В графе "Письмо с сообщением" - бумага фиксируется в рубрика случае, буде мы отправляем письмо с сообщением. Тогда должен отметить номер, который получил письмо для почте, а также дату, если получено весть с подписью адресату. 3. Порядок обработки и отправления исходной документации. Вся исходная известие должна обрабатываться и укатить централизовано канцелярией предприятия. Как правило, она отправляется в количество получения вследствие структурных подразделений или для нижеследующий день. Отправление или передача работникам предприятия документов без их регистрации в канцелярии недопустимая. Во срок принятия вследствие исполнителей исходных документов должен проверять: - правильность оформления документа, размещения для нем реквизитов; - правильность указания адреса корреспондента; - наличие всех необходимых подписей для документе и приложениях к нему; - наличие вследствие для копиях документов, которые остаются сообразно делам; - наличие для документе отметки о дополнениях; - гармония количества экземпляров количества адресатов. Документы, которые посылаются в то же срок одному и потому же адресату, укладываются в единый конверт. На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, которые находятся в конверте. Если образец документа подлежит возвращению, то для верхнем поле первой страницы проставляется штамп "Подлежит возвращению". Оригиналы приказов, планов, протоколов и тому подобное должен избегать в учреждениях - авторах настоящих документов. Подразделам посылаются их вторые экземпляры. Документы, которые адресуют постоянным корреспондентам, рекомендуется заниматься в конвертах с адресом получателя и отправителя, который изготовляются заранее печатным способом. В случае послания корреспонденции к другим городам, кроме наименования учреждения должности и фамилии адресата, следует обозначать внимательный почтовый адрес (почтовый индекс, город, область, улица, комната дома.). 4. Организация контроля воспоследовать выполнением документов Задания контролю - залог своевременного и качественного выполнения документов. Контролю подлежат зарегистрированные документы, в которых установлено задание. Обязательный контроль выполнения: законов Украины, постановлений Верховной Рады Украины, указов, распоряжений президента Украины; постановлений и распоряжений Кабинета Министров Украины. Ответственность воспоследовать организм документа несут лица, отмеченные в предписывающем документе (приказе, распоряжении), резолюции руководителя, непосредственные исполнители. Когда бумага выполняется несколькими работниками, ответственным воспоследовать организацию выполнения первый отмеченный в резолюции. Непосредственный контроль воспоследовать выполнением документов полагается для канцелярию. В структурных подразделениях непосредственно контроль воспоследовать организм документов осуществляет секретарь. Документы могут казаться с указанием и без указания срока выполнения. Срок - в самом документе или обыкновенный актом законодательства. Например: письма-поручение и письма-запросы учреждений высшего уровня - к отмеченному в них сроку или в движение ЗО дней, телеграммы, в которых затрагиваются вопросы, которые нуждаются в срочном решении, - загодя 2 дней. Документы без указания сроку выполнения - должны выполняться не позже как воспоследовать ЗО календарных дней. "Срочно" - 7 дней. Контроль воспоследовать выполнением документов включает такие мета работ: постановку документов для контроль, образование картотеки контролируемых документов; проверку своевременного доведения документов к исполнителям; предыдущие проверки и регуляции аллюр выполнения; учет и обобщение результатов контроля воспоследовать выполнением документов; информирование руководителя о ходе и итогах выполнения документов (на оперативных сборах, заседаниях коллегиальных органов); снятие документов из контроля; - образование картотеки выполненных документов. Контроль воспоследовать выполнением документов осуществляется для регистрационно-контрольных карточках (РКК). Проставляют букву К для левом поле документа, бумага передают исполнителю, а дополнительный единица РКК ставят к контрольной картотеке. РКК группируются в контрольную картотеку или в разделе справочной картотеки воспоследовать сроками выполнения документов, воспоследовать исполнителями, группами документов (постановления, приказы, решения). В учреждении с объемом документооборота больше 25 тыс. документов для год иногда складываются перечни не выполненных в обыкновенный срок документов и посылаются к структурных подразделений. При контроле воспоследовать вследствие ПК поиск необходимой информации осуществляется воспоследовать видом документа, датой, исполнителем, корреспондентом, сроком выполнения и содержанием. После выполнения бумага снимается из контроля, то же некрасивый делает пометку для документе (РКК) о снятии из контроля. 