Организация документооборота для предприятий. Понятие документооборота. Схемы движения документов. Подготовка и передача дел в ведомственный архив, страница 4

При изменении состава документов дела эти изменения отображают в графе "Примечания" с ссылкой для соответствующие акты внутреннего описания, и быть необходимости складывается новая итоговий запись. Оформление обложки. Обложки дел постоянного, временного (больше 10 лет) хранения и сообразно личному составу оформляется следующим образом. На обложци указывается: имя организации и ее непрямая подчиненность; имя структурного подразделения; индекс дела; комната дела (поэтому, части) сообразно годовому разделу возведенного описания; вывеска дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, которые содержат наипаче ценные документы; дата дела; граница писем сообразно делу; срок хранения дела; архивный шифр дела. На обложци дел постоянного хранения предусматривается крепость для наименования государственного архива, кодов государственного архива и организации. Архивный шифр для обложци дел постоянного хранения относится чернилами один впоследствии включения этих дел в годовые разделы возведенных описаний. Архивные шифры для обложках дел временного хранения и сообразно личному составу проставляются чернилами впоследствии включение дел в годовые разделы возведенных описаний дел, одобренных ЦЕК организации, согласованных из ЕПК соответствующего архивного учреждения и утвержденных руководителем организации. При оформлении дел наименования организации указывается полностью, в именительном падеже, с указыванием полного наименования организации, которой она непосредственно подчиняется. Если конструкция имеет официально принятое сокращено наименование, то оно указывается в дужках впоследствии полного наименования. При изменении наименования организации для протяжении периода, охватываемого документами дела, или быть переданные в другую организацию, для обложци дописывается нововведение имя этой организации, а предыдущее заключается в дужки. 4.1.27. Заглавие дела для обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной из ЕПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в вывеска дела вносят дополнительные весть и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов один др.) В тех -випадках, если занятие состоит из нескольких томов, для обложку каждого тома выносится общее вывеска дела и вывеска каждого тома. 4.1.28. В заглавиях дел, которые содержат копии документов, указывается их копийнисть. Дата дела 4.1.29. На обложке дела непременно указывается дата дела годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Если в занятие включены документы (например, дополнения и тому подобное), дата которых не совпадает с датой дела, то около датой из новой строчки делается неестественный этом запись: «По делу тратить документы воспоследовать ... годы. Дата дела может не указываться один для обложках дел, которые содержат годовые ожидание и отчеты, потому который их дать отражаются в заглавиях дел. 4.1.30. Датой дел, которые содержат розпорядницку, творческую и другую документацию (доклады, письма, стенограммы и беспричинно далее), для которой точное датирование имеет важное значение, а также для дел, которые состоят из нескольких томов (частей), тратить крайние даты документов дела, то тратить дать (число, месяц, год) регистрации (упорядочивание) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. 4.1.31. Если делом является пьеса приказов, распоряжений и т. п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале. 4.1.32. Датой дела, которое содержит протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или упорядочивания первого и последнего протокола, которые составляют дело. 4.1.33. Датой личного дела является дать подписание приказов о приеме и освобождении лица, для которого оно заведено. 4.1.34. При обозначении дать документа прежде указывается число, после луна и год. Число и год отражаются арабскими цифрами, обещание месяца пишется словами. Пример: 9 мая 1945 года. При обозначении дать документа допускается ее сокращено цифровое написание, в рубрика случая буде это не приводит к неоднозначности объяснение дать. Пример: 09.05.45р. Если дата документа или отдельных ее элементов определяется приблизительно, для основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные дужки Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком. Пример: [не прежде 1961 р].; [не прежде апреля - не позже мая 1940 р.]; [22 сентября 1952р.?]. 4.1.35. Обязательными реквизитами обложки дела является намек количества писем сообразно делу, который указывается для основании заверявшей надписи дела, и срока сохранения дела (на делах постоянного сохранения пишется: "Беречь постоянно"), КОТОРОЕ переносится для обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации впоследствии сверки его сообразно ведомственному перечню документов с указанием сроков их сохранения. 