их поступления в нерабочее время. Поручение высших органов правления, телеграммы и телефонограммы должен думать немедленно. В ходе предыдущего рассмотрения документов стоит руководствоваться положением неестественный учреждении и ее структурные подразделения, должностными инструкциями, классификаторами участков и вопросов деятельности учреждения, номенклатурами дел, схемами движения документов. Руководству или владельцу учреждения в первую очередь передаются документы правительственные или других высших органов, а также важнейшие документы, которые содержат информацию сообразно принципиальным вопросам деятельности учреждения и нуждаются в них решение. Другие документы передаются структурным подразделениям и исполнителям сообразно назначению. Последствия рассмотрения документов фиксируются в резолюции. С целью обеспечения ритмичности работы канцелярия сообразно согласованию с руководством учреждения или ее владельцу разрабатывает графику доставки корреспонденции подразделам. Регистрация документов. Регистрация документов заключается в фиксации факта создания или поступление документа вследствие проставления для нем условных обозначений - регистрационных индексов с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе. Регистрируются документы с целью обеспечения их учета, контроля выполнения и оперативного использования имеющейся в них информации. Как правило, регистрация документов осуществляется централизовано. Децентрализует регистрация допускается в учреждениях с объемом документооборота свыше 10 тыс. документов для год, с территориально разъединенными структурными подразделениями и в случаях, вызванных спецификой деятельности учреждения. Место регистрации бумага из закрепляется в инструкции из делопроизводства учреждения, к которому добавляется утвержденный руководителем (владельцем) учреждения перечень документов, который не подлежат регистрации. Регистрации подлежат весь документы, которые нуждаются в учете, выполнении и использовании со справочной целью (предписывающие, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и тому подобное) как те, которые создаются и используются в учреждении, беспричинно и те, которые поступают вследствие других учреждений и частных лиц. Каждый бумага регистрируется в данном учреждении один единый раз: входные - в количество поступления или не позже для нижеследующий день, буде бумага поступил в нерабочее время, создаваемые - в количество подписания или утверждения. В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другой повторно он не регистрируется. Регистрация документов проводится в пределах групп в зависимости вследствие наименования, вида, автора и содержания. Отдельно, например, регистрируются правительственные документы, приказы руководителя из главный деятельности, приказы относительно личного состава и о командировке, решении коллегии, актах ревизий финансово хозяйственной деятельности, бухгалтерских сводках, заявках для материально-техническое снабжение. В процессе регистрации документам предоставляются условные обозначения - регистрационные индексы, которые состоят из порядковых номеров в пределах радую документов, которые регистрируются и дополняются индексами воспоследовать номенклатурой дел, вопросов деятельности, корреспондентов и тому подобное. Для регистрации всех категорий входных и создаваемых документов в государственных учреждениях применяется регистрационно-контрольная карточка, пригодная для обработки средствами вычислительной техники. В небольших учреждениях с объемом документооборота загодя 500-600 документов для год допускается тратить журнальную форму регистрации. При карточной форме регистрации вид и определение количества картотек зависит вследствие конкретных потребностей работы учреждения. В учреждениях, где справочные картотеки ведутся в структурных подразделениях, регистрационные карточки складываются в двух экземплярах: для канцелярии и структурного подразделения, которому изображение передастся вместе с документом. В случае взятия документа для контроль изготовляются три экземпляра карточки. Для удобства регистрационные карточки группируются в учетно-деловые картотеки, которые заводятся отдельно для круг календарный год. Такие картотеки, как правило, состоят из двух частей : выполненных и невыполненных документов. Первая рубрика используется для поиска выполненных документов сообразно определенному вопросу, вторая - для поиска документов в процессе их выполнения воспоследовать исполнителями, корреспондентами или сроками выполнения. Если регистрационных карточек много, их раскладывают сообразно разделам воспоследовать направлениями деятельности учреждения, положенными в основу названий ее структурных подразделений. По мере выполнения документов карточки из разделов первой части с проставленными для них необходимыми отметками переставляются в подходящий деление и рубрику нижеследующий части картотеки. При журнальной форме регистрации документиврекомендуеться водить такие журналы регистрации: а) правительственных документов; бы) приказов руководителя учреждения из основного состава; в) приказов относительно личного состава; грамм) командировок; д) решений собутыльник учреждения; е) актов ревизий финансово хозяйственной деятельности и тому подобное. Автоматизирована регистрация документов проводится централизовано в местах регистрации документов, оборудованных средствами вычислительной техники. Запись осуществляется из регистрационно-контрольной карточки, составленной для базе обязательных реквизитов регистрации, который обеспечивают совместимость программно технических средств или вследствие прямого вводу из документа реквизитов регистрации. Обязательные обстановка регистрации: обещание документа; лгун (корреспондент); дата документа; индекс документа; вывеска документа или его короткое содержание;резолюция (исполнитель, предмет поручения, автор, дата);видповидальний исполнитель;термин выполнение; знак о выполнении (короткая запись решения вопроса, дата выполнения, индекс документа-ответа). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может казаться дополнен: указанием исполнителя, его распиской в получении документа, аллюр выполнения, дополнениями и тому подобное. Порядок размещения реквизитов определяет учреждение. При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных, а быть наличии сетки - центральный банк регистрационных данных. Автоматизированные банки основание обеспечивают работников аппарата управления информацией обо всех документах и месте их нахождения с вследствие вводу информации для дисплей и обработка машинограм. Поступаючи документы фиксируются в "Журнале входной корреспонденции" № п/п Дата поступления Название документу Короткое предмет Отметка о выполнении Примечания 3 03.01.99 Письмо-запрос из военкомата О наличии рабочих, которые тратить военнообязанными Чабан м.М., владыка отдела кадров Исх. №1 вследствие 05.01.99 Дело №07 "Отметка о выполнении" - указывают фамилию и занятие работника, который отвечает воспоследовать составление ответа для входной бумага и дату ответа. "Журнал исходной корреспонденции Письмо с сообщением рок Дата, запятых 1 05.01.98 Письмо Ответ для письмо-запрос вследствие 03.01.98 На почте 07 Письмо получено 09.01.98 Дело №0
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.