5. Систематизация документов. Составление номенклатур дел Документы относятся к определенному делу и систематизируют в середине ее. Формирование дел должен подходить таким основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документацийного обслуживания; хранение документов. Формирование дел должен исполняться централизовано воспоследовать местом регистрации документов. Может казаться централизовано и децентрализует образование дел. Название дел должен подходить фактическому составлю и содержанию документов у них. К делу подшивают один выполнении документы (оригинал или заверены копии), которые оформлены согласие требований ДСТУ. Документы постоянного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные ожидание и отчеты и другое). К делу группируют документы одного диловодчего года. Исключения составляют: дела, которые переходят для судебные дела; личная документация, которая формируется в движение один периода работы этого лица в учреждении; учебная документация, которая образуется в учебных заведениях; документы постоянных комиссий. Дополнения большого объема подшивают в отдельные дела; небольшие прибавить добавляются к документам, к которым они относятся. Отдельно группируют экземпляры документов, который размножении массовым тиражом (обзори, сводки и другое), который получаются для информации из других предприятий, некоторые руководящие (счета, наряды) документы. По делу должен казаться не более как 250 писем (30-40мм). При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела сообразно узким вопросам или воспоследовать хронологией. Документы в средних дел дозволено разместить: сообразно вопросам, из хронологического, алфавитного, нумерационного принципа. Чаще один используют логично-запитний способ, то тратить документы размещаются сообразно делу согласие логической последовательности решения того или другого вопроса. За алфавитной систематизацией используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, названия административно-территориальных единиц, объектов и тому подобное. В нумерационном порядке группируют однородные документы, которые имеют порядковую нумерацию (квитанции, накладные и беспричинно дальше). Систематизация отдельных категорий документов Предписывающие документы (приказы, распоряжения, постановления и другое) формируют в дела сообразно видам документов и воспоследовать хронологией, дополнения, который к ним относятся. Приказы воспоследовать главный деятельностью и сообразно личному составу формируют отдельно. Документы коллегий формируют в отдельные дела: протоколы и решения коллегии и документы к заседанию коллегии (порядок дневной, доклады, справки, проекты решений и другое). Поручения высших организаций группируют в дела быть направленостями деятельности. В середине дела документы размещают в хронологической последовательности. Планы, отчеты, сметы, лимиты группируют отдельно вследствие их проектов и хранят сообразно делам того года, к которому они относятся сообразно своему содержанию. Документы в личных делах размещают в такой последовательности: внутреннее изображение документов; афиша о принятии для работу; анкета; листок из учета кадров; автобиография; документы неестественный образовании", вытянул из приказов о назначении, перемещении, освобождении. Копии приказов о взыскании, поощрении - к личному делу не заносятся, а записываются в возвышение к личному шестерка. Лицевые счета рабочих и служащих группируют в отдельные дела в пределах году и размещают воспоследовать алфавитом. Претензии клиентов размещают в хронологическом или в алфавитном порядке. Переписки формируют в дела воспоследовать промежуток календарного возраст и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ размещается воспоследовать документом-запросом. Хронология воспоследовать инициативными документами. Выдача дел напрокат посторонним учреждениям - с разрешения руководителя учреждения. На выданное занятие заводится карта - заменитель, в которой отмечается структурное подразделение, комната дела, дата выдачи, кому выданная, дата ее возвращения. Номенклатура дел бывает три видов: 1. Типичная - предусматривает индексацию дел в отрасли и енормативним документом для государственных организаций. 2. Конкретная - складывается для основании типичной, причемузаголовки дел могут казаться конкретизированы из врахуваннямспецифики данной организации. 3. Примерка - устанавливает образцовый смесь дел, который носитьрекомендацийний характер, то тратить перевелись конкретной фиксации унумерации дел. Такая имя дел применяется уприватних структурах. Для приблизительной номенклатуры рекомендуется розмищати заглавия дел в определенной последовательности. Например: 1. Дела с организационно предписывающей документацией вышестоящих органов (Постановления Верховной Рады). 2. Дела с организационно предписывающей документацией предприятия (Устав, Положение и беспричинно далее). 3. Предписывающая документация сообразно предприятию (приказы, распоряжения). 4. Планово отчетные документы (годовые, месячные, воскресные). 