4.2. Упорядочивание и оформление описаний дел в делопроизводстве организации 4.2.1. На весь завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сохранения и дела сообразно личному составу, которые прошли экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями ЕДСД и подразделов, сисних правилами, складываются описания дел. 4.2.2. Описание дел - это архивный справочник, который представляет собой систематизирован перечень заглавий дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно описывание дел является учетным документом и основным видом науково-довидкового аппарата к документам, которые обеспечивают оперативный поиск дел. 4.2.3. Описания складываются отдельно на: - дела постоянного сохранения; - дела временного (свыше 10 лет) сохранения; - дела сообразно личному составу и другие однотипные дела; - для дела, которые состоят один из специфических, характерных один для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты сообразно темам и тому подобное); служебные ведомственные издания. Отдельное изображение являет собой перечень дел из самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерации. Составление описания дел структурного подразделения 4.2.4. В делопроизводстве описания отмеченных категорий дел складываются для дела каждого подраздела организации (в бесструктурной организации - для весь дела, которые образовались в процессе ее деятельности) и каждой общественной организации, заведенные в каждом календарном году или воспоследовать выбранный срок (на дела общественных организаций и выборных органов). Примечание. При наличии в структурных подразделениях неописанных дел воспоследовать несколько лет воспоследовать согласованием с ведомственным архивом для них может складываться одно описывание (же внутри дела располагаются сообразно годам их заведения). 4.2.5. Описания дел структурных подразделений складываются в зависимости вследствие порядка, устанавливаемого инструкцией из делопроизводства организации, работниками здание делопроизводства организации или лицами, ответственными воспоследовать ведение делопроизводства в структурных подразделениях около методическим руководством ведомственного архива. 4.2.6. Описания дел структурных подразделений складываются сообразно установленной форме и представляются в ведомственный архив вследствие год впоследствии завершения дел в делопроизводстве, воспоследовать исключением описаний дел структурных подразделений министерств и ведомств, которые представляют в ведомственный архив описания дел вследствие 2 года. Ответственность воспоследовать своевременное и качественное упорядочивание описаний дел структурных подразделений несут руководители этих подразделов. 4.2.7. Перед внесением заглавий дел в описании проверяются закал формирования и оформления дел, гармония количества дел, внесенных в описание, количества заведенных дел сообразно номенклатуре дел организации. При пересмотре дел проверяются: гармония заглавия дела содержанию документов сообразно делу; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; закал подшивания или плетения дела; правильность нумерации писем дела; наличие сообразно делу, в необходимых случаях, внутреннего описания дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверявшей надписи дела. В случае выявления нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны казаться устраненные В случае выявления отсутствия дел, которые значатся сообразно номенклатуре дел организации, структурным подразделением принимаются мероприятия для их розыска. Обнаруженные дела включаются в описание. Если принятые меры не дали результаты, то для отсутствующие дела складывается справка о причинах отсутствия дел, которое подписывается руководителем структурного подразделения и передастся вместе с описанием дел структурного подразделения в ведомственный архив. 4.2.8. Описательная рубрика описания дел структурного подразделения содержит в себе следующие элементы: - порядковый комната дела (поэтому, части) сообразно описанию, - индекс дела (поэтому, части); - вывеска дела (поэтому, части) который весь отвечает его заглавию для обложке дела; - дата дела (поэтому, части); - граница писем сообразно делу (том, части); - терши сохранение дела. 4.2.9. При составлении описания дел структурного подразделения должен придерживаться следующих требований: - каждое занятие вносится в описывание около самостоятельным порядковым номером. .