5. Переписка. Каждая конструкция беспричинно вследствие наличия типичной или примерной номенклатуры должна держать конкретную (индивидуальную). Номенклатура дел (НС) организации оформляется для общем бланке организации. НС складывается для основании изучения состава, содержания и количества документов, которые образуются в процессе деятельности организации, классификаторов документов и корреспондентов, типичных и ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения документов. Индивидуальный НС состоит из НС отдельных структурных подразделов, которые разрабатываются должностным лицом, ответственным воспоследовать делопроизводство в структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения, соглашается с руководителем архивного подраздела учреждения. После выполнения документов они группируются в дела, которым предоставляются заглавия. Заглавие дела состоит из элементов в следующей последовательности: - обещание вида дела (переписка, пьеса и беспричинно далее) виду ли документов (протоколы, приказы...); - обещание организации или структурного подразделения (автор документу); обещание адресату корреспондента документа; - короткое предмет документов дела; - обещание территории, с которой связано предмет документов дела; - дать (период) дела; - намек и копийнисть документов. В заглавиях дел, которые содержат документы не связанные последовательностью делопроизводства применяется срок "документы". Например: Документы о проведении межотраслевых выставок (планы, характеристика экспонатов...). Документы к протоколам заседания коллегии министерства. Переписка из "Хмельницкгазом" о снабжении газа. Индексация дел Индекс дела структурного подразделения из индекса структурного подразделения (по штатному расписанию или классификатору структурных подразделений) и порядкового номеру в пределах подраздела. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Размещение дел в номенклатуре структурного подразделения должен подходить степени важности дел воспоследовать унифицированной формой. Первой - разряд дел, которая включает документы органов высшего уровня, дальше разряд ОРД учреждения (приказы распоряжение, решение), планово отчетная документация, переписка (здесь первыми дела, которые содержат переписку с высшими органами). Графа 3 - (количество дел, томов) заполняется для конце года. Графа 4 - срок хранения с указанием для перечень (типичный, ведомственный). Графа 5- перечней документов со сроками их хранения, пометки о заведении дел к уничтожению, о передаче дел. В конце делового году НС структурного подразделения непременно заверяется итоговой записью, в которой указывается граница и категории действительно заведенных воспоследовать год дел. Подписывает лицо, ответственное воспоследовать делопроизводство. Порядок составления и утверждения в учреждении НС НС структурного подразделения складывается в 3-х экземплярах для каждом заполняется гриф согласования экспертной комиссией структурного подразделения и заведующим архивом учреждения. 1-й- сохраняется в структурном подразделении; 2-й- передается в канцелярию учреждения; 5-й- используется для формирования дел и поиска документов. НС структурных подразделений возводятся канцелярией в единственную (возведенную) НС учреждения. Во срок составления возведенной НС может использоваться структурный или функциональный закон ее построения. Структурный - подзаглавия дел - обещание структурного подразделения. Первый - канцелярия, организационный отдел, плановый отдел, рубрика реализации и сбыта... Функциональный - воспоследовать направлением деятельности. Разделы и подразделы отображают управленческие функции и размешиваются воспоследовать степенью важности: планирование, финансирование и беспричинно далее. К НС включают не законченные дела, который иметь вследствие других учреждений. Дела вопросов, приговор которых длится больше одного возраст (переходные) вносят в НС круг год в движение срока их. решение. Дела общественных организаций размещаются в конце НС. К НС не включают печатные издания, брошюры, справочники, бюллетени и другое. Возведена НС соглашается с экспертной комиссией учреждения и экспертно проверяющей комиссией государственного архива, утверждается руководителем учреждения. Возведена НС (ЗНС) состоит из 5-ть экземпляров: 1-й- в канцелярии; 2-й- к архиву учреждения; 3-й- направляется в соответствующее государственное архивное учреждение; 4-й- в текущей работе канцелярии; 5-й- структурным подразделениям для работы. ЗНС как и НС структурного подразделения ежегодно (ноябрь-декабрь) пересматривается, уточняется, перепечатывается, утверждается руководством. Повторному пересмотру и утверждению с архивными органами НС подлежат единый единовременно для пять лет или в случае изменений в структуре, функциях учреждения. Последняя линия "Примечания" служит для примечаний неестественный уничтожении дел или передачах их в архив. В конце каждого раздела надо избегать резервные порядковые номера, которые не предусмотрены раньше. 6. Хранения документов На каждом деле указывают ее индекс воспоследовать номенклатурой. Последовательность розположення дел должна подходить номенклатуре дел. Для дел, которые содержат наипаче ценные документы (протоколы, приказы) складывается и постепенно ведется внутреннее изображение в начале дела. № документа Дата Короткое предмет № страницы в деле Примечания 32 0.12.99 Распоряжения о проведении инвентаризации 45 Дополнение: Акт №3 вследствие 15.12.99
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.