якщо занятие состоит из нескольких томов (частей), то круг рубрика (часть) вносится у описания около самостоятельным номером; - систематизация дел в описании и присвоения номера описания структурного подразделения устанавливается ведомственным архивом. Как правило, систематизация дел в описании структурного подразделения отвечает их систематизации в номенклатуре дел организации, а комната описания структурного подразделения состоит из цифрового обозначения структурного подразделения сообразно штатному расписанию с добавлением обыкновенный начальной буквы наименования категории документов, которые составляют описание, и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в описание. Да, изображение дел постоянного, временного сохранения и сообразно личном составе структурного подразделения №5, который значатся сообразно номенклатуре и заведенные в 1981 г., будут держать номера: 5п-81, 5в-81 и 5 л/с-81; - графы описания заполняются в точном соответствии с теми сведениями, который вынесенные для обложку дела; - быть внесении в изображение последовательно дел с одинаковыми заглавиями пишется весь вывеска первого дела, а весь другие однотипные дела отражаются словами «то же», быть этом другие весть о делах вносятся в изображение весь (на каждых новых листьях описания вывеска воспроизводится полностью); - линия описания «Примечание» используется для отметок неестественный особенностях физического стишу дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и тому подобное Оформление описания дел структурного подразделения 4.2.10. В конце описания следом воспоследовать последней описочной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) граница дел, которые значатся сообразно описанию, первый и окончательный номера дел сообразно описанию, а также обусловливают особенности нумерации дел в описании (литерные номера дел и пропущены номера). 4.2.11. Описание дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, соглашается с руководителем здание делопроизводства организации и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении организации экспертной комиссии (ЕК), изображение к ее утверждению должен казаться рассмотрено и одобрено ЕК. За требованием ведомственного архива к описанию могут складываться отдельные мета науково-довидкових оправок (содержание, перечень сокращений, указатели). 4.2.12. Описание дел структурного подразделения организации складывается в двух экземплярах, единый из которых передается вместе с делами в ведомственных архив, а нижеследующий остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЕК, изображение складывается в трех экземплярах, потому который единый единица описания повинен казаться прилагаемый в качестве основания к протоколу заседания ЕК, для котором она была рассмотрена и одобрена. 4.2.13. На обложках дел, внесенных в изображение структурного подразделения, воспоследовать согласованием с ведомственным архивом, мягким черным графитовым карандашом делается временная шифровка дел. 4.2.14. Описания структурных подразделений являются основой для упорядочивания годового распределения возведенного описания дел организации, подготовка которого полагается для ведомственный архив (лицо, ответственное воспоследовать архив). 4.3. Передача дел в ведомственный архив. 4.3.1. В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сохранения и сообразно личному составу, их передача делается один сообразно описаниям. 4.3.2. Дела временного (до 10 годов включительно) сохранения передачи в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они сохраняются централизовано службой делопроизводства или в структурных подразделениях и сообразно окончании сроков сохранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив один в исключительных случаях сообразно решению руководителя организации. Передача их может исполняться сообразно усмотрении ведомственного архива или сообразно описаниям или номенклатурам дел. 4.3.3. Передача дел в ведомственный архив осуществляется воспоследовать графиком, составленным архивом, согласованным с руководителями структурных подразделений (общественных организаций) и организаций, которые передают документы в архив, и утвержденным руководителем организации. 4.3.4. В промежуток подготовления дел структурным подразделением (общественной организацией) к передаче в ведомственный архив сотрудником архива заранее проверяется правильность их формирования, оформления и гармония количества дел, включенных в описание, количества дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все обнаруженные быть проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения (общественной организации) обязанные устранить. При выявлении отсутствия дел складывается справка. 4.3.5. Прием каждого дела делается заведующим (специальным сотрудником) ведомственного архива (лицом, ответственным воспоследовать архив) в присутствии работника структурного подразделения. При этом для обоих экземплярах описания напротив каждого дела, включенного у нее, делается знак о наличие дела. В конце каждого экземпляра описания указывается цифрами и прописью граница действительно принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника ведомственного архива и лица, которое передало